Handelsregister, BFS-Statistiken und private Verzeichnisse: Unterschiede

Das Handelsregister: Offizielle Quelle und kostenloser Zugriff

Das Handelsregister ist das öffentliche Register der juristischen Personen. Die Informationen des Hauptregisters sind im Internet kostenlos einsehbar. Dazu gehören die Unternehmens-Identifikationsnummer (UID), die Rechtsform, das Datum der Eintragung, die Firma oder der Name mit allfälligen Übersetzungen, der Sitz und die Kontaktadresse sowie allenfalls weitere Adressen.

Ebenfalls enthalten sind das Kapital (Aktien-, Partizipations-, Stammkapital usw.), allfällige Sacheinlagen, Vermögensübernahmen oder Forderungsverrechnungen, der Zweck, das Datum der Statuten, die Form der offiziellen Mitteilungen an Aktionäre oder Gesellschafter sowie Zweigniederlassungen.

Aufgeführt werden zudem Nummern und Daten der Eintragungen im Tagesregister, Publikationen im Schweizerischen Handelsamtsblatt (SHAB) mit Nummer, Datum und Seite sowie persönliche Daten der in jeder juristischen Person eingetragenen Personen, einschliesslich ihrer Funktion und Zeichnungsberechtigung.

Wer das Register konsultiert, muss wissen, was die Standardsuche zurückgibt und was sie ausschliesst. Die Suche umfasst ausschliesslich aktive, nicht gelöschte juristische Personen. Sie deckt aktuelle Firmen oder Namen ab, nicht frühere oder geänderte. Erfasst sind nur die derzeit eingetragenen Personen, nicht solche, die gelöscht wurden.

Folglich erscheinen ein geänderter Firmenname, eine gelöschte Einheit oder ein zurückgetretener Administrator nicht im Suchergebnis. Um die Suche zu erweitern, müssen die entsprechenden Kriterien ausgewählt werden. Bei der Überprüfung von Geschäftspartnern bedeutet das Fehlen eines Namens in einer Standardsuche nicht, dass keine früheren Eintragungen existieren.

Wo und wie suchen: Kantonsregister, Zefix und Personensuche

Die Wahl des Tools hängt von den Ausgangsinformationen ab. Ist der Sitz bekannt, kann direkt in der Datenbank des betreffenden Kantons gesucht werden, sei es im Tessin oder in anderen Kantonen der Schweiz. Sind hingegen nur die Bezeichnung oder der Name, nicht aber der Sitz bekannt, muss schweizweit über das Zentralregister der Firmen, Zefix (www.zefix.ch), gesucht werden. Die Suche kann nach Firma oder Name oder nach der Identifikationsnummer der juristischen Person erfolgen.

In den kantonalen Registern kann zudem nach einer Person gesucht und überprüft werden, in welchen juristischen Personen sie eingetragen ist. Das Suchfeld kann auf eine bestimmte Rechtsform oder einen bestimmten Sitz beschränkt werden. Weitere Kriterien ermöglichen die Suche in spezifischen Rubriken des Hauptregisters, beispielsweise nach dem Zweck oder nach Bemerkungen betreffend das Kapital. Die Kriterien sind kombinierbar.

Im kantonalen Register genügt die Eingabe einer Folge von drei Zeichen im Suchfeld, um die Bezeichnung auszuwählen. Mit der Sequenz «fag» schlägt das System unter anderem «Fag gi legnami SA», «Con fag tappeti SA» und «Agenzia Amedeo Fag gioli» vor.

BFS und USTAT: Öffentliche Statistiken, kein Firmenverzeichnis

Offizielle Statistiken sind eine vom Handelsregister getrennte Aktivität. Das Inkrafttreten des Bundesgesetzes über die Statistik im Jahr 1993 markierte einen wichtigen Schritt für die Organisation und Koordination der schweizerischen Statistik. Seither ist das Bundesamt für Statistik (BFS) offiziell mit der Verantwortung für die Koordination der statistischen Tätigkeit auf nationaler Ebene betraut.

Das Gesetz sah auch die Einrichtung einer Eidgenössischen Statistikkommission vor, mit Vertretern der Wirtschaftskreise, der Produzenten und der Nutzer von Statistiken. Vorgesehen waren zudem REGIOSTAT als Kontaktstelle zwischen dem BFS und den Regionen sowie FEDESTAT als Treffpunkt zwischen den bundesstaatlichen Produzenten und dem BFS.

Auch auf kantonaler Ebene wurde eine für die kantonale Statistik zuständige Stelle designiert, die als Anlaufstelle und bevorzugter Ansprechpartner im Kontakt mit dem BFS dient: Für das Tessin ist dies das Ustat. Die Statistikämter der Kantone und Städte haben sich in einer Konferenz (CORSTAT) zusammengeschlossen, die ihrerseits in zwei Regionalkonferenzen organisiert ist: CORT, die die romandischen und tessiner Ämter zusammenfasst, und DRSA, die die Ämter der Deutschschweiz vereint.

Die Organisation der kantonalen Statistik ist stark von derjenigen des Bundes beeinflusst, dessen Erhebungen die kantonale Realität weitgehend abdecken. Die Charta der öffentlichen Statistik der Schweiz, die von den meisten regionalen Ämtern unterzeichnet und unter Berücksichtigung der von der UNO verkündeten Prinzipien ausgearbeitet wurde, legt Grundsätze wie den Informationsauftrag, die wissenschaftliche Unabhängigkeit, die Zugänglichkeit der Informationen, deren Qualität und den Persönlichkeitsschutz fest.

Der Ethikrat für öffentliche Statistik, dessen Verwaltung eine wichtige Aufgabe der SSS-O ist, ist damit beauftragt, zur Förderung und Anwendung dieser Grundprinzipien beizutragen.

Die praktische Konsequenz für diejenigen, die diese Daten konsultieren, ist folgende: Statistiken beschreiben aggregierte Phänomene – Anzahl Unternehmen und ihre Grösse, Beschäftigte, Flächen, sektorale Entwicklungen – und dienen der Analyse und dem Vergleich. Sie zertifizieren oder bescheinigen nicht die Situation eines einzelnen Unternehmens. Diese bleibt durch die Eintragung im Handelsregister und die Publikationen im SHAB dokumentiert.

Private Tools für Selbstständige und nicht eingetragene Firmen

Eine Einzelfirma kann ihren Kunden ab dem ersten Tag der Tätigkeit Rechnungen stellen, auch ohne MWST-Nummer. Der Status als Selbstständiger in einer Einzelfirma wird bei der Ausgleichskasse AHV des eigenen Kantons deklariert, beispielsweise bei der OCAS in Genf. Diese Kasse validiert den Status und zieht die AHV-/IV-/EO-Beiträge ein.

Bei einem Jahresumsatz unter CHF 100'000 ist der Selbstständige nicht MWST-pflichtig und stellt Rechnungen ohne MWST aus. Die Eintragung im Handelsregister ist für eine Einzelfirma erst ab einem jährlichen Umsatz von CHF 100'000 obligatorisch; unter dieser Schwelle ist sie fakultativ. Zum Zeitpunkt dieser Eintragung wird die UID im Format CHE-XXX.XXX.XXX zugewiesen.

Rechnungen müssen die Vorgaben des Obligationenrechts und des Mehrwertsteuergesetzes erfüllen. Erforderlich sind Kontaktdaten des Ausstellers und des Kunden, eine eindeutige Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum, eine präzise Beschreibung der Leistung, der Gesamtbetrag in CHF sowie die Zahlungsmodalitäten.

MWST-pflichtige Personen müssen zudem die MWST-Nummer, den angewendeten Steuersatz und den von der Nettosumme getrennten MWST-Betrag angeben. Die QR-Rechnung ist seit dem 30. September 2022 der in der Schweiz geltende Zahlungsstandard und ersetzt die alten Einzahlungsscheine.

Alle Rechnungen sind 10 Jahre lang aufzubewahren, in Papier- oder elektronischer Form. Auf dem Markt gibt es private Rechnungsplattformen, teilweise mit kostenlosen Tarifen, die in der Anzahl monatlicher Rechnungen begrenzt sind.

Ein zweiter Kanal für Sichtbarkeit ist die Domain «.swiss». Im Juni 2023 entschied der Bundesrat, die in der VRI festgelegten Bedingungen für die Zuteilung dieser Internetdomains zu lockern. Der Zugang wurde auf in der Schweiz domizilierte natürliche Personen und Auslandschweizer ausgeweitet, sodass auch im Handelsregister nicht eingetragene Einzelfirmen, wie Architekten oder Handwerker, einen Domainnamen erwerben können.

Für eine natürliche Person muss die beantragte Bezeichnung im Allgemeinen einen oder mehrere Nachnamen oder andere im Zivilstandsregister nachgewiesene Namen enthalten. Domains und private Plattformen erhöhen die kommerzielle Auffindbarkeit, ersetzen aber nicht das Handelsregister und haben nicht dessen Bescheinigungswert.

Schlüsselereignisse in der Entwicklung der Regulierung von .swiss-Domains

Handelsregister, Statistiken und private Verzeichnisse: drei unterschiedliche Zwecke

Die drei Quellen unterscheiden sich hinsichtlich Quelle, Zweck, Datentyp und Aktualisierung. Das Handelsregister hat eine öffentliche Quelle, dient der Rechtspublizität und Zertifizierung und enthält punktuelle Daten zu einzelnen juristischen Personen: UID, Rechtsform, Sitz, Zweck, Kapital, zeichnungsberechtigte Personen, SHAB-Publikationen. Es wird mit Eintragungen, Änderungen und Löschungen aktualisiert; die Standardkonsultation zeigt nur aktive Einheiten, aktuelle Firmen und derzeit eingetragene Personen.

Die BFS- und USTAT-Statistiken haben eine öffentliche Quelle, dienen jedoch Erkenntnis- und Planungszwecken. Sie produzieren aggregierte Daten zu wirtschaftlichen und sozialen Phänomenen, die auf Bundes- und Kantonsebene koordiniert werden, und enthalten keine Bescheinigungen über einzelne Unternehmen.

Private Verzeichnisse und Dienste – Sichtbarkeits-Handelsregister, Rechnungsplattformen, Domainnamen – haben eine private Quelle und dienen der kommerziellen Sichtbarkeit. Sie können Subjekte einschliessen, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, wie Einzelfirmen mit einem Jahresumsatz unter CHF 100'000. Sie zertifizieren jedoch weder die rechtliche Existenz, die Gesellschaftsform noch die Zeichnungsbefugnisse der dort aufgeführten Personen.

Vergleich zwischen Handelsregister, BFS/USTAT-Statistiken und privaten Verzeichnissen