Registre du commerce et Zefix : comment les consulter pour vérifier une entreprise

Qu'est-ce que le registre du commerce et qu'y trouve-t-on

Le registre du commerce est une base de données publique administrée par l'État. Elle contient des informations sur les sujets de droit qui exercent une activité commerciale.

Il enregistre et publie les faits juridiquement pertinents. Il garantit la sécurité juridique et la protection des tiers et favorise la sécurité des transactions commerciales en attribuant certains effets juridiques aux faits inscrits.

L'inscription et la publication dans la Feuille officielle suisse du commerce (FOSC) concernent des faits ayant un effet juridiquement contraignant. Elles concernent essentiellement les entreprises privées, parapubliques et publiques.

Le registre se compose de deux parties. Le journal quotidien recueille toutes les inscriptions par ordre chronologique ; le registre principal contient les inscriptions juridiquement valables classées par entité juridique. Chaque inscription s'appuie sur des pièces justificatives.

On y trouve les raisons individuelles, les sociétés en nom collectif et en commandite simple, les sociétés anonymes, les sociétés en commandite par actions, les sociétés à responsabilité limitée, les coopératives, les associations et les fondations. S'y ajoutent également les sociétés en commandite de placement collectif de capitaux, les sociétés de placement à capital fixe et variable, les établissements de droit public et les succursales d'entités juridiques suisses et étrangères.

Si le sujet que vous vérifiez ne relève pas de l'une de ces catégories, vous ne le trouverez pas dans le registre.

Zefix : quand partir de là et pourquoi

Zefix est l'index central des raisons, tenu par l'Office fédéral du registre du commerce (OFRC). L'index central des raisons est mis à jour quotidiennement et accessible précisément via Zefix. La consultation couvre toute la Suisse, indépendamment du canton du siège.

Le point de départ dépend de ce que vous savez déjà. Si le siège est connu, la recherche peut se faire directement dans la base de données du canton concerné. Si seule la dénomination est connue, la recherche doit être effectuée dans toute la Suisse via Zefix.

En pratique, Zefix est le canal approprié lorsque vous avez en main un nom commercial, un nom ou une référence contractuelle sans adresse. Le registre cantonal est plus direct lorsque vous connaissez le siège et souhaitez la fiche complète de l'entité.

L'offre de Zefix se limite aux requêtes individuelles, avec des options de filtrage pour restreindre la recherche. Aucun abonnement n'est proposé. Il n'est pas possible d'obtenir l'intégralité de la base de données ni des parties de celle-ci. Pour des vérifications répétées ou pour l'intégration dans un système, il faut recourir aux autres canaux (API, open data).

Configurer la recherche sans perdre de temps

La recherche s'effectue avec la raison ou le nom, ou avec le numéro d'identification de l'entité juridique. Dans les registres cantonaux, il est également possible de rechercher par personne, pour vérifier dans quelles entités juridiques elle est inscrite.

Le champ de recherche peut être restreint à une forme juridique déterminée ou à un siège déterminé. D'autres critères permettent de chercher dans des rubriques spécifiques du registre principal, par exemple le but ou les mentions relatives au capital. Ces critères peuvent être combinés.

Pour la recherche par nom, trois caractères suffisent. En saisissant par exemple « fag », le système évalue entre autres « Confag tappeti SA » et « Agence Amedeo Faggioli ».

Attention toutefois aux critères par défaut. La recherche s'effectue uniquement dans les entités juridiques actives (non radiées), dans les raisons ou noms actuels (pas dans les anciens et modifiés) et seulement dans les personnes actuellement inscrites (pas dans celles radiées).

Pour étendre la recherche, il faut sélectionner explicitement les critères correspondants. Sinon, l'absence de résultat ne signifie pas que la donnée n'existe pas.

Procédure pour vérifier une entreprise en Suisse

Ce que l'on voit immédiatement en ligne et ce qui nécessite une demande

La consultation des informations inscrites dans le registre principal est gratuitement à la disposition des utilisateurs via Internet. On peut y lire le numéro d'identification de la raison, la forme juridique et la date d'inscription au registre du commerce.

Sont également visibles la dénomination avec d'éventuelles traductions, le siège et l'adresse, ainsi que d'autres adresses le cas échéant. Apparaissent le capital (actions, parts sociales, etc.), les apports en nature, les reprises de biens et la compensation de créances, le cas échéant.

On y lit aussi le but, la date des statuts, la forme des communications officielles aux actionnaires ou associés, les succursales, le cas échéant. Figurent ensuite les numéros et dates de l'inscription au journal quotidien, les publications dans la FOSC avec leur numéro respectif, la date et la page. Enfin, les données personnelles des personnes inscrites dans chaque entité juridique, avec l'indication de la fonction et du droit de signature.

Tout n'est cependant pas téléchargeable en un clic. Les inscriptions au registre principal, les notifications et les pièces justificatives sont publiques.

Les extraits certifiés conformes des inscriptions, les copies des notifications et des pièces justificatives ainsi que l'attestation qu'une entité juridique donnée n'est pas inscrite au registre s'obtiennent uniquement sur demande auprès de l'office du registre du commerce.

Les émoluments du registre du commerce relèvent de la compétence cantonale. La demande doit donc être adressée au canton où l'entité est inscrite.

Avantages et limites de la consultation gratuite du registre du commerce

Données publiques disponibles dans le registre du commerce suisse

Lire les pouvoirs de signature avant de signer

Parmi les données accessibles gratuitement figurent les données personnelles des personnes inscrites dans chaque entité juridique, avec l'indication de la fonction et du droit de signature. C'est cette partie qu'il faut lire lorsque vous devez répondre à la question qui compte : la personne que vous avez en face peut-elle vraiment engager cette entreprise ?

Un nom présent dans la liste ne suffit pas. Il faut vérifier qu'il figure parmi les personnes actuellement inscrites, que la fonction correspond à celle qui vous a été présentée et que le droit de signature résultant du registre couvre l'opération que vous êtes sur le point de conclure.

La limite déjà mentionnée s'applique ici : par défaut, la recherche n'affiche que les personnes actuellement inscrites, pas celles radiées. Si votre interlocuteur n'apparaît pas, cela ne confirme rien : il pourrait simplement avoir été radié.

Le registre documente la représentation envers l'extérieur. D'éventuelles limitations internes, comme les modalités de signature établies au sein de l'entreprise, ne ressortent pas de la fiche publiée. Elles doivent être clarifiées avec la contrepartie ou via les documents sociaux.

Entreprise suisse, outils européens : pourquoi ils ne suffisent pas

Pour les entreprises de l'UE, il existe des outils centralisés. VIES est le système de la Commission européenne qui confirme en temps réel si un numéro de TVA est valide pour les échanges intracommunautaires, avec dénomination et adresse ; il est gratuit.

Le BRIS, accessible via le portail européen e-Justice, renvoie les données légales de l'entreprise (dénomination, siège, administrateurs). Il puise dans les registres nationaux des entreprises des 27 États membres de l'UE ainsi que de l'Islande, du Liechtenstein et de la Norvège.

La Suisse ne figure ni dans VIES ni dans le BRIS. Pour une société helvétique, ces portails ne renvoient aucune donnée et la vérification se fait sur le mauvais canal. Le canal correct reste le registre du commerce cantonal avec Zefix.

La même asymétrie se présente lorsque vous cherchez vous-même un partenaire étranger. La logique de fond ne change pas : vérifier l'identité, le siège et les fonctions de celui qui signe. Les outils varient cependant d'un pays à l'autre.

Avant de mettre en place le contrôle, il convient d'établir où le sujet est enregistré. Au sein de l'UE, on part de VIES et des registres nationaux accessibles via le BRIS ; pour une entreprise suisse, on part du registre du commerce.

Conserver la preuve du contrôle et reconnaître les pièges

Enregistrez ou imprimez le résultat de la recherche. Dans les guides de vérification sur les portails étrangers, il est conseillé de conserver l'impression du résultat comme preuve du contrôle effectué.

Il en va de même pour une consultation du registre du commerce ou de Zefix. En cas de contestation, cela démontre ce qui était public au moment où vous avez décidé de conclure l'opération.

Sur les communications trompeuses, le point est simple. Des factures semblant provenir de l'OFRC circulent actuellement. Seuls les cantons sont responsables des émoluments du registre du commerce et une autorité fédérale n'envoie pas de factures pour les inscriptions.

Celui qui reçoit une telle demande de paiement peut la signaler au SECO par e-mail à [email protected]. Il a également le droit de déposer plainte personnellement, en s'adressant au poste de police le plus proche. Le SECO a publié à ce sujet une brochure sur les arnaques liées aux annuaires.

La même prudence s'applique aux extraits. Les extraits certifiés conformes, les copies de notifications et de pièces justificatives ainsi que les attestations de non-inscription se demandent à l'office du registre du commerce compétent.

Un intermédiaire qui propose ces documents en dehors des canaux officiels, ou qui les facture en se présentant comme une autorité, doit être traité avec suspicion.

Au-delà de la recherche unique : API, open data et contrôle des noms

Celui qui doit vérifier plusieurs entreprises ou intégrer les données dans un flux de travail ne passe pas uniquement par l'application web. L'OFRC propose une API REST de Zefix, avec une documentation consultable en ligne.

Pour plus d'informations ou pour demander l'accès, écrivez à [email protected].

Une partie des données de l'index central est accessible sur opendata.swiss. Le jeu de données contient les données de base mises à jour quotidiennement des entités juridiques actives inscrites au registre du commerce.

Il comprend la dénomination, le siège et l'adresse de domicile. Il est référencé avec des exemples de requêtes SPARQL exécutables sur ces données.

C'est la voie adaptée aux contrôles répétés et de masse, avec deux mises en garde. Elle ne couvre que les entités actives et seulement les données de base, pas l'ensemble des informations de la fiche.

Avant de choisir une dénomination, en revanche, l'OFRC met à disposition Regix. Le service permet de faire examiner si des raisons ou noms sont déjà inscrits dans l'index central de l'OFRC ou s'il existe des désignations similaires.

C'est le contrôle à effectuer avant de déposer un nom, pas après.

Contrôle préventif du nom avant son enregistrement