Registro di commercio e Zefix: come consultarli per verificare un'azienda

Che cos'è il registro di commercio e che cosa ci si trova

Il registro di commercio è una banca dati pubblica amministrata dallo Stato, con informazioni sui soggetti giuridici che svolgono un'attività commerciale. Registra e pubblica fatti giuridicamente rilevanti, garantisce la certezza del diritto e la protezione dei terzi e promuove la sicurezza del commercio attribuendo determinati effetti giuridici ai fatti iscritti. L'iscrizione e la pubblicazione nel Foglio ufficiale svizzero di commercio (FUSC) riguardano fatti con effetto giuridicamente vincolante legati in sostanza alle imprese private, semistatali e statali.

Il registro si compone di due parti: il registro giornaliero, con tutte le iscrizioni in ordine cronologico, e il registro principale, con le iscrizioni giuridicamente valide classificate per ente giuridico. Ogni iscrizione si fonda su documenti giustificativi. Vi figurano ditte individuali, società in nome collettivo e in accomandita, società anonime, società in accomandita per azioni, società a garanzia limitata, cooperative, associazioni, fondazioni, società in accomandita per investimenti collettivi di capitale, società di investimento a capitale fisso e variabile, istituti di diritto pubblico e succursali di enti giuridici svizzeri ed esteri. Se il soggetto che state verificando non rientra in una di queste categorie, non lo troverete nel registro.

Dati chiave sul registro di commercio svizzero

Zefix: quando partire da qui e perché

Zefix è l'indice centrale delle ditte tenuto dall'Ufficio federale del registro di commercio (UFRC). Il registro centrale delle ditte è aggiornato giornalmente e reso accessibile proprio tramite Zefix: la consultazione copre l'intera Svizzera, indipendentemente dal Cantone di sede.

Il punto di partenza dipende da ciò che sapete già. Se è nota la sede, la ricerca si può fare direttamente nella banca dati del Cantone in questione; se è nota unicamente la ditta o il nome, la ricerca va fatta in tutta la Svizzera passando da Zefix. In pratica Zefix è il canale giusto quando avete in mano un nome commerciale, un nominativo o un riferimento contrattuale senza indirizzo; il registro cantonale è più diretto quando conoscete la sede e volete la scheda completa dell'ente.

L'offerta di Zefix è limitata alle singole richieste, con opzioni di filtraggio per restringere la ricerca. Non vengono offerti abbonamenti e non è possibile ottenere l'intero database né parti di esso: per verifiche ripetute o per l'integrazione in un sistema occorrono gli altri canali (API, open data).

Impostare la ricerca senza perdere tempo

La ricerca può essere effettuata con la ditta o il nome oppure con il numero di identificazione dell'ente giuridico. Nei registri cantonali è possibile anche la ricerca per persona, per verificare in quali enti giuridici è iscritta. Il campo di ricerca si può restringere a una determinata forma giuridica o a una determinata sede; sono inoltre disponibili ulteriori criteri che permettono di cercare in rubriche specifiche del registro principale, per esempio lo scopo oppure le osservazioni inerenti il capitale. Questi criteri si possono combinare.

Per la ricerca per nome bastano tre caratteri: inserendo per esempio «fag», il sistema valuta tra l'altro «Fag legnami SA», «Confag tappeti SA» e «Agenzia Amedeo Faggioli». Attenzione però ai criteri predefiniti: la ricerca avviene unicamente negli enti giuridici attivi (non radiati), nelle ditte o nomi attuali (non in quelli precedenti e modificati) e solo nelle persone attualmente iscritte (non in quelle radiate). Per estendere la ricerca è necessario selezionare esplicitamente i criteri corrispondenti, altrimenti l'assenza di un risultato non significa che il dato non esista.

Come verificare un'azienda in Svizzera: passaggi chiave

Che cosa si vede subito online e che cosa richiede una domanda

La consultazione delle informazioni iscritte nel registro principale è gratuitamente a disposizione degli utenti tramite internet. Si possono leggere: il numero di identificazione della ditta; la forma giuridica; la data di iscrizione nel registro di commercio; la ditta o il nome con eventuali traduzioni; la sede e il recapito; eventuali altri indirizzi; il capitale (azionario, di partecipazione, sociale e così via); i conferimenti in natura, le assunzioni di beni e la compensazione di crediti, se del caso; lo scopo; la data degli statuti; la forma delle comunicazioni ufficiali agli azionisti o soci; le succursali, se del caso; i numeri e le date dell'iscrizione nel registro giornaliero; le pubblicazioni nel FUSC con il rispettivo numero, la data e la pagina; i dati personali delle persone iscritte in ogni ente giuridico, con l'indicazione della funzione e del diritto di firma.

Non tutto è però scaricabile con un clic. Le iscrizioni nel registro principale, le notificazioni e i documenti giustificativi sono pubblici, ma estratti autenticati delle iscrizioni, copie delle notificazioni e dei documenti giustificativi e l'attestazione che un determinato ente giuridico non è iscritto nel registro si ottengono solo su domanda all'ufficio del registro di commercio. Gli emolumenti del registro di commercio sono di competenza cantonale: la richiesta va quindi indirizzata al Cantone presso cui l'ente è iscritto.

Vantaggi e limiti della consultazione gratuita del registro di commercio

Leggere i poteri di firma prima di firmare

Tra i dati gratuitamente accessibili ci sono i dati personali delle persone iscritte in ogni ente giuridico, con l'indicazione della funzione e del diritto di firma. È questa la parte da leggere quando dovete rispondere alla domanda che conta: la persona che avete davanti può impegnare davvero questa azienda? Un nominativo presente nell'elenco non basta. Va verificato che compaia tra le persone attualmente iscritte, che la funzione corrisponda a quella che vi è stata presentata e che il diritto di firma risultante dal registro copra l'operazione che state per concludere.

Vale qui il limite già visto: di default la ricerca mostra solo le persone attualmente iscritte, non quelle radiate. Se il vostro interlocutore non compare, non è una conferma di nulla: potrebbe semplicemente essere stato radiato. Il registro documenta la rappresentanza verso l'esterno; eventuali limiti interni, come le modalità di firma stabilite all'interno dell'azienda, non emergono dalla scheda pubblicata e vanno chiariti con la controparte o con i documenti societari.

Azienda svizzera, strumenti europei: perché non bastano

Per le imprese dell'UE esistono strumenti centralizzati. Il VIES è il sistema della Commissione europea che conferma in tempo reale se una partita IVA è valida per gli scambi intracomunitari, con denominazione e indirizzo; è gratuito. Il BRIS, raggiungibile tramite il portale europeo e-Justice, restituisce i dati legali dell'impresa (denominazione, sede, amministratori) attingendo ai registri imprese nazionali dei 27 Stati UE più Islanda, Liechtenstein e Norvegia. La Svizzera non è né nel VIES né nel BRIS: per una società elvetica questi portali non restituiscono alcun dato e la verifica finisce sul canale sbagliato. Il canale corretto resta il registro di commercio cantonale con Zefix.

La stessa asimmetria si presenta quando siete voi a cercare un partner estero. La logica di fondo non cambia — verificare identità, sede e cariche di chi firma — ma gli strumenti variano da Paese a Paese. Prima di impostare il controllo conviene quindi stabilire dove il soggetto è registrato: dentro l'UE si parte da VIES e dai registri nazionali accessibili via BRIS, per un'impresa svizzera si parte dal registro di commercio.

Strumenti di verifica per aziende svizzere ed estere: confronto tra VIES, BRIS e il registro di commercio svizzero

Conservare la prova del controllo e riconoscere le trappole

Salvate o stampate l'esito della ricerca. Nelle guide alle verifiche su portali esteri si consiglia di conservare la stampa dell'esito come prova del controllo svolto; lo stesso vale per una consultazione del registro di commercio o di Zefix, perché in caso di contestazione dimostra che cosa risultava pubblico al momento in cui avete deciso di concludere l'operazione.

Sulle comunicazioni ingannevoli il punto è semplice: attualmente sono in circolazione fatture che sembrano provenire dall'Ufficio federale del registro di commercio, ma solo i Cantoni sono responsabili degli emolumenti del registro di commercio e un'autorità federale non invia fatture per le iscrizioni. Chi riceve una richiesta di pagamento di questo tipo può segnalarla alla SECO via e-mail a [email protected] e ha il diritto di sporgere denuncia personalmente, rivolgendosi alla stazione di polizia più vicina; la SECO ha pubblicato in merito un opuscolo sulle truffe degli annuari.

La stessa prudenza vale per le visure: estratti autenticati, copie di notificazioni e documenti giustificativi e attestazioni di non iscrizione si richiedono all'ufficio del registro di commercio competente. Un intermediario che propone questi documenti al di fuori dei canali ufficiali, o che li fattura presentandosi come autorità, va trattato con sospetto.

Oltre la singola ricerca: API, open data e controllo dei nomi

Chi deve verificare più aziende o integrare i dati in un flusso di lavoro non passa dalla sola applicazione web. L'UFRC offre un'API REST di Zefix, con documentazione consultabile online; per ulteriori informazioni o per richiedere l'accesso si scrive a [email protected].

Una parte dei dati dell'indice centrale è accessibile su opendata.swiss. Il dataset contiene i dati di base aggiornati quotidianamente degli enti giuridici attivi iscritti nel registro di commercio — ditta o nome, sede e indirizzo di domicilio — ed è referenziato con esempi di query SPARQL eseguibili su questi dati. È la via adatta ai controlli ripetuti e di massa, con due avvertenze: copre solo gli enti attivi e solo i dati di base, non l'insieme delle informazioni della scheda.

Prima di scegliere una denominazione, invece, l'UFRC mette a disposizione Regix: il servizio permette di far esaminare se ditte o nomi sono già iscritti nel registro centrale dell'Ufficio federale del registro di commercio o se esistono designazioni simili. È il controllo da fare prima di depositare un nome, non dopo.