Kantonale Verzeichnisse und öffentliche Register: So finden Sie Unternehmen in der Schweiz

Wo Sie beginnen, um ein Unternehmen in der Schweiz zu finden

In der Schweiz ist das Handelsregister dezentral organisiert: Für dessen Führung sind grundsätzlich die Kantone zuständig. Es gibt keine zentrale Anlaufstelle für jede Recherche: Die Eintragungen werden auf kantonaler Ebene geführt und in einem zentralen Bundesregister zusammengeführt.

Die erste Wahl hängt davon ab, was bereits bekannt ist. Wenn der Sitz bekannt ist, sucht man in der Datenbank des betreffenden Kantons – oder anderer Kantone. Sind hingegen nur Firma oder Name, aber nicht der Sitz bekannt, muss die Suche mit dem Zentralen Firmenindex Zefix (www.zefix.ch) auf die ganze Schweiz ausgeweitet werden.

Auf Bundesebene übt das Eidgenössische Amt für das Handelsregister (EAHR) die Oberaufsicht über die Führung des Registers durch die kantonalen Register aus. Es prüft die Rechtmässigkeit der kantonalen Eintragungen und führt ein Zentralregister aller in den Kantonen eingetragenen Rechtseinheiten. Dieses Register bildet auch die Grundlage für das Register der Unternehmens-Identifikationsnummern (UID). Die Materie ist im Obligationenrecht (Titel 30 OR, BBl 220) geregelt.

Kantonales Register: Zuständigkeit und Grenzen der Suche

Das Register wird von den Kantonen geführt: Die einzelnen kantonalen Datenbanken entsprechen nicht einer einzigen, einheitlich abrufbaren nationalen Liste. Das zentrale Bundesregister sammelt die kantonalen Eintragungen und macht sie zugänglich, doch die detaillierte Suche bleibt an das Register des zuständigen Kantons gebunden. Wenn man weiss, wo das Unternehmen seinen Sitz hat, ist der direkteste Weg die kantonale Datenbank.

Die Suche kann bei der Firma (oder dem Namen) oder bei der Identifikationsnummer der Rechtseinheit beginnen. Man kann sie auf eine Rechtsform oder einen bestimmten Sitz beschränken oder andere Kriterien nutzen, um bestimmte Rubriken des Hauptregisters einzusehen (zum Beispiel Zweck oder Bemerkungen zum Kapital). Die Kriterien sind kombinierbar.

Achten Sie auf die impliziten Grenzen: Die Suche deckt nur aktive (nicht gelöschte) Rechtseinheiten, aktuelle (nicht frühere oder geänderte) Firmen oder Namen sowie aktuell eingetragene (nicht gelöschte) Personen ab. Um sie zu erweitern, müssen die entsprechenden Kriterien ausgewählt werden.

Wenn Sie den Sitz kennen: So suchen Sie im Kanton

Wenn der Sitz bekannt ist, starten Sie bei der Datenbank des Handelsregisters des zuständigen Kantons. Der Zugang ist ähnlich, doch Schnittstelle und Funktionen können von Kanton zu Kanton variieren. In der Regel gibt man Firma, Name oder UID-Nummer ein und wendet die verfügbaren Filter an: Rechtsform, Sitz und zusätzliche Kriterien, die sich auf die Rubriken des Hauptregisters beziehen.

In den kantonalen Registern kann man auch nach einer Person suchen, um zu prüfen, in welchen Rechtseinheiten sie eingetragen ist. Dies ist eine typisch kantonale Funktion, die nützlich ist, wenn man nach einem Personennamen und nicht nach einer Firma sucht.

Der Kanton Tessin ist ein praktisches Beispiel: Die Suchseite ermöglicht die Wahl zwischen «Suche im Kanton Tessin» und «Suche in der Schweiz». Im kantonalen Register des Tessins genügen drei Zeichen im Suchfeld, um übereinstimmende Firmen oder Namen auszuwählen: Bei der Eingabe von «fag» prüft das System unter anderem «Fag gi legnami SA», «Con fag tappeti SA» und «Agenzia Amedeo Fag gioli». Auch der Kanton Graubünden führt im Rahmen der kantonalen Verwaltung ein eigenes Handelsregister, entsprechend der dezentralen Organisation des Systems.

Wenn Sie den Sitz nicht kennen: Nutzen Sie Zefix

Wenn nur Firma oder Name bekannt sind, muss die Suche über den Zentralen Firmenindex Zefix (www.zefix.ch) in der ganzen Schweiz durchgeführt werden. Mit Zefix kann man den Sitz einer Rechtseinheit in der gesamten Schweiz ermitteln. Die individuelle Einsicht in die öffentlichen Daten des Zentralregisters durch elektronischen Abruf aus der Internet-Datenbank Zefix ist kostenlos.

Das vom EAHR geführte Zentralregister wird täglich aktualisiert und ist genau über Zefix zugänglich. Filteroptionen ermöglichen es, die Suche einzugrenzen.

Das Angebot von Zefix ist jedoch auf Einzelabfragen beschränkt: Es gibt keine Abonnements, und man kann weder die gesamte Datenbank noch Teile davon erhalten. Wer grosse Datenmengen verarbeiten oder integrieren muss, muss andere Wege gehen (Offene Datensätze und API, siehe unten).

Welche öffentlichen Informationen einsehbar sind

Im Internet sind für die im Hauptregister eingetragenen Informationen kostenlos zugänglich: Unternehmens-Identifikationsnummern; Rechtsform; Datum der Eintragung im Handelsregister; Firma oder Name mit allenfalls vorhandenen Übersetzungen; Sitz und Adresse; allenfalls weitere Adressen; Kapital (Aktienkapital, Stammkapital, Gesellschaftskapital usw.); Sacheinlagen, Übernahmen von Vermögenswerten und Verrechnung von Forderungen, falls zutreffend.

Für dasselbe Hauptregister sind im Internet zudem kostenlos einsehbar: Zweck; Datum der Statuten; Form der offiziellen Mitteilungen an die Aktionäre oder Gesellschafter; Zweigniederlassungen, falls zutreffend; Nummern und Daten der Eintragung im Tagebuch.

Ebenfalls zugänglich sind die Publikationen im Schweizerischen Handelsamtsblatt (SHAB) mit der jeweiligen Nummer, dem Datum und der Seite. Ebenso einsehbar sind die persönlichen Daten der in jeder Rechtseinheit eingetragenen Personen und, falls zutreffend, die Angabe der Funktion und der Zeichnungsberechtigung.

Nicht Teil der ordentlichen Suche sind gelöschte Rechtseinheiten, frühere oder geänderte Firmen oder Namen sowie nicht mehr eingetragene Personen. Die Standardsuche deckt nur das Aktive und Aktuelle ab. Zudem ist es nicht möglich, die gesamte Datenbank als Ganzes herunterzuladen oder Teile davon über Zefix zu beziehen.

Namensgleichheiten und ähnliche Namen: Die Prüfung mit Regix

Die bisher beschriebene Suche dient dazu, ein bereits bestehendes Unternehmen zu finden. Anders verhält es sich bei der Prüfung auf Namensgleichheit oder Ähnlichkeit, die beispielsweise vor der Wahl einer Firma oder eines Namens nützlich ist. Das EAHR führt ein Zentralregister aller in den Kantonen eingetragenen Rechtseinheiten: Auf dieser Basis lässt sich bestimmen, ob bereits identische oder ähnliche Namen oder Gesellschaften eingetragen wurden.

Solche Recherchen können elektronisch über www.regix.ch beantragt werden. Alternativ kann man beim EAHR anfragen, ob bestimmte Firmen oder Namen bereits im Zentralregister eingetragen sind oder ob es ähnliche Bezeichnungen gibt.

Zefix und die kantonalen Register helfen, ein Unternehmen zu finden; Regix dient dazu, das Verwechslungsrisiko mit einem bereits bestehenden Namen zu bewerten.

Aktuelle Daten und Integration: Open Data und API

Für die Verarbeitung oder Integration von Stammdaten bietet das EAHR zwei Kanäle. Ein Teil der Daten des Zentralen Firmenindexes ist auf opendata.swiss zugänglich. Der Datensatz enthält die täglich aktualisierten Stammdaten der im Handelsregister eingetragenen aktiven Rechtseinheiten, wie Firma oder Name, Sitz und Domiziladresse. Er ist auf opendata.swiss mit Beispielen für SPARQL-Abfragen referenziert, die auf diesen Daten ausgeführt werden können.

Neben der Webanwendung Zefix bietet das EAHR eine REST-API mit online veröffentlichter Dokumentation. Für weitere Informationen oder zur Anforderung des Zugangs wenden Sie sich bitte an das EAHR unter der Adresse [email protected].

Die allgemeinen Grenzen des Zefix-Angebots bleiben bestehen: Einzelabfragen, keine Abonnements und kein Export der gesamten Datenbank oder von Teilen davon. Wer spezielle Zugänge oder Nutzungen benötigt, muss diese direkt mit dem EAHR vereinbaren.

Achtung vor falschen Rechnungen und Verzeichnissen

Es kursieren Rechnungen, die scheinbar vom EAHR (Eidgenössisches Amt für das Handelsregister) stammen. Dies ist ein Betrugsversuch: Für die Handelsregistergebühren sind ausschliesslich die Kantone zuständig, während eine Bundesbehörde keine Rechnungen für Handelsregistereinträge versendet. Bevor Sie bezahlen, sollten Sie aufmerksam sein.

«Falsche» Rechnungen können der SECO per E-Mail an die Adresse [email protected] gemeldet werden. Zudem besteht das Recht, persönlich Strafanzeige zu erstatten, indem man sich an die nächstgelegene Polizeistation wendet.

Ein weiteres Risikofeld betrifft private Verzeichnisse und Handelsregister: Die SECO hat eine Broschüre mit dem Titel «Achtung vor Verzeichnisbetrug!» veröffentlicht. Bevor Sie eine Anfrage im Zusammenhang mit einer Eintragung bezahlen, sollten Sie prüfen, wer der tatsächliche Absender ist und ob eine effektive Verpflichtung besteht.

Operative Checkliste für die Suche