Handelsregister und Zefix: So prüfen Sie ein Unternehmen

Was ist das Handelsregister und was findet man darin

Das Handelsregister ist eine vom Staat verwaltete öffentliche Datenbank. Es enthält Informationen über Rechtssubjekte, die eine Erwerbstätigkeit ausüben.

Es erfasst und veröffentlicht rechtlich relevante Tatsachen. Es gewährleistet die Rechtssicherheit und den Schutz Dritter und fördert die Sicherheit des Geschäftsverkehrs, indem es bestimmten eingetragenen Tatsachen rechtliche Wirkungen verleiht.

Die Eintragung und Veröffentlichung im Schweizerischen Handelsamtsblatt (SHAB) betreffen Tatsachen mit rechtlich bindender Wirkung. Im Wesentlichen sind sie mit privaten, halbstaatlichen und staatlichen Unternehmen verbunden.

Das Register besteht aus zwei Teilen. Das Tagesregister erfasst alle Eintragungen in chronologischer Reihenfolge; das Hauptregister enthält die nach Rechtseinheit klassifizierten, rechtsgültigen Eintragungen. Jede Eintragung basiert auf Belegdokumenten.

Darin figurieren Einzelunternehmen, Kollektivgesellschaften und Kommanditgesellschaften, Aktiengesellschaften, Kommanditaktiengesellschaften, Gesellschaften mit beschränkter Haftung, Genossenschaften, Vereine und Stiftungen. Dazu gehören auch Kommanditgesellschaften für kollektive Kapitalanlagen, Anlagestiftungen mit festem und variablem Kapital, Anstalten des öffentlichen Rechts sowie Zweigniederlassungen schweizerischer und ausländischer Rechtseinheiten.

Wenn das von Ihnen geprüfte Subjekt in keine dieser Kategorien fällt, werden Sie es nicht im Register finden.

Zefix: Wann man hier beginnt und warum

Zefix ist der zentrale Firmenindex, der vom Eidgenössischen Amt für das Handelsregister (EAHR) geführt wird. Der zentrale Firmenindex wird täglich aktualisiert und ist genau über Zefix zugänglich. Die Abdeckung umfasst die gesamte Schweiz, unabhängig vom Sitzkanton.

Der Ausgangspunkt hängt davon ab, was Sie bereits wissen. Wenn der Sitz bekannt ist, kann die Suche direkt in der Datenbank des betreffenden Kantons erfolgen. Wenn hingegen nur der Name bekannt ist, muss die Suche in der ganzen Schweiz über Zefix durchgeführt werden.

Praktisch gesehen ist Zefix der richtige Kanal, wenn Sie einen Firmennamen, einen Namen oder einen Vertragsbezug ohne Adresse zur Hand haben. Das kantonale Register ist direkter, wenn Sie den Sitz kennen und das vollständige Profil der Einheit wünschen.

Das Angebot von Zefix ist auf Einzelabfragen beschränkt, mit Filteroptionen zur Eingrenzung der Suche. Es werden keine Abonnements angeboten. Es ist nicht möglich, die gesamte Datenbank oder Teile davon zu erhalten. Für wiederholte Prüfungen oder die Integration in ein System sind andere Kanäle erforderlich (API, Open Data).

Die Suche effizient gestalten

Die Suche erfolgt mit der Firma oder dem Namen oder mit der Identifikationsnummer der Rechtseinheit. In den kantonalen Registern ist auch die Suche nach Personen möglich, um zu prüfen, in welchen Rechtseinheiten diese eingetragen sind.

Das Suchfeld kann auf eine bestimmte Rechtsform oder einen bestimmten Sitz eingeschränkt werden. Weitere Kriterien ermöglichen die Suche in spezifischen Rubriken des Hauptregisters, beispielsweise den Zweck oder Bemerkungen bezüglich des Kapitals. Diese Kriterien können kombiniert werden.

Für die Namenssuche genügen drei Zeichen. Geben Sie zum Beispiel «fag» ein, bewertet das System unter anderem «Confag tappeti SA» und «Agenzia Amedeo Faggioli».

Achten Sie jedoch auf die Standardkriterien. Die Suche erfolgt nur in aktiven (nicht gelöschten) Rechtseinheiten, in aktuellen Firmen oder Namen (nicht in früheren und geänderten) und nur bei aktuell eingetragenen Personen (nicht bei gelöschten).

Um die Suche zu erweitern, müssen die entsprechenden Kriterien explizit ausgewählt werden. Andernfalls bedeutet das Ausbleiben eines Ergebnisses nicht, dass die Daten nicht existieren.

So prüfen Sie ein Unternehmen in der Schweiz: Schlüsselschritte

Was sofort online sichtbar ist und was eine Anfrage erfordert

Die Einsicht in die im Hauptregister eingetragenen Informationen steht den Nutzern über das Internet kostenlos zur Verfügung. Lesbar sind die Identifikationsnummer der Firma, die Rechtsform und das Datum der Eintragung im Handelsregister.

Sichtbar sind auch die Firma mit eventuellen Übersetzungen, der Sitz und die Kontaktadresse, sowie allenfalls weitere Adressen. Aufgeführt sind das Kapital (Aktien-, Beteiligungs-, Stammkapital usw.), Sacheinlagen, Übernahmen von Vermögenswerten und die Verrechnung von Forderungen, falls zutreffend.

Lesbar sind zudem der Zweck, das Datum der Statuten, die Form der offiziellen Mitteilungen an Aktionäre oder Gesellschafter, allenfalls bestehende Zweigniederlassungen. Weiter finden sich die Nummern und Daten der Eintragung im Tagesregister, die Publikationen im SHAB mit der jeweiligen Nummer, dem Datum und der Seite. Schliesslich die persönlichen Daten der in jeder Rechtseinheit eingetragenen Personen, mit Angabe der Funktion und der Zeichnungsberechtigung.

Nicht alles ist jedoch mit einem Klick herunterladbar. Die Eintragungen im Hauptregister, die Meldungen und die Belegdokumente sind öffentlich.

Beglaubigte Auszüge der Eintragungen, Kopien der Meldungen und Belegdokumente sowie die Bescheinigung, dass eine bestimmte Rechtseinheit nicht im Register eingetragen ist, erhält man nur auf Anfrage beim Handelsregisteramt.

Die Gebühren des Handelsregisters fallen in die kantonale Zuständigkeit. Die Anfrage ist daher an den Kanton zu richten, bei dem die Einheit eingetragen ist.

Zugang zu Handelsregisterdaten: Vorteile und Grenzen

Kostenlos verfügbare Daten im Handelsregister

Verfahren zur Beschaffung offizieller Dokumente aus dem Handelsregister

Zeichnungsberechtigung vor der Unterschrift prüfen

Zu den kostenlos zugänglichen Daten gehören die persönlichen Daten der in jeder Rechtseinheit eingetragenen Personen, mit Angabe der Funktion und der Zeichnungsberechtigung. Dies ist der Teil, der gelesen werden muss, wenn Sie die entscheidende Frage beantworten müssen: Kann die Person, die Ihnen gegenübersteht, dieses Unternehmen wirklich verpflichten?

Ein in der Liste vorhandener Name reicht nicht aus. Es muss geprüft werden, ob die Person among den aktuell Eingetragenen erscheint, ob die Funktion derjenigen entspricht, die Ihnen präsentiert wurde, und ob die aus dem Register ersichtliche Zeichnungsberechtigung das abzuschliessende Geschäft deckt.

Hier gilt die bereits erwähnte Grenze: Standardmässig zeigt die Suche nur die aktuell eingetragenen Personen, nicht die gelöschten. Wenn Ihr Gesprächspartner nicht erscheint, ist das keine Bestätigung für irgendetwas: Er könnte einfach gelöscht worden sein.

Das Register dokumentiert die Vertretung nach aussen. Eventuelle interne Einschränkungen, wie die innerhalb des Unternehmens festgelegten Unterzeichnungsmodalitäten, gehen aus dem veröffentlichten Profil nicht hervor. Sie müssen mit der Gegenpartei oder mit den Gesellschaftsdokumenten geklärt werden.

Prüfung der Zeichnungsberechtigung: Was vor der Unterschrift zu kontrollieren ist

Schweizer Unternehmen, europäische Instrumente: Warum sie nicht ausreichen

Für EU-Unternehmen gibt es zentralisierte Instrumente. VIES ist das System der Europäischen Kommission, das in Echtzeit bestätigt, ob eine Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer für den innergemeinschaftlichen Handel gültig ist, einschliesslich Firma und Adresse; es ist kostenlos.

BRIS, erreichbar über das europäische e-Justice-Portal, liefert die legalen Daten des Unternehmens (Firma, Sitz, Administratoren). Es greift auf die nationalen Unternehmensregister der 27 EU-Staaten sowie Islands, Liechtensteins und Norwegens zu.

Die Schweiz ist weder in VIES noch in BRIS enthalten. Für eine schweizerische Gesellschaft liefern diese Portale keine Daten, und die Prüfung landet auf dem falschen Kanal. Der korrekte Kanal bleibt das kantonale Handelsregister mit Zefix.

Die gleiche Asymmetrie zeigt sich, wenn Sie selbst einen ausländischen Partner suchen. Die grundlegende Logik ändert sich nicht: Identität, Sitz und Ämter der unterzeichnenden Person prüfen. Die Instrumente variieren jedoch von Land zu Land.

Bevor Sie die Kontrolle einrichten, sollte festgestellt werden, wo das Subjekt registriert ist. Innerhalb der EU beginnt man mit VIES und den über BRIS zugänglichen nationalen Registern; für ein schweizerisches Unternehmen beginnt man mit dem Handelsregister.

Den Prüfnachweis aufbewahren und Fallen erkennen

Speichern oder drucken Sie das Suchergebnis. In Leitfäden zu Prüfungen auf ausländischen Portalen wird empfohlen, den Ausdruck des Ergebnisses als Nachweis der durchgeführten Prüfung aufzubewahren.

Dasselbe gilt für eine Einsichtnahme ins Handelsregister oder Zefix. Im Streitfall beweist es, was zum Zeitpunkt Ihrer Entscheidung, das Geschäft abzuschliessen, öffentlich war.

Bei irreführenden Kommunikationen ist der Punkt einfach. Derzeit sind Rechnungen im Umlauf, die vom EAHR zu stammen scheinen. Nur die Kantone sind für die Gebühren des Handelsregisters zuständig, und eine Bundesbehörde sendet keine Rechnungen für Eintragungen.

Wer eine solche Zahlungsanforderung erhält, kann sie der SECO per E-Mail an [email protected] melden. Er hat zudem das Recht, persönlich Anzeige zu erstatten, indem er sich an die nächstgelegene Polizeistation wendet. Die SECO hat dazu eine Broschüre über Adressbuchbetrug veröffentlicht.

Die gleiche Vorsicht gilt für Auszüge. Beglaubigte Auszüge, Kopien von Meldungen und Belegdokumenten sowie Bescheinigungen über Nicht-Eintragung sind beim zuständigen Handelsregisteramt anzufordern.

Ein Vermittler, der diese Dokumente ausserhalb der offiziellen Kanäle anbietet oder sie fakturiert, indem er sich als Behörde ausgibt, ist mit Misstrauen zu behandeln.

Über die Einzelsuche hinaus: API, Open Data und Namensprüfung

Wer mehrere Unternehmen prüfen oder Daten in einen Arbeitsfluss integrieren muss, kommt nicht mit der reinen Webanwendung aus. Das EAHR bietet eine REST-API von Zefix an, deren Dokumentation online einsehbar ist.

Für weitere Informationen oder zur Anforderung des Zugangs schreibt man an [email protected].

Ein Teil der Daten des zentralen Index ist auf opendata.swiss zugänglich. Der Datensatz enthält die täglich aktualisierten Basisdaten der im Handelsregister eingetragenen aktiven Rechtseinheiten.

Er umfasst Firma, Sitz und Domiziladresse. Er ist mit Beispielen für SPARQL-Abfragen referenziert, die auf diesen Daten ausgeführt werden können.

Dies ist der geeignete Weg für wiederholte und massenhafte Kontrollen, mit zwei Warnhinweisen. Er deckt nur aktive Einheiten und nur die Basisdaten ab, nicht die Gesamtheit der Informationen des Profils.

Vor der Wahl einer Firma stellt das EAHR hingegen Regix zur Verfügung. Der Dienst ermöglicht die Prüfung, ob Firmen oder Namen bereits im zentralen Register des EAHR eingetragen sind oder ob ähnliche Bezeichnungen existieren.

Dies ist die Kontrolle, die vor der Hinterlegung eines Namens durchzuführen ist, nicht danach.