Handelsregister und Zefix: So prüfen Sie ein Unternehmen

Was ist das Handelsregister und was steht drin

Das Handelsregister ist eine vom Staat verwaltete öffentliche Datenbank. Es enthält Informationen über juristische Personen, die eine Erwerbstätigkeit ausüben.

Es erfasst und veröffentlicht rechtlich relevante Tatsachen. Das Register gewährleistet die Rechtssicherheit und den Schutz Dritter und fördert die Sicherheit des Geschäftsverkehrs, indem es den eingetragenen Tatsachen bestimmte rechtliche Wirkungen zuweist.

Die Eintragung und die Veröffentlichung im Schweizerischen Handelsamtsblatt (SHAB) betreffen Tatsachen mit rechtlich bindender Wirkung. Sie sind im Wesentlichen mit privaten, halbstaatlichen und staatlichen Unternehmen verbunden.

Das Register besteht aus zwei Teilen. Das Tagesregister erfasst alle Eintragungen in chronologischer Reihenfolge; das Hauptregister enthält die nach juristischer Person geordneten, rechtsgültigen Eintragungen. Jede Eintragung stützt sich auf Belege.

Darin figurieren Einzelunternehmen, Kollektivgesellschaften und Kommanditgesellschaften, Aktiengesellschaften, Kommanditaktiengesellschaften, Gesellschaften mit beschränkter Haftung, Genossenschaften, Vereine und Stiftungen. Dazu gehören auch Kommanditgesellschaften für kollektive Kapitalanlagen, Anlagegesellschaften mit festem und variablem Kapital, Anstalten des öffentlichen Rechts sowie Zweigniederlassungen schweizerischer und ausländischer juristischer Personen.

Wenn die zu prüfende Person nicht in eine dieser Kategorien fällt, finden Sie sie nicht im Register.

Zefix: Wann man hier startet und warum

Zefix ist das zentrale Firmenindex, geführt vom Bundesamt für das Handelsregister (BHR). Das zentrale Firmenregister wird täglich aktualisiert und ist genau über Zefix zugänglich. Die Abdeckung umfasst die gesamte Schweiz, unabhängig vom Sitzkanton.

Der Ausgangspunkt hängt davon ab, was Sie bereits wissen. Wenn der Sitz bekannt ist, kann die Suche direkt in der kantonalen Datenbank des betreffenden Kantons erfolgen. Ist hingegen nur der Name bekannt, muss die Suche schweizweit über Zefix durchgeführt werden.

Praktisch gesehen ist Zefix der richtige Kanal, wenn Sie einen Firmennamen, einen Namen oder einen Vertragsverweis ohne Adresse zur Hand haben. Das kantonale Register ist direkter, wenn Sie den Sitz kennen und das vollständige Profil der juristischen Person wünschen.

Das Angebot von Zefix beschränkt sich auf Einzelabfragen mit Filteroptionen zur Eingrenzung der Suche. Es werden keine Abonnements angeboten. Es ist nicht möglich, die gesamte Datenbank oder Teile davon zu erhalten. Für wiederholte Prüfungen oder die Integration in ein System sind andere Kanäle erforderlich (API, Open Data).

Die Suche effizient gestalten

Die Suche erfolgt nach Firma oder Name oder nach der Identifikationsnummer der juristischen Person. In den kantonalen Registern ist auch die Suche nach Personen möglich, um zu prüfen, in welchen juristischen Personen diese eingetragen sind.

Das Suchfeld kann auf eine bestimmte Rechtsform oder einen bestimmten Sitz eingeschränkt werden. Weitere Kriterien ermöglichen die Suche in spezifischen Rubriken des Hauptregisters, beispielsweise zum Zweck oder zu Bemerkungen bezüglich des Kapitals. Diese Kriterien können kombiniert werden.

Für die Namenssuche genügen drei Zeichen. Geben Sie zum Beispiel «fag» ein, bewertet das System unter anderem «Confag tappeti SA» und «Agenzia Amedeo Faggioli».

Achten Sie jedoch auf die Standardkriterien. Die Suche erfolgt nur in aktiven (nicht gelöschten) juristischen Personen, in aktuellen Firmen oder Namen (nicht in früheren und geänderten) und nur in aktuell eingetragenen Personen (nicht in gelöschten).

Um die Suche zu erweitern, müssen die entsprechenden Kriterien explizit ausgewählt werden. Andernfalls bedeutet das Fehlen eines Ergebnisses nicht, dass die Daten nicht existieren.

Vorgehen zur Prüfung eines Unternehmens in der Schweiz

Was sofort online sichtbar ist und was eine Anfrage erfordert

Die Einsicht in die im Hauptregister eingetragenen Informationen ist für Nutzer über das Internet kostenlos verfügbar. Lesbar sind die Identifikationsnummer der Firma, die Rechtsform und das Datum der Eintragung im Handelsregister.

Sichtbar sind auch die Firma mit eventuellen Übersetzungen, der Sitz und die Kontaktadresse sowie allenfalls weitere Adressen. Aufgeführt sind das Kapital (Aktien-, Beteiligungs-, Stammkapital usw.), Sacheinlagen, Vermögensübernahmen und die Verrechnung von Forderungen, falls zutreffend.

Lesbar sind zudem der Zweck, das Statutendatum, die Form der offiziellen Mitteilungen an die Aktionäre oder Gesellschafter sowie allenfalls bestehende Zweigniederlassungen. Weiter finden sich die Nummern und Daten der Eintragung im Tagesregister, die Publikationen im SHAB mit der jeweiligen Nummer, dem Datum und der Seite. Schliesslich die persönlichen Daten der in jeder juristischen Person eingetragenen Personen, mit Angabe der Funktion und der Unterschriftsberechtigung.

Nicht alles ist jedoch mit einem Klick herunterladbar. Die Eintragungen im Hauptregister, die Meldungen und die Belege sind öffentlich.

Beglaubigte Auszüge der Eintragungen, Kopien der Meldungen und Belege sowie die Bescheinigung, dass eine bestimmte juristische Person nicht im Register eingetragen ist, erhält man nur auf Anfrage beim Handelsregisteramt.

Die Gebühren des Handelsregisters liegen in kantonaler Kompetenz. Die Anfrage ist daher an den Kanton zu richten, bei dem die juristische Person eingetragen ist.

Vorteile und Grenzen der kostenlosen Einsicht ins Handelsregister

Im schweizerischen Handelsregister verfügbare öffentliche Daten

Unterschriftsberechtigung vor der Unterzeichnung lesen

Zu den kostenlos zugänglichen Daten gehören die persönlichen Daten der in jeder juristischen Person eingetragenen Personen, mit Angabe der Funktion und der Unterschriftsberechtigung. Dies ist der Teil, den Sie lesen müssen, wenn Sie die entscheidende Frage beantworten müssen: Kann die Person, die Ihnen gegenübersteht, dieses Unternehmen wirklich verpflichten?

Ein Name, der in der Liste erscheint, reicht nicht aus. Es muss geprüft werden, ob er unter den aktuell eingetragenen Personen figuriert, ob die Funktion derjenigen entspricht, die Ihnen präsentiert wurde, und ob die aus dem Register ersichtliche Unterschriftsberechtigung die bevorstehende Transaktion deckt.

Hier gilt die bereits erwähnte Grenze: Standardmässig zeigt die Suche nur aktuell eingetragene Personen, nicht gelöschte. Wenn Ihr Gesprächspartner nicht erscheint, ist das keine Bestätigung für irgendetwas: Er könnte einfach gelöscht worden sein.

Das Register dokumentiert die Vertretung nach aussen. Eventuelle interne Einschränkungen, wie die innerhalb des Unternehmens festgelegten Unterzeichnungsmodalitäten, gehen aus dem veröffentlichten Profil nicht hervor. Sie sind mit der Gegenpartei oder anhand der Gesellschaftsdokumente zu klären.

Schweizer Unternehmen, europäische Instrumente: Warum sie nicht ausreichen

Für EU-Unternehmen gibt es zentralisierte Instrumente. VIES ist das System der Europäischen Kommission, das in Echtzeit bestätigt, ob eine MwSt.-Nummer für den innergemeinschaftlichen Handel gültig ist, inklusive Firma und Adresse; es ist kostenlos.

BRIS, erreichbar über das europäische e-Justice-Portal, liefert die legalen Daten des Unternehmens (Firma, Sitz, Administratoren). Es greift auf die nationalen Unternehmensregister der 27 EU-Staaten sowie Islands, Liechtensteins und Norwegens zu.

Die Schweiz ist weder im VIES noch im BRIS vertreten. Für eine schweizerische Gesellschaft liefern diese Portale keine Daten, und die Prüfung landet auf dem falschen Kanal. Der korrekte Kanal bleibt das kantonale Handelsregister mit Zefix.

Die gleiche Asymmetrie zeigt sich, wenn Sie selbst einen ausländischen Partner suchen. Die grundlegende Logik ändert sich nicht: Identität, Sitz und Funktionen der unterzeichnenden Person prüfen. Die Instrumente variieren jedoch von Land zu Land.

Bevor Sie die Kontrolle einrichten, sollten Sie feststellen, wo die Person registriert ist. Innerhalb der EU startet man mit VIES und den über BRIS zugänglichen nationalen Registern; für ein schweizerisches Unternehmen startet man mit dem Handelsregister.

Den Prüfnachweis aufbewahren und Fallen erkennen

Speichern oder drucken Sie das Suchergebnis aus. In Leitfäden zu Prüfungen auf ausländischen Portalen wird empfohlen, den Ausdruck des Ergebnisses als Nachweis der durchgeführten Kontrolle aufzubewahren.

Dasselbe gilt für eine Einsicht ins Handelsregister oder Zefix. Im Streitfall beweist es, was öffentlich war, als Sie entschieden, die Transaktion abzuschliessen.

Bei irreführenden Kommunikationen ist der Punkt einfach. Derzeit sind Rechnungen im Umlauf, die vom BHR zu stammen scheinen. Nur die Kantone sind für die Handelsregistergebühren zuständig, und eine Bundesbehörde sendet keine Rechnungen für Eintragungen.

Wer eine solche Zahlungsanforderung erhält, kann sie der SECO per E-Mail an [email protected] melden. Er hat zudem das Recht, persönlich Anzeige zu erstatten, indem er sich an die nächste Polizeistation wendet. Die SECO hat dazu eine Broschüre über Verzeichnisbetrug veröffentlicht.

Die gleiche Vorsicht gilt für Auszüge. Beglaubigte Auszüge, Kopien von Meldungen und Belegen sowie Bescheinigungen der Nicht-Eintragung sind beim zuständigen Handelsregisteramt anzufordern.

Ein Vermittler, der diese Dokumente ausserhalb der offiziellen Kanäle anbietet oder sie fakturiert, indem er sich als Behörde ausgibt, sollte mit Misstrauen betrachtet werden.

Über die Einzelsuche hinaus: API, Open Data und Namensprüfung

Wer mehrere Unternehmen prüfen oder Daten in einen Workflow integrieren muss, kommt nicht mit der reinen Web-Anwendung aus. Das BHR bietet eine REST-API von Zefix an, deren Dokumentation online einsehbar ist.

Für weitere Informationen oder zur Beantragung des Zugangs schreiben Sie an [email protected].

Ein Teil der Daten des zentralen Index ist auf opendata.swiss zugänglich. Der Datensatz enthält die täglich aktualisierten Basisdaten der im Handelsregister eingetragenen aktiven juristischen Personen.

Er umfasst Firma, Sitz und Domiziladresse. Er ist mit Beispielen für SPARQL-Abfragen referenziert, die auf diesen Daten ausgeführt werden können.

Dies ist der geeignete Weg für wiederholte und Massenkontrollen, mit zwei Warnhinweisen. Er deckt nur aktive Personen und nur die Basisdaten, nicht die Gesamtheit der Informationen des Profils.

Vor der Wahl einer Firma stellt das BHR hingegen Regix zur Verfügung. Der Dienst ermöglicht die Prüfung, ob Firmen oder Namen bereits im zentralen Register des BHR eingetragen sind oder ob ähnliche Bezeichnungen existieren.

Dies ist die Kontrolle, die vor der Hinterlegung eines Namens durchzuführen ist, nicht danach.

Präventive Namensprüfung vor der Registrierung