Autorisations pour ouvrir une entreprise en Suisse : ce qu’il faut savoir au Tessin

Ce qui détermine les autorisations nécessaires

Quatre variables décident des autorisations requises : la nationalité et le lieu de résidence du fondateur, la forme juridique, le secteur d’activité, ainsi que le canton et la commune d’implantation. Les conditions pour entreprendre varient considérablement selon la nationalité et le lieu de résidence. Les procédures et les exigences diffèrent d’un canton à l’autre : un même projet peut nécessiter des démarches différentes à Zurich, à Genève ou au Tessin.

La Confédération réglemente l’entrée et le séjour des étrangers. Au Tessin, le Service des autorisations, du commerce et des jeux du Département des institutions, via la Police cantonale et les Services généraux, est compétent pour l’application des normes relatives aux établissements hôteliers et à la restauration. Le Laboratoire cantonal du Département de la santé et des affaires sociales est compétent pour les denrées alimentaires. Les communes examinent les aspects structurels dans le cadre du permis de construire (m3.ti.ch ; m4.ti.ch).

Exemple : un citoyen de l’UE/AELE résidant en Suisse qui ouvre une entreprise individuelle dans un secteur sans réglementation spécifique bénéficiera d’un parcours bien plus court qu’un ressortissant d’un État tiers souhaitant ouvrir un restaurant dans un local à aménager. Avant de signer un bail ou de commander du matériel, il convient de clarifier sa nationalité, son lieu de résidence, la forme juridique et le secteur d’activité. C’est de là que découle la liste effective des autorisations nécessaires.

La liste des autorisations récurrentes comprend le titre de séjour ou de travail (B, L ou G), l’inscription au Registre du commerce, l’affiliation à l’AVS et l’assujettissement à la TVA le cas échéant. Au niveau local s’ajoutent le permis de construire communal avec l’avis sanitaire du Laboratoire cantonal et, pour la restauration, le Diplôme cantonal d’exploitant.

Permis de séjour ou de travail : quand est-il nécessaire et quels types ?

La nationalité détermine le régime applicable. Pour les citoyens de l’UE/AELE, le droit de créer une entreprise est reconnu sans restriction. L’obtention du permis est automatique sur preuve des conditions requises, sous la forme d’un permis B de libre circulation.

Pour les ressortissants d’États tiers, la création d’entreprise est possible mais soumise à des conditions, avec un permis B ou L contingenté. Pour les frontaliers, l’activité indépendante est admise avec un permis G. Quiconque s’installe au Tessin depuis l’étranger relève généralement de cette dernière catégorie et doit vérifier tant le volet helvétique que le traitement fiscal dans son pays de résidence.

Pour une activité salariée, la demande de permis de travail doit être présentée par l’employeur à l’autorité cantonale des migrations ou à l’office responsable du marché du travail. Le Secrétariat d’État aux migrations (SEM) est l’autorité fédérale de référence (sem.admin.ch).

Pour les ressortissants d’États tiers, une offre d’emploi ne suffit pas. L’employeur doit respecter la priorité accordée aux travailleurs indigènes et à ceux provenant des pays de l’UE/AELE, et démontrer que les qualifications, ainsi que les conditions salariales et de travail, sont satisfaisantes. Une place contingente doit également être disponible.

Pour les citoyens de l’UE/AELE, il existe aussi le permis L UE/AELE pour les résidents temporaires. Il concerne les personnes pouvant justifier d’un rapport de travail en Suisse d’une durée comprise entre trois mois et un an ; les rapports inférieurs à trois mois par année civile ne nécessitent pas de permis, la procédure de notification en ligne suffit.

Pour les sociétés (SARL et SA), le domicile et la nationalité du fondateur ne sont, en principe, pas déterminants : un ressortissant étranger résidant à l’étranger peut être associé et administrateur. Deux exigences subsistent toutefois. Premièrement, la société doit avoir son siège social en Suisse.

Selon le Code des obligations, la société doit être représentée par une personne résidant en Suisse. Pour une SARL, cela concerne le gérant ou le directeur (art. 814 al. 3 CO). Pour une SA, cela concerne un membre du conseil d’administration ou un directeur (art. 718 al. 4 CO).

Selon la pratique des registres du commerce, il suffit que le pouvoir de signature soit inscrit. La personne titulaire du pouvoir de signature n’a pas nécessairement besoin d’être associée.

Il en découle une conséquence pratique souvent décisive : si le fondateur ne réside pas en Suisse, l’exigence peut être satisfaite en nommant une personne résidente disposant d’un pouvoir de signature inscrit. Si le fondateur souhaite lui-même travailler durablement en Suisse, un titre de séjour et de travail valide est indispensable dans tous les cas.

Pour l’entreprise individuelle, la question est encore plus directe : le titulaire et l’activité ne font qu’un. Le permis personnel du titulaire est la condition sine qua non pour exercer et doit être vérifié avant d’engager des frais d’aménagement des locaux.

Avant l’ouverture : siège, représentation et inscription

Le siège social peut être établi dans des locaux loués, au domicile d’une personne impliquée ou via un fiduciaire. Alternativement, on peut apposer le nom de la société sur la boîte aux lettres ou attribuer à la société un domicile sous la forme d’une adresse « chez » (c/o).

Toute personne ne résidant pas en Suisse doit en outre disposer d’un représentant fiscal. Il ne s’agit pas d’une simple adresse de correspondance : celui-ci reçoit le courrier et a l’obligation de le conserver pendant dix ans. Il sert d’interface avec les autorités locales et doit donc maîtriser la langue du canton choisi. Il doit également connaître les obligations et les délais fiscaux helvétiques.

L’inscription se demande à l’Office du Registre du commerce au moyen d’un formulaire spécifique. La documentation varie selon la forme juridique ; pour une entreprise individuelle lancée par un frontalier, il convient de vérifier auprès de l’Office du Registre du commerce compétent si et quand l’inscription est nécessaire.

L’entreprise individuelle ne requiert pas de capital social et entraîne des coûts limités, ce qui la rend adaptée pour tester une idée. Les SARL et SA exigent en revanche, entre autres, l’établissement des statuts. Un business plan n’est pas obligatoire pour la constitution, mais permet aux banques, investisseurs et partenaires d’évaluer le projet. Il est utile lors de la négociation d’un financement ou d’un bail.

Sur le plan des coûts, les postes à prévoir sont : les frais d’enregistrement de l’entreprise, les frais juridiques et notariaux, les taxes d’inscription au Registre du commerce, les coûts d’obtention des licences ou autorisations nécessaires dans le secteur choisi et les frais opérationnels. Comme les procédures et les exigences varient d’un canton à l’autre, il est conseillé de demander à l’office compétent du canton choisi la liste actualisée des documents dès la phase de choix du siège.

Forme juridique : entreprise individuelle vs. société (SARL/SA) au Tessin

AVS, TVA et obligations fiscales

La gestion fiscale et prévoyance sociale suit l’obtention des autorisations et la constitution. Pour un travailleur frontalier qui lance une entreprise individuelle, l’ouverture du dossier AVS fait partie des démarches à considérer.

L’assujettissement à la TVA doit être évalué en fonction du type et du volume de l’activité. S’ajoutent à cet ensemble la définition des contrats de travail et le respect des normes relatives au personnel en cas d’embauche de salariés.

La forme juridique détermine quelles impôts entrent en jeu. Le choix entre l’entreprise individuelle et la société n’est pas seulement une question de responsabilité et d’image, mais influence les déclarations à présenter et la comptabilité à tenir.

Le cadre fiscal n’est pas uniforme dans toute la Suisse. Pour une activité au Tessin, les impôts applicables doivent être vérifiés en tenant compte de la forme juridique et du lieu où l’entreprise exerce son activité.

Le représentant fiscal reçoit le courrier et a l’obligation de le conserver pendant dix ans. La comptabilité doit être mise en place dès le début pour alimenter tant la déclaration fiscale que, le cas échéant, l’assujettissement à la TVA. Si l’on ouvre des locaux traitant des denrées alimentaires, les démarches incluent également l’ouverture du dossier AVS et la vérification de l’assujettissement à la TVA si applicable.

Autorisations communales et cantonales : construction et hygiène

Au Tessin, l’article 7 de la Loi sur les établissements hôteliers et la restauration (LEhr) du 1er juin 2010 attribue aux communes la compétence, dans le cadre du permis de construire, pour l’examen des aspects structurels des établissements. Pour l’aptitude des locaux destinés aux denrées alimentaires, l’avis sanitaire du Laboratoire cantonal du Département de la santé et des affaires sociales est obligatoire et contraignant (m4.ti.ch).

Le Laboratoire cantonal est consulté par l’Office des demandes de construction selon les principes de la Loi sur la coordination des procédures. L’avis hygiénico-sanitaire arrive donc dans le cadre de la demande de construction, et non comme une autorisation séparée à demander ultérieurement (m4.ti.ch).

Les exigences structurelles sont fixées au chapitre six du Règlement de la loi sur les établissements hôteliers et la restauration (RLEhr) du 16 mars 2011, articles 34 à 52. Pour ce qui relève de la compétence du Laboratoire cantonal, les articles de référence sont les articles 34 à 37 du RLEhr.

À ceux-ci s’ajoutent les exigences fédérales de l’Ordonnance du DFJP sur les exigences hygiéniques pour le traitement des denrées alimentaires (OHyD) du 16 décembre 2016, notamment le chapitre 2 (articles 6 à 19) et le chapitre 3 (article 20). Concevoir les locaux sans tenir compte des deux niveaux expose au risque de devoir refaire le projet après l’avis sanitaire.

La demande adressée au Laboratoire cantonal doit contenir des éléments précis. La définition exacte du type d’établissement selon le chapitre cinq du RLEhr est requise. Un plan à l’échelle 1:50 (ou 1:100 si suffisamment détaillé) indiquant les dimensions de tous les locaux où seront manipulées des denrées alimentaires (cuisine, bar et similaires) est nécessaire.

Le plan doit indiquer l’emplacement des éviers, des locaux accessoires à la cuisine (économat, local pour le matériel de nettoyage, magasin, office, chambres froides ou congélateurs) et des locaux destinés au personnel chargé de la préparation (toilettes et vestiaires). Le nombre de places prévues, intérieures et extérieures, doit être indiqué.

Le calcul de la surface de la cuisine conformément à l’article 36 du RLEhr est requis. Font exception les établissements de type café, bar, pub et débit de boissons, pour lesquels s’applique l’article 37 du RLEhr.

Ouvrir un bar ou un restaurant : autorisations spécifiques et délais

Au Tessin, pour lancer une activité commerciale dans la restauration — bar, restaurant ou pizzeria, à l’exclusion des pizzerias à emporter — le Diplôme cantonal d’exploitant est requis. Il certifie la préparation du titulaire en matière de gestion et de sécurité alimentaire. La formation est organisée par GastroTicino, l’association professionnelle des restaurateurs du canton.

Il s’agit d’une exigence personnelle : elle concerne le titulaire, et non les locaux. Elle doit être planifiée à l’avance car elle conditionne la possibilité même d’ouvrir, indépendamment de l’état des travaux d’aménagement.

Le type d’établissement détermine les exigences structurelles. Les établissements où il n’est pas permis de cuisiner (cafés, bars, pubs, débits de boissons) requièrent un local de préparation d’au moins 10 m², conformément à l’article 37 du RLEhr.

Les établissements où il est permis de cuisiner (snack-bars, restaurants, auberges, grotti et similaires) requièrent une cuisine dont la surface est proportionnelle au nombre de places, avec un minimum de 16 m², conformément à l’article 36 du RLEhr. Le choix entre un concept sans cuisine et un avec cuisine impacte donc non seulement les coûts d’aménagement, mais aussi les mètres carrés nécessaires et la capacité réalisable.

Suivent les inscriptions requises par la forme juridique et les demandes d’autorisations communales nécessaires, à présenter à la commune où l’on entend exercer. Pour les établissements hôteliers et de restauration, l’autorité tessinoise compétente pour l’application de la réglementation est le Service des autorisations, du commerce et des jeux (m3.ti.ch).

Suivent la conformité aux directives HACCP pour la sécurité alimentaire, l’ouverture du dossier AVS et l’assujettissement à la TVA si applicable. Enfin, la définition des contrats de travail et le respect des normes relatives au personnel.

L’avis sanitaire du Laboratoire cantonal sur la surface et l’aptitude des locaux s’inscrit dans la procédure de construction communale. Il doit donc être prévu avant de commander l’équipement de cuisine.

Exigences structurelles pour les locaux de restauration au Tessin

Dans quel ordre demander les autorisations

Premièrement : vérifier la nationalité, le lieu de résidence et le secteur d’activité. Cela permet de comprendre si une autorisation de séjour ou de travail est nécessaire et s’il existe des licences sectorielles telles que le titre cantonal d’exploitant.

Deuxièmement : décider de la forme juridique et s’assurer d’un siège social en Suisse. Si la société est représentée par un tiers, un représentant résident et un pouvoir de signature inscrit sont nécessaires. Troisièmement : s’inscrire au Registre du commerce avec la documentation correspondant à la forme choisie. Ce n’est qu’à ce stade qu’il convient de s’engager sur les locaux et l’équipement.

Quatrièmement : présenter la demande de construction à la commune. Pour les locaux traitant des denrées alimentaires, l’approbation hygiénique est obligatoire et contraignante et intervient dans le cadre de cette procédure. Cinquièmement : compléter les licences sectorielles (pour la restauration, le diplôme ; pour les établissements publics, ce que le canton exige). Sixièmement : ouvrir le dossier AVS et évaluer l’assujettissement à la TVA au démarrage effectif.

Septièmement : préparer les contrats de travail et les formalités relatives au personnel. Huitièmement : effectuer les vérifications finales des locaux avant l’ouverture. Inverser les deux premières étapes est l’erreur la plus coûteuse : louer un local avant de savoir si le projet de construction et l’avis sanitaire seront approuvés. Les surfaces minimales et les locaux accessoires exigés par le RLEhr et l’OHyD doivent donc être pris en compte dès la phase de conception, afin d’éviter de devoir refaire le projet après l’avis.

Les autorités et registres cités sont l’autorité cantonale compétente pour les migrations ou le marché du travail, le Secrétariat d’État aux migrations (SEM), l’Office du Registre du commerce, la commune, le Service des autorisations, du commerce et des jeux et le Laboratoire cantonal du Département de la santé et des affaires sociales ; pour l’affiliation AVS, on se réfère à la caisse de compensation AVS compétente. Pour le titre d’exploitant, la formation est organisée par GastroTicino. Les références légales invoquées sont le Code des obligations (art. 814 al. 3 CO et art. 718 al. 4 CO), la LEhr et le RLEhr pour le Tessin, ainsi que l’OHyD.