Registre du commerce, statistiques OFS et annuaires privés : les différences

Le Registre du commerce : source officielle et consultation gratuite

Le Registre du commerce est le registre public des entités juridiques. Les informations du registre principal sont consultables gratuitement via internet. Elles comprennent le numéro d'identification des entreprises (IDE), la forme juridique, la date d'inscription, la raison sociale ou le nom avec d'éventuelles traductions, le siège et l'adresse ainsi que d'autres adresses éventuelles.

Elles incluent également le capital (actions, parts sociales, etc.), les apports en nature éventuels, les reprises de biens ou les compensations de créances, le but social, la date des statuts, la forme des communications officielles aux actionnaires ou associés et les succursales.

Sont aussi inclus les numéros et dates d'inscription au journal quotidien, les publications dans la Feuille officielle suisse du commerce (FOSC) avec numéro, date et page, ainsi que les données personnelles des personnes inscrites dans chaque entité juridique, avec leur fonction et leur droit de signature.

Celui qui consulte le registre doit savoir ce que la recherche renvoie par défaut et ce qu'elle exclut. La recherche ne couvre que les entités juridiques actives, non radiées. Elle couvre les raisons sociales ou noms actuels, pas les précédents ou modifiés. Elle ne concerne que les personnes actuellement inscrites, pas celles qui ont été radiées.

Ainsi, une raison sociale modifiée, une entité radiée ou un administrateur démissionnaire n'apparaissent pas dans le résultat. Pour élargir la recherche, il faut sélectionner les critères correspondants. Lors des vérifications de contrepartie, l'absence d'un nom dans une recherche standard n'équivaut pas à l'absence d'inscriptions antérieures.

Où et comment chercher : registres cantonaux, Zefix et recherche par personne

Le choix de l'outil dépend de l'information de départ. Si le siège est connu, on peut chercher directement dans la base de données du canton concerné, au Tessin ou dans d'autres cantons suisses. Si seule la dénomination ou le nom est connu, mais pas le siège, il faut chercher dans toute la Suisse via l'Index central des raisons de commerce, Zefix (www.zefix.ch). La recherche peut se faire par raison sociale ou nom, ou par numéro d'identification de l'entité juridique.

Dans les registres cantonaux, on peut également rechercher une personne et vérifier dans quelles entités juridiques elle est inscrite. Le champ de recherche peut être restreint à une forme juridique déterminée ou à un siège spécifique. D'autres critères permettent de chercher dans des rubriques spécifiques du registre principal, par exemple le but social ou les observations relatives au capital. Les critères sont combinables.

Dans le registre cantonal, il suffit de saisir une séquence de trois caractères dans l'espace de recherche pour sélectionner la dénomination. Avec la séquence « fag », par exemple, le système propose entre autres « Fag gi legnami SA », « Con fag tappeti SA » et « Agence Amedeo Fag gioli ».

OFS et USTAT : statistiques publiques, pas une liste d'entreprises

Les statistiques officielles constituent une activité distincte du Registre du commerce. L'entrée en vigueur de la loi fédérale sur la statistique en 1993 a marqué une étape importante pour l'organisation et la coordination de la statistique suisse. Depuis lors, l'Office fédéral de la statistique (OFS) a été officiellement chargé de la coordination de l'activité statistique à l'échelle nationale.

La loi prévoyait également la constitution d'une Commission fédérale de la statistique, avec des représentants des milieux économiques, des producteurs et des utilisateurs de statistiques. Elle prévoyait en outre REGIOSTAT comme lieu de contact entre l'OFS et les régions, et FEDESTAT comme point de rencontre entre les producteurs fédéraux et l'OFS.

Au niveau cantonal également, une unité responsable de la statistique cantonale a été désignée, servant de point de référence et d'interlocuteur privilégié dans les contacts avec l'OFS : pour le Tessin, il s'agit de l'Ustat. Les offices de statistique des cantons et des villes se sont réunis au sein d'une conférence (CORSTAT), elle-même organisée en deux conférences régionales : CORT, qui regroupe les offices romands et tessinois, et DRSA, qui regroupe les offices de Suisse alémanique.

L'organisation de la statistique cantonale est fortement influencée par celle de la Confédération, dont les relevés couvrent en grande partie aussi la réalité cantonale. La Charte de la statistique publique suisse, signée par la majorité des offices régionaux et élaborée en tenant compte des principes promulgués par l'ONU, fixe des principes tels que le mandat d'information, l'indépendance scientifique, l'accessibilité de l'information, sa qualité et la protection de la personnalité.

Le Conseil éthique de la statistique publique, dont la gestion est une tâche importante de la SSS-O, est chargé de contribuer à la promotion et à l'application de ces principes fondamentaux.

La conséquence pratique pour ceux qui consultent ces données est la suivante : les statistiques décrivent des phénomènes agrégés — nombre d'entreprises et leurs dimensions, employés, surfaces, évolutions sectorielles — et servent à des analyses et des comparaisons. Elles ne certifient ni n'attestent la situation d'une entreprise individuelle. Celle-ci reste documentée par l'inscription au Registre du commerce et par les publications dans la FOSC.

Outils privés pour indépendants et entreprises non inscrites

Une entreprise individuelle peut facturer ses clients dès le premier jour d'activité, même sans numéro TVA. Le statut d'indépendant en entreprise individuelle se déclare auprès de la caisse de compensation AVS de son canton, par exemple l'OCAS à Genève. C'est cette caisse qui valide le statut et perçoit les cotisations AVS/AI/APG.

En dessous de CHF 100'000 de chiffre d'affaires annuel, l'indépendant n'est pas assujetti à la TVA et facture hors TVA. L'inscription au Registre du commerce n'est obligatoire qu'à partir d'un volume d'affaires annuel de CHF 100'000 pour une entreprise individuelle ; en dessous de ce seuil, elle reste facultative. Lors de cette inscription, le numéro IDE au format CHE-XXX.XXX.XXX est attribué.

Les factures doivent respecter les indications prévues par le Code des obligations et la loi sur la TVA. Elles nécessitent les coordonnées de l'émetteur et du client, un numéro de facture unique, la date d'émission, une description précise de la prestation, le montant total en CHF et les modalités de paiement.

Les personnes assujetties à la TVA doivent en outre indiquer le numéro TVA, le taux appliqué et le montant de la TVA séparé du montant net. La facture QR est le standard de paiement en vigueur en Suisse depuis le 30 septembre 2022, en remplacement des anciens bulletins de versement.

Toutes les factures doivent être conservées pendant 10 ans, sous forme papier ou électronique. Il existe sur le marché des plateformes privées de facturation, même avec des plans gratuits limités en nombre de factures mensuelles.

Un second canal de visibilité est le domaine « .swiss ». En juin 2023, le Conseil fédéral a décidé d'assouplir les conditions fixées dans l'ODIn pour l'attribution de ces domaines Internet. L'accès a été étendu aux personnes physiques domiciliées en Suisse et aux Suisses de l'étranger, de sorte que même les entreprises individuelles non inscrites au Registre du commerce, comme les architectes ou les artisans, puissent acquérir un nom de domaine.

Pour une personne physique, la dénomination demandée doit, en principe, contenir un ou plusieurs noms de famille ou autres noms attestés dans le registre de l'état civil. Les domaines et plateformes privées augmentent la trouvabilité commerciale, mais ne remplacent pas le Registre du commerce et n'en ont pas la valeur probante.

Événements clés dans l'évolution de la réglementation des domaines .swiss

Registre, statistiques et annuaires privés : trois finalités différentes

Les trois sources se distinguent par leur origine, leur finalité, le type de données et leur mise à jour. Le Registre du commerce a une source publique, une finalité de publicité légale et de certification, et des données ponctuelles sur des entités juridiques individuelles : IDE, forme juridique, siège, but, capital, personnes ayant le droit de signature, publications FOSC. Il se met à jour avec les inscriptions, modifications et radiations ; la consultation standard ne montre que les entités actives, les raisons sociales actuelles et les personnes actuellement inscrites.

Les statistiques de l'OFS et de l'USTAT ont une source publique mais une finalité cognitive et de planification. Elles produisent des données agrégées sur des phénomènes économiques et sociaux, coordonnées au niveau fédéral et cantonal, et ne contiennent aucune attestation concernant une entreprise individuelle.

Les annuaires et services privés — registres commerciaux de visibilité, plateformes de facturation, noms de domaine — ont une source privée et une finalité de visibilité commerciale. Ils peuvent inclure des sujets non inscrits au Registre du commerce, comme les entreprises individuelles avec un chiffre d'affaires annuel inférieur à CHF 100'000. Cependant, ils ne certifient pas l'existence juridique, la forme sociétaire ou les pouvoirs de signature de ceux qui y figurent.

Comparaison entre le Registre du commerce, les statistiques OFS/USTAT et les annuaires privés