Bewilligungen für die Gründung eines Unternehmens in der Schweiz: Was im Tessin nötig ist

Was bestimmt, welche Bewilligungen benötigt werden

Vier Variablen entscheiden über die erforderlichen Bewilligungen: Nationalität und Wohnsitz des Gründers, Rechtsform, Branche sowie Kanton und Gemeinde der Gründung. Die Bedingungen für die Selbstständigkeit ändern sich erheblich je nach Nationalität und Wohnsitz. Verfahren und Anforderungen variieren zwischen den Kantonen: Dasselbe Projekt kann in Zürich, Genf oder im Tessin unterschiedliche Schritte erfordern.

Der Bund regelt die Einreise und den Aufenthalt von Ausländern. Im Tessin ist das Amt für Bewilligungen, Handel und Spiele (Servizio autorizzazioni, commercio e giochi) des Departements für Institutionen, die Kantonspolizei und die Allgemeinen Dienste zuständig für die Anwendung der Vorschriften für Beherbergungs- und Restaurationsbetriebe. Das Kantonale Laboratorium des Departements für Gesundheit und Soziales ist für Lebensmittel zuständig. Die Gemeinden prüfen die baulichen Aspekte im Rahmen der Baubewilligung (m3.ti.ch; m4.ti.ch).

Beispiel: Ein EU-/EFTA-Bürger mit Wohnsitz in der Schweiz, der ein Einzelunternehmen in einer Branche ohne spezielle Vorschriften gründet, durchläuft einen deutlich kürzeren Prozess als ein Drittstaatsangehöriger, der ein Restaurant in einem umzubauenden Lokal eröffnen möchte. Bevor man einen Mietvertrag unterzeichnet oder Ausrüstung bestellt, sollten Nationalität, Wohnsitz, Rechtsform und Branche geklärt werden. Daraus ergibt sich die tatsächliche Liste der benötigten Bewilligungen.

Die Liste der häufigsten Bewilligungen umfasst den Aufenthalts- oder Arbeitsausweis (B, L oder G), die Eintragung ins Handelsregister, die AHV-Anmeldung und die MWST-Registrierung, falls erforderlich. Auf lokaler Ebene kommen die kommunale Baubewilligung mit dem hygienischen Vorbescheid des Kantonalen Laboratoriums und für die Gastronomie das kantonale Diplom für Betriebsleiter hinzu.

Aufenthalts- oder Arbeitsbewilligung: Wann sie nötig ist und welche Typen es gibt

Die Nationalität bestimmt das Regime. Für EU-/EFTA-Bürger ist das Recht zur Unternehmensgründung ohne Einschränkungen anerkannt. Der Zugang zur Bewilligung erfolgt automatisch bei Nachweis der erforderlichen Bedingungen, typischerweise mit einer B-Bewilligung für Freizügigkeit.

Für Drittstaatsangehörige ist die Unternehmensgründung möglich, aber an Bedingungen geknüpft, mit kontingentierter B- oder L-Bewilligung. Für Grenzgänger ist die selbstständige Erwerbstätigkeit mit einer G-Bewilligung erlaubt. Wer im Tessin von jenseits der Grenze aus tätig wird, fällt normalerweise in diese letzte Kategorie und muss sowohl die schweizerische Seite als auch die steuerliche Behandlung im Wohnsitzland prüfen.

Bei unselbstständiger Erwerbstätigkeit muss der Arbeitgeber den Antrag auf Arbeitsbewilligung bei der kantonalen Migrationsbehörde oder der für den Arbeitsmarkt zuständigen Stelle einreichen. Das Staatssekretariat für Migration (SEM) ist die zuständige Bundesbehörde (sem.admin.ch).

Für Drittstaatsangehörige reicht ein Arbeitsangebot nicht aus. Der Arbeitgeber muss die Inländervorrang- und Vorrangbehandlungspflicht für EU-/EFTA-Bürger beachten und nachweisen, dass Qualifikationen, Lohn- und Arbeitsbedingungen erfüllt sind. Zudem muss eine Kontingentseinheit verfügbar sein.

Für EU-/EFTA-Bürger gibt es auch die L-EU/EFTA-Bewilligung für Kurzaufenthalter. Sie gilt für Personen, die ein Arbeitsverhältnis in der Schweiz von drei Monaten bis zu einem Jahr nachweisen; Arbeitsverhältnisse von weniger als drei Monaten pro Kalenderjahr benötigen keine Bewilligung, hier genügt das Online-Meldeverfahren.

Bei Gesellschaften (GmbH und AG) sind Wohnsitz und Nationalität des Gründers grundsätzlich nicht ausschlaggebend: Ein im Ausland wohnhafter ausländischer Bürger kann Gesellschafter und Verwaltungsrat sein. Es gibt jedoch zwei Voraussetzungen. Erstens muss die Gesellschaft ihren statutarischen Sitz in der Schweiz haben.

Zweitens muss die Gesellschaft gemäss Obligationenrecht von einer in der Schweiz wohnhaften Person vertreten werden. Bei einer GmbH gilt dies für den Geschäftsführer oder Direktor (OR 814 III). Bei einer AG gilt dies für ein Mitglied des Verwaltungsrats oder einen Direktor (OR 718 IV).

Gemäss der Praxis der Handelsregisterämter reicht es aus, wenn die Zeichnungsberechtigung eingetragen ist. Die zeichnungsberechtigte Person muss nicht zwingend Gesellschafter sein.

Daraus ergibt sich eine oft entscheidende praktische Konsequenz: Wenn der Gründer nicht in der Schweiz wohnt, kann die Voraussetzung durch die Ernennung einer in der Schweiz wohnhaften, eingetragenen zeichnungsberechtigten Person erfüllt werden. Wenn der Gründer selbst dauerhaft in der Schweiz arbeiten möchte, ist in jedem Fall ein gültiger Aufenthalts- und Arbeitsausweis erforderlich.

Beim Einzelunternehmen ist die Frage noch direkter: Inhaber und Unternehmen fallen zusammen. Die persönliche Bewilligung des Inhabers ist die Voraussetzung für die Tätigkeit und muss geprüft werden, bevor Ausgaben für die Einrichtung der Räumlichkeiten getätigt werden.

Vor der Gründung: Sitz, Vertretung und Eintragung

Der statutarische Sitz kann in gemieteten Räumlichkeiten, am Wohnsitz einer beteiligten Person oder über einen Treuhänder festgelegt werden. Alternativ kann der Briefkasten mit dem Firmennamen beschriftet oder der Gesellschaft ein Domizil in Form einer c/o-Adresse gewährt werden.

Wer nicht in der Schweiz wohnt, muss zudem über einen Steuerrepräsentanten verfügen. Dies ist nicht nur eine einfache Postadresse: Der Repräsentant empfängt die Post und ist verpflichtet, sie zehn Jahre lang aufzubewahren. Er steht im Kontakt mit den lokalen Behörden, muss daher die Sprache des gewählten Kantons beherrschen. Zudem muss er die Pflichten und Fristen des schweizerischen Steuerrechts kennen.

Die Eintragung wird beim Handelsregisteramt mittels eines spezifischen Formulars beantragt. Die Dokumentation variiert je nach Rechtsform; für ein von einem Grenzgänger gegründetes Einzelunternehmen sollte beim zuständigen Handelsregisteramt geprüft werden, ob und wann eine Eintragung notwendig ist.

Das Einzelunternehmen erfordert kein Stammkapital und verursacht geringe Kosten, was es geeignet macht, eine Idee zu testen. GmbH und AG erfordern hingegen unter anderem die Ausarbeitung der Statuten. Ein Businessplan ist für die Gründung nicht obligatorisch, ermöglicht aber Banken, Investoren und Partnern die Bewertung des Projekts. Er ist erforderlich, wenn eine Finanzierung oder ein Mietvertrag ausgehandelt wird.

Hinsichtlich der Kosten sind folgende Positionen einzuplanen: Gebühren für die Registrierung des Unternehmens, Rechts- und Notariatskosten, Gebühren für die Eintragung ins Handelsregister, Kosten für die Erlangung eventueller branchenspezifischer Lizenzen oder Bewilligungen sowie operative Kosten. Da Verfahren und Anforderungen von Kanton zu Kanton variieren, empfiehlt es sich, bereits in der Phase der Standortwahl beim zuständigen Amt des gewählten Kantons die aktuelle Liste der Dokumente anzufordern.

Rechtsform: Einzelunternehmen vs. Gesellschaft (GmbH/AG) im Tessin

AHV, MWST und steuerliche Pflichten

Die steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Abwicklung folgt auf die Erlangung der Bewilligungen und die Gründung. Für einen Grenzgänger, der ein Einzelunternehmen startet, gehört die Eröffnung der AHV-Stelle zu den zu berücksichtigenden Schritten.

Die MWST-Registrierung ist basierend auf Art und Umfang der Tätigkeit zu prüfen. Zum selben Paket gehören die Ausarbeitung der Arbeitsverträge und die Einhaltung der Personalvorschriften, falls Angestellte eingestellt werden.

Die Rechtsform bestimmt, welche Steuern relevant sind. Die Wahl zwischen Einzelunternehmen und Gesellschaft ist nicht nur eine Frage der Haftung und des Images, sondern beeinflusst auch die einzureichenden Deklarationen und die zu führende Buchhaltung.

Der steuerliche Rahmen ist in der ganzen Schweiz nicht einheitlich. Für eine Tätigkeit im Tessin sind die anwendbaren Steuern unter Berücksichtigung der Rechtsform und des Ortes, an dem das Unternehmen tätig ist, zu prüfen.

Der Steuerrepräsentant empfängt die Post und ist verpflichtet, sie zehn Jahre lang aufzubewahren. Die Buchhaltung muss von Anfang an so eingerichtet sein, dass sie sowohl die Steuerdeklaration als auch, falls erforderlich, die MWST-Registrierung speist. Wenn Räumlichkeiten mit Lebensmitteln eröffnet werden, gehören auch die Eröffnung der AHV-Stelle und die Prüfung der MWST-Pflicht zu den Aufgaben.

Kommunale und kantonale Bewilligungen: Bau und Hygiene

Im Tessin weist Artikel 7 des Gesetzes über Beherbergungs- und Restaurationsbetriebe (Lear) vom 1. Juni 2010 den Gemeinden im Rahmen der Baubewilligung die Kompetenz für die Prüfung der baulichen Aspekte der Betriebe zu. Für die Eignung der für Lebensmittel bestimmten Räumlichkeiten ist der hygienische Vorbescheid des Kantonalen Laboratoriums des Departements für Gesundheit und Soziales obligatorisch und bindend (m4.ti.ch).

Das Kantonale Laboratorium wird vom Amt für Baugesuche gemäss den Grundsätzen des Gesetzes über die Koordinierung der Verfahren beigezogen. Das hygienisch-sanitäre Gutachten erfolgt somit im Rahmen des Baugesuchs, nicht als separate, danach einzuholende Bewilligung (m4.ti.ch).

Die baulichen Anforderungen sind im sechsten Kapitel der Verordnung zum Gesetz über Beherbergungs- und Restaurationsbetriebe (RLear) vom 16. März 2011, Artikel 34–52, festgelegt. Für die Zuständigkeit des Kantonalen Laboratoriums sind die Artikel 34–37 RLear massgebend.

Hinzu kommen die bundesweiten Anforderungen der Verordnung des EDI über die hygienischen Anforderungen an die Behandlung von Lebensmitteln (ORI) vom 16. Dezember 2016, insbesondere Kapitel 2 (Artikel 6–19) und Kapitel 3 (Artikel 20). Die Planung der Räumlichkeiten ohne Berücksichtigung beider Ebenen bedeutet das Risiko, das Projekt nach dem Vorbescheid neu planen zu müssen.

Das Gesuch an das Kantonale Laboratorium muss präzise Elemente enthalten. Erforderlich ist die genaue Definition der Betriebsart gemäss Kapitel fünf der RLear. Es wird ein Plan im Massstab 1:50 (oder 1:100, wenn ausreichend detailliert) mit den Massen aller Räumlichkeiten benötigt, in denen Lebensmittel gehandhabt werden (Küche, Bar und ähnliches).

Der Plan muss die Lage der Waschbecken, der Nebenräume der Küche (Vorratsraum, Raum für Reinigungsmaterial, Lager, Office, Kühl- oder Gefrierzellen) und der für das Vorbereitungspersonal bestimmten Räumlichkeiten (Toiletten und Umkleideräume) angeben. Die geplante Anzahl der Plätze, innen und aussen, ist anzugeben.

Erforderlich ist die Berechnung der Küchenfläche gemäss Artikel 36 RLear. Ausgenommen sind Betriebe der Art Café, Bar, Pub und Ausschank, für die Artikel 37 RLear gilt.

Eröffnung von Bar oder Restaurant: Spezifische Bewilligungen und Fristen

Im Tessin ist für die Aufnahme einer kommerziellen Tätigkeit in der Gastronomie – Bar, Restaurant oder Pizzeria, ausgenommen Take-away-Pizzerien – das kantonale Diplom für Betriebsleiter (Diploma Cantonale di Esercente) erforderlich. Es zertifiziert die Vorbereitung des Inhabers in Management und Lebensmittelsicherheit. Der Kurs wird von GastroTicino, der Berufsvereinigung der Gastronomen des Kantons, organisiert.

Es handelt sich um eine persönliche Voraussetzung: Sie betrifft den Inhaber, nicht die Räumlichkeiten. Sie muss im Voraus geplant werden, da sie die Möglichkeit der Eröffnung überhaupt bedingt, unabhängig vom Stand der Umbauarbeiten.

Die Betriebsart bestimmt die baulichen Anforderungen. Betriebe, in denen nicht gekocht werden darf (Cafés, Bars, Pubs, Ausschänke), benötigen gemäss Artikel 37 RLear einen Vorbereitungsraum von mindestens 10 m².

Betriebe, in denen gekocht werden darf (Snackbars, Restaurants, Beizen, Grotti und ähnliches), benötigen gemäss Artikel 36 RLear eine Küche mit einer der Platzzahl proportionalen Fläche, mit einem Minimum von 16 m². Die Wahl zwischen einem Format ohne Küche und einem mit Küche beeinflusst also nicht nur die Einrichtungskosten, sondern auch die benötigten Quadratmeter und die realisierbare Kapazität.

Es folgen die je nach Rechtsform erforderlichen Eintragungen und die Anträge für die notwendigen kommunalen Bewilligungen, die bei der Gemeinde einzureichen sind, in der man tätig sein möchte. Für Beherbergungs- und Restaurationsbetriebe ist im Tessin das Amt für Bewilligungen, Handel und Spiele für die Anwendung der Vorschriften zuständig (m3.ti.ch).

Anschliessend folgen die Einhaltung der HACCP-Richtlinien für die Lebensmittelsicherheit, die Eröffnung der AHV-Stelle und die MWST-Registrierung, falls anwendbar. Zuletzt die Ausarbeitung der Arbeitsverträge und die Einhaltung der Personalvorschriften.

Der sanitäre Vorbescheid des Kantonalen Laboratoriums bezüglich Fläche und Eignung der Räumlichkeiten ist Teil des kommunalen Baubewilligungsverfahrens. Er muss daher vor der Bestellung der Küchenausrüstung eingeplant werden.

Bauliche Anforderungen für Gastronomieräumlichkeiten im Tessin

In welcher Reihenfolge die Bewilligungen beantragen

Erstens: Nationalität, Wohnsitz und Branche prüfen. Dies dient dazu zu verstehen, ob eine Aufenthalts- oder Arbeitsbewilligung nötig ist und ob branchenspezifische Lizenzen wie das kantonale Betriebsleiterdiplom erforderlich sind.

Zweitens: Rechtsform entscheiden und einen statutarischen Sitz in der Schweiz sicherstellen. Wenn die Gesellschaft von einem Dritten vertreten wird, sind ein ansässiger Vertreter und eine eingetragene Zeichnungsberechtigung erforderlich. Drittens: Eintragung ins Handelsregister mit der der gewählten Form entsprechenden Dokumentation. Erst an diesem Punkt lohnt es sich, sich auf Räumlichkeiten und Ausrüstung festzulegen.

Viertens: Baugesuch bei der Gemeinde einreichen. Für Räumlichkeiten mit Lebensmitteln ist die hygienische Unbedenklichkeitserklärung obligatorisch und bindend und erfolgt innerhalb dieses Verfahrens. Fünftens: Branchenspezifische Lizenzen abschliessen (für die Gastronomie das Diplom, für öffentliche Betriebe das vom Kanton Geforderte). Sechstens: AHV-Stelle eröffnen und bei tatsächlicher Aufnahme der Tätigkeit die MWST-Registrierung prüfen.

Siebtens: Arbeitsverträge vorbereiten und Personalpflichten erfüllen. Achtens: Finale Prüfungen der Räumlichkeiten vor der Eröffnung durchführen. Die Umkehrung der ersten beiden Schritte ist der teuerste Fehler: Ein Lokal zu mieten, bevor man weiss, ob das Bauprojekt und das hygienische Gutachten genehmigt werden. Die vom RLear und der ORI geforderten Mindestflächen und Nebenräume sind daher bereits in der Planungsphase zu berücksichtigen, um eine Neuplanung nach dem Vorbescheid zu vermeiden.

Die genannten Behörden und Register sind die für Migration oder Arbeitsmarkt zuständige kantonale Behörde, das Staatssekretariat für Migration (SEM), das Handelsregisteramt, die Gemeinde, das Amt für Bewilligungen, Handel und Spiele sowie das Kantonale Laboratorium des Departements für Gesundheit und Soziales; für die AHV-Anmeldung ist die zuständige AHV-Ausgleichskasse referenziert. Für das Betriebsleiterdiplom wird der Kurs von GastroTicino organisiert. Die angeführten gesetzlichen Referenzen sind das Obligationenrecht (OR 814 III und OR 718 IV), das Lear und das RLear für das Tessin sowie die ORI.