Was sind kantonale Verzeichnisse und welche Daten enthalten sie

Was sind kantonale Verzeichnisse

Ein kantonales Verzeichnis ist eine strukturierte Sammlung von Informationen über Unternehmen, Organisationen oder Kontaktdaten. Es ist nach Kanton, Region oder Gemeinde gegliedert. Es dient der lokalen Orientierung und der kommerziellen Recherche: Es hilft dabei, Akteure in einem bestimmten Gebiet zu finden, statt das gesamte Netz abzufragen.

Es handelt sich nicht um ein einfaches Telefonbuch: In der Regel werden Kategorie oder Branche, Website und geografische Kriterien hinzugefügt. Es ist auch keine Suchmaschine: Die Daten werden nach redaktionellen oder kommerziellen Kriterien gesammelt und gepflegt.

In der Schweizer Landschaft nennt das SBT-Repertoire unter den Ressourcen das Annuario Canton Ticino (ti.ch/annuario) und search.ch. Letzteres wird als Schweizer Suchmaschine und Verzeichnis beschrieben, mit Angabe der Sprachen i, d, f, e.

Der Artikel Swiss Lead erwähnt zudem local.ch und search.ch für Kontaktdaten und die Präsenz in schweizerischen Verzeichnissen. Er nennt Zefix als zentrales Firmenindex des Handelsregisters sowie Google Maps zur Entdeckung nach Kategorie und Ort.

Man nutzt es vor allem dann, wenn der Markt nicht «die ganze Schweiz» umfasst, sondern eine Auswahl von Städten und Kantonen. Swiss Lead führt Beispiele an: ein Lieferant für Arztpraxen mit Fokus auf Lugano, Bellinzona und Locarno; eine Digitalagentur in Zürich, Winterthur und Baden; ein technisches Unternehmen in Lausanne, Renens und Morges.

Vorteile und Grenzen kantonaler Verzeichnisse im geschäftlichen Umfeld

Verzeichnisse, Suchmaschinen und Register: Das ist nicht dasselbe

Die Quellen sind nicht austauschbar. Im von Swiss Lead beschriebenen Ablauf dient Google Maps der Entdeckung nach Kategorie und Ort; die empfohlene Prüfung betrifft Name, Adresse, Website und Kategorie.

Kontaktportale (local.ch, search.ch) dienen der Bereitstellung von Kontaktdaten und der Präsenz in schweizerischen Verzeichnissen; die Prüfung betrifft Nummer, Adresse und Telefonsternchen. Die Unternehmenswebsite liefert öffentliche E-Mails und geschäftlichen Kontext; die Prüfung betrifft die Kontaktseite und das Impressum. Zefix ist das zentrale Firmenindex des Handelsregisters und dient der Abfrage von Registerdaten.

Das kantonale Verzeichnis steht auf einer mittleren Ebene. Es ist selektiver als eine allgemeine Suchmaschine, da es ein Territorium und oft eine Kategorie eingrenzt. Es ersetzt das Handelsregister nicht für die rechtliche Identität.

Für eine vollständige Überprüfung muss es mit mindestens einer Kontaktquelle wie local.ch oder search.ch, der Unternehmenswebsite und, falls der Firmenname benötigt wird, mit Zefix abgeglichen werden.

Das SBT-Repertoire ist ein Beispiel für ein Internetseiten-Verzeichnis, kein kommerzielles Verzeichnis: Es listet Ressourcen wie das Annuario Canton Ticino und search.ch mit den verfügbaren Sprachen auf. Die Unterscheidung der Quellentypen verhindert, dass ein bibliografisches Verzeichnis oder eine allgemeine Suchmaschine wie eine geprüfte Unternehmensdatenbank behandelt wird.

Prüfquellen: kantonale Verzeichnisse vs. Suchmaschinen vs. Register

Welche Daten sie enthalten

Die in einem kantonalen Verzeichnis wiederkehrenden Felder sind: Name oder Firmenbezeichnung; Adresse; Telefonnummern; Website; Kategorie oder Branche; geografisches Gebiet (Kanton, Bezirk, Gemeinde); Kontaktsprache. Hinzukommen können Registeridentifikatoren, veröffentlichte E-Mails und Hinweise zur Quelle.

Es sind drei Ebenen zu trennen. Unternehmensdaten: Firmenbezeichnung, Sitz, Kategorie, Registerdaten. Öffentliche Kontaktdaten: Telefon, veröffentlichte E-Mail, Adresse.

Personenbezogene Daten: Gemäss dem tessinischen Datenschutzgesetz (LPDP) sind dies Angaben oder Informationen, die es ermöglichen, eine natürliche oder juristische Person direkt oder indirekt zu identifizieren. Auch der Name eines Inhabers, eines Freiberuflers oder eines Einzelunternehmens kann somit ein personenbezogenes Datum sein. Dies hängt davon ab, wie es erhoben und verwendet wird.

Die LPDP definiert einen Datensatz als eine Sammlung personenbezogener Daten, die zur Identifizierung der betroffenen Personen eingerichtet oder einrichtbar ist. Sie definiert die Bearbeitung als jeden Vorgang, der darauf abzielt, diese Daten zu sammeln, aufzubewahren, zu nutzen, zu ändern, zu übermitteln oder zu zerstören. Ein Verzeichnis mit Namen und Kontaktdaten, das organisiert ist, um Personen zuzuordnen, fällt unter diese Logik. Es erfordert Vorsicht hinsichtlich Zweck, Zugriff und Korrektur.

Das tessinische LPDP gilt für kantonale und kommunale öffentliche Organe sowie für private Personen, denen öffentliche Aufgaben übertragen wurden. Es gilt nicht, wenn die Stelle an einer nicht-hoheitlichen wirtschaftlichen Tätigkeit teilnimmt.

Für private Verzeichnisse bleibt der bundesrechtliche Rahmen bestehen. Die Totalrevision des Datenschutzgesetzes (DSG) umfasst das neue Datenschutzgesetz (nDSG), die neue Verordnung und die Zertifizierungsverordnung (OCPD). Das Inkrafttreten ist für den 1. September 2023 vorgesehen. Die Ziele sind grössere Transparenz der Bearbeitungen und eine bessere Kontrolle durch die betroffenen Personen.

Typische Daten in einem kantonalen Verzeichnis

Kanton und Sprache: Die Variable, die sie in der Schweiz nützlich macht

In der Schweiz ist ein kantonales Verzeichnis nicht nur geografisch. Die Kontaktsprache ist eine operative Variable.

Swiss Lead empfiehlt, kantonale Listen auch für Software und Beratungstätigkeiten zu erstellen, wobei die Sprache als Variable beibehalten wird. Es warnt zudem, dass eine Nachricht an ein Genfer Unternehmen nicht automatisch auf Italienisch vorbereitet werden sollte, nur weil das Vertriebsteam im Tessin sitzt.

In der Praxis kann die Zuweisung nach Kanton und Sprache erfolgen: Tessin zur italienischsprachigen Gruppe, Romandie zur französischsprachigen Gruppe, Deutschschweiz zur deutschsprachigen Gruppe. So werden Kontakte in der falschen Sprache vermieden. Die Prüfungen sollten denjenigen zugewiesen werden, die Kontaktseite, Impressum und Korrespondenz in der lokalen Sprache lesen können.

Die Granularität hängt vom Produkt ab. Für eine physisch erbrachte Dienstleistung kann es sinnvoll sein, gemeindeweise vorzugehen. Für IT-Produkte und Beratungsdienstleistungen genügen listen nach Kanton, wobei die Sprache als Variable beibehalten wird. Ein in mehreren Kantonen tätiges Unternehmen sollte die Datensätze nach Kanton und Sprache getrennt halten, statt eine einzige undifferenzierte Liste zu führen.

Wie Daten geprüft und aktuell gehalten werden

Swiss Lead gibt an, das Segment vor der Datenerhebung zu definieren. Die Kriterien sind: Branche oder Art der Tätigkeit; Gemeinde, Stadt, Bezirk oder Kanton; Kontaktsprache; Grösse oder relevante beobachtbare Merkmale; kommerzielle Motivation, warum das Unternehmen interessiert sein könnte; für das CRM unverzichtbare Felder.

«Restaurants in der Schweiz» ist ein zu breites Segment. «Unabhängige Restaurants im Raum Lugano mit Website und öffentlichem Geschäftskontakt» ist ein operatives Kriterium.

Die geografische Granularität hängt vom Produkt ab. Für eine physisch erbrachte Dienstleistung kann man gemeindeweise vorgehen. Für Software und Beratungsdienstleistungen können kantonale Listen erstellt werden.

Anschliessend werden mehrere öffentliche Quellen kombiniert. Google Maps dient der Entdeckung. Kontaktportale (local.ch, search.ch) dienen der Nummer, Adresse und dem Telefonsternchen. Die Unternehmenswebsite für öffentliche E-Mails, Kontaktseite und Impressum; Zefix für die Registerdaten.

Das Ergebnis muss dedupliziert, in der Unternehmensidentität geprüft und für einen konsistenten Import in das CRM vorbereitet werden.

Mindestkontrollen: Vergleich von Bezeichnung und Adresse zwischen mindestens zwei Quellen; prüfen, ob die Nummer keine Zentrale oder kein nicht-geschäftlicher Kontakt ist. Kontaktseite und rechtliche Hinweise oder Impressum prüfen; Kategorie und geografisches Gebiet angleichen; Quelle und Datum der Prüfung erfassen. Für kantonale Listen sollten Kanton und Sprache Pflichtfelder sein.

Prüf- und Wartungsverfahren für Daten in einem kantonalen Verzeichnis

Welche Daten besser nicht in einem kantonalen Verzeichnis zu finden sind

Das tessinische LPDP listet personenbezogene Daten auf, die besonderen Schutz verdienen. Dazu gehören Meinungen oder religiöse, weltanschauliche oder politische Aktivitäten, die Intimsphäre, der psychische, mentale oder physische Zustand. Dazu gehören auch Informationen über begangene Straftaten, die verhängten Strafen und die getroffenen Massnahmen.

Ein kantonales Verzeichnis sollte diese Daten nicht enthalten, wenn sie für den Zweck nicht relevant sind. Für ein Unternehmensprofil sind religiöse oder politische Zugehörigkeit, Gesundheitszustand, Vorstrafen oder Massnahmen nicht erforderlich. Wenn ein Feld nicht notwendig ist, um das Unternehmen zu kontaktieren oder seine Tätigkeit zu überprüfen, ist es auszuschliessen. Alternativ darf es nur mit einer angemessenen Rechtsgrundlage bearbeitet werden.

Auf Bundesebene zielt die Totalrevision des DSG auf Transparenz der Bearbeitungen und Kontrolle durch die betroffene Person ab. Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) ist die Behörde, an die sich Bundesorgane und Private wenden können. Er bietet Informationen, Anweisungen und Beratung in diesem Bereich. Ein Verzeichnis muss sich daher auf relevante und überprüfbare Daten beschränken, mit klarem Zweck und Korrekturmöglichkeit.

Wie man ein kantonales Verzeichnis vor der Nutzung bewertet

Um ein kantonales Verzeichnis vor der Nutzung zu bewerten, prüfen Sie: tatsächliche kantonale Abdeckung (tatsächlich vorhandene Gemeinden, Bezirke, Regionen); Sprache und Region des Kontakts; deklarierte Quellen; Überprüfbarkeit der Kontaktdaten (Nummer, Adresse, Website, Kontaktseite, Impressum); Aktualisierung; Grenzen bei personenbezogenen Daten.

Wenn das Verzeichnis die Quellen nicht deklariert oder keine Rückverfolgung zu einem überprüfbaren Kontakt ermöglicht, sollte es als Ausgangspunkt und nicht als fertige Datenbank behandelt werden. Für die kommerzielle Nutzung immer mit den Kontaktportalen (local.ch, search.ch), der Unternehmenswebsite und, falls der Firmenname benötigt wird, mit Zefix kreuzen.

Für Unternehmen und Freiberufler im Tessin oder in mehreren Kantonen zuerst Branche, geografisches Gebiet und Sprache definieren. Separate Listen pro Kanton und Sprache erstellen. Das Tessin für Italienischsprachige, die Romandie für Französischsprachige und die Deutschschweiz für Deutschsprachige nutzen.

Die CRM-Felder vor dem Import vorbereiten. Quelle und Datum der Prüfung für jeden Datensatz speichern.