Entretiens d'entreprise : comment vérifier les déclarations avec des sources publiques

Pourquoi confronter les déclarations de l'entreprise aux registres

En Suisse, le registre du commerce constitue une source publique d'informations économiques et juridiques. L'objectif affiché est de renforcer la sécurité juridique et la confiance dans les relations commerciales. Les faits juridiquement pertinents concernant les entreprises sont publiés dans la Feuille officielle suisse du commerce (FOSC). La plateforme fédérale Zefix offre un accès centralisé pour rechercher les dénominations sociales et consulter les informations du registre dans toute la Suisse.

Pour celui qui mène un entretien, une partie des affirmations de l'interlocuteur est déjà inscrite dans un registre consultable. Elles ne doivent pas être évaluées uniquement sur la base d'une impression.

La première étape pratique consiste à séparer les déclarations en deux groupes. Les faits inscrits — raison sociale, siège, forme juridique, but, capital social, personnes autorisées à signer, administrateurs, associés, succursales et état actuel de l'entité — se vérifient directement. Les affirmations relatives à la stratégie, à la qualité, à la solidité financière ou aux projets ne sont pas couvertes par le registre. Elles restent non vérifiées et doivent être présentées comme telles. Notez les premières en reprenant la formulation exacte de l'interviewé : cela détermine ce qu'il faut chercher dans le registre.

Le document dépend de l'usage. L'extrait actuel est le plus courant et affiche les informations actuellement enregistrées ; il suffit souvent pour les contrôles initiaux, les vérifications internes, le développement commercial et les premières phases de due diligence, et dans de nombreux cantons, il peut être consulté ou téléchargé gratuitement en ligne sous forme non certifiée.

Lorsqu'une preuve formelle est requise — les banques, les tribunaux, les notaires, les autorités, les investisseurs ou les contreparties étrangères demandent souvent cette version — il faut obtenir l'extrait certifié. Il confirme le contenu du registre sous forme officielle et se commande auprès de l'office cantonal du registre du commerce compétent.

Différences entre les extraits du registre du commerce : actuel, certifié et historique

Identité, siège et forme juridique : le premier contrôle avec Zefix et le registre du commerce

Le point de départ dépend des informations disponibles. Si le siège est connu, on consulte la base de données du canton concerné ou celle d'autres cantons. Si le siège est inconnu et que seule la dénomination sociale est connue, la recherche doit être étendue à toute la Suisse via l'Index central des firmes sur Zefix. La recherche peut utiliser la dénomination sociale ou le numéro d'identification de l'entité juridique. Dans les registres cantonaux, il suffit de saisir trois caractères pour sélectionner l'entreprise.

La consultation gratuite via internet du registre principal offre, entre autres, les données suivantes : numéro d'identification des firmes, forme juridique, date d'inscription au registre du commerce, firme ou dénomination avec d'éventuelles traductions, siège et coordonnées, ainsi que d'autres adresses le cas échéant.

Suivent le capital (capital-actions, capital de participation, capital social), d'éventuels apports en nature et reprises de biens, le but, la date des statuts, la forme des communications officielles aux actionnaires ou aux associés.

Sont également incluses les succursales, les numéros et dates d'inscription au registre journalier, les publications dans la FOSC avec numéro, date et page, ainsi que les données personnelles des personnes inscrites avec leur fonction et leur droit de signature.

Lors de l'entretien, ces données servent à une comparaison précise. La raison sociale déclarée correspond-elle à celle inscrite ? Le siège indiqué est-il celui enregistré ? La forme juridique (SA, Sàrl, coopérative, etc.) est-elle celle que l'interlocuteur laisse entendre ?

Si l'activité décrite ne trouve pas d'écho dans le but inscrit, vous avez un point à clarifier. Il en va de même si une présence dans un canton est revendiquée sans succursale. Ce n'est pas une preuve d'irrégularité : c'est une question fondée sur une donnée publique.

Sources publiques pour la vérification des entreprises en Suisse

Qui parle au nom de l'entreprise ? Personnes inscrites, rôles et droit de signature

Dans les registres cantonaux, il est possible de rechercher une personne et de vérifier dans quelles entités juridiques elle est inscrite. Le champ de recherche peut être restreint à une forme juridique déterminée ou à un siège spécifique, avec des critères supplémentaires pour des rubriques spécifiques du registre principal, par exemple le but ou les observations relatives au capital ; les critères sont combinables.

Étant donné que le registre contient les données personnelles des personnes inscrites dans chaque entité juridique et, le cas échéant, l'indication de la fonction et du droit de signature, la vérification s'effectue à deux niveaux : si la personne figure dans l'entité et avec quel rôle inscrit (administrateur, associé, autorisé à signer). Si l'interviewé se présente comme représentant de l'entreprise, le registre indique si cette représentation est inscrite et sous quelle forme.

Il faut connaître les limites avant de tirer des conclusions. Les recherches standard ne concernent que les entités actives (non radiées), les firmes ou noms actuels (ni précédents ni modifiés) et les personnes actuellement inscrites (non radiées). Pour étendre la recherche, il faut sélectionner les critères correspondants. Ainsi, si une personne n'apparaît pas dans une recherche standard, il n'est pas prouvé qu'elle n'a jamais occupé ce rôle : si l'entretien porte sur des rôles passés, la vérification doit être configurée avec des critères étendus et un extrait historique.

Modifications, sièges précédents et publications : reconstituer la chronologie avec la FOSC et les extraits historiques

Les publications dans la Feuille officielle suisse du commerce figurent parmi les informations du registre avec numéro, date et page. Elles permettent de retrouver les publications d'une entité et de les situer dans le temps, au lieu de se limiter à l'état actuel. Si des affirmations sur des changements societaries émergent lors de l'entretien, la séquence des publications est la référence avec laquelle les comparer.

Pour reconstituer les modifications passées, on utilise l'extrait historique du registre du commerce. Il peut inclure d'anciennes raisons sociales, d'anciens sièges, des personnes précédemment autorisées à signer, d'anciens administrateurs ou des informations antérieures sur le capital. C'est l'outil approprié si l'interlocuteur affirme, par exemple, que l'entreprise a changé de nom, que le siège a été déplacé, que l'administrateur a changé ou que la composition des associés a été modifiée.

L'erreur à éviter est de traiter l'extrait actuel comme s'il racontait toute l'histoire de l'entreprise : il montre les informations actuellement enregistrées, pas les étapes précédentes. Si la vérification concerne un fait du passé et que vous ne disposez que de l'extrait actuel, vous n'avez pas les éléments pour le confirmer ni pour l'infirmer.

Changements importants dans l'accès aux informations sur les entreprises en Suisse

Numéros TVA, IDE et attestations : ce qui peut être contrôlé auprès de l'AFC

Le numéro TVA se compose du numéro d'identification des entreprises (IDE) avec le complément « TVA » ; le format est donc du type CHE-123.456.789 TVA. L'IDE identifie l'entreprise, le numéro TVA en est la déclinaison aux fins de la taxe sur la valeur ajoutée.

Sur le portail de l'AFC, l'entreprise elle-même peut vérifier si elle est assujettie à la TVA et, le cas échéant, procéder à l'inscription correspondante. Le portail comprend également la demande d'attestations par l'entreprise. L'attestation d'entreprise TVA est nécessaire à l'étranger comme preuve pour la restitution de la TVA étrangère dans le cadre de la procédure de remboursement et pour l'inscription en tant que contribuable. L'attestation d'inscription TVA sert de preuve de l'inscription au registre suisse des contribuables TVA. L'accès s'effectue via login sur la page d'accueil de l'AFC ou dans l'ePortal, en s'enregistrant avec le service d'authentification des autorités suisses AGOV.

La force probante doit être circonscrite : une attestation confirme l'inscription, pas la solidité économique de l'entreprise ni la véracité de chaque déclaration de l'entreprise. Elle répond à la question « cette entreprise est-elle inscrite aux fins de la TVA et peut-elle le documenter ? », pas à celle « cette entreprise est-elle fiable ? ». Comme les fonctions du portail de l'AFC sont conçues pour l'entreprise elle-même, celui qui mène un entretien ne peut pas contrôler autonomement la position TVA d'un tiers : si la vérification est pertinente, l'attestation doit être demandée à l'interlocuteur ou à l'entreprise. Si elle est présentée pendant l'entretien comme preuve de fiabilité globale, la distinction doit rester explicite dans votre évaluation.

Ayants droit économiques et informations non publiques : attentes et limites

À partir du 1er octobre 2026, le nouveau Registre suisse de la transparence entrera en vigueur en Suisse. À partir de cette date, la majorité des personnes morales devront communiquer à la Confédération leurs ayants droit économiques. La base légale est la loi fédérale sur la transparence des personnes morales (LTPM) ; l'objectif est de renforcer la lutte contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme et d'accroître la transparence sur les structures d'entreprise.

L'obligation concerne notamment les sociétés anonymes (SA), les sociétés à responsabilité limitée (Sàrl), les coopératives, les fondations et autres personnes morales de droit suisse, ainsi que les entités juridiques étrangères ayant un lien avec la Suisse. Les ayants droit économiques, personnes physiques, doivent être déclarés, généralement à partir de 25 pour cent du capital ou des droits de vote. La déclaration s'effectue exclusivement au format numérique et gratuitement via la plateforme EasyGov.swiss ; la tenue du registre incombe à l'Office fédéral de la justice (OFJ).

Le registre n'est pas public. Seules les autorités de poursuite pénale compétentes et les intermédiaires financiers y ont accès, dans la mesure où cela est nécessaire dans le cadre de leurs obligations de diligence prévues par la loi. La conséquence pour celui qui mène un entretien est nette : la titularité effective n'est pas vérifiable à partir de sources ouvertes. Si l'entretien porte sur la structure de contrôle, notez par écrit qu'il s'agit d'un élément non contrôlable publiquement et évaluez quels documents la contrepartie est disposée à fournir volontairement.

Méthode de vérification pour un entretien : croiser les sources et documenter les étapes

Le flux opérationnel s'articule en étapes répétables. Premier : lister les déclarations vérifiables recueillies lors de l'entretien, avec la formulation exacte. Deuxième : associer à chacune la source officielle pertinente. Pour l'identité, le siège, la forme juridique, le capital, le but, les personnes et la signature : Zefix et registre cantonal. Pour les modifications : FOSC et extrait historique. Pour l'IDE, la TVA et les attestations : AFC, dans les limites où l'entreprise elle-même les rend disponibles. Pour les ayants droit économiques, aucune source ouverte ne doit être indiquée : le registre suisse de la transparence n'est pas public et n'est pas consultable par celui qui mène l'entretien. Troisième : distinguer le type de document requis, c'est-à-dire extrait actuel, certifié ou historique, selon qu'il s'agit d'un contrôle initial, d'une preuve formelle ou d'une reconstitution chronologique. Quatrième : croiser les sources au lieu de s'arrêter à la première. Cinquième : conserver une copie ou une capture d'écran de ce qui a été consulté et indiquer la date de consultation.

En pratique, il convient de commencer par Zefix pour identifier correctement l'entité et son numéro d'identification, puis de passer au registre cantonal compétent pour le détail de la position et pour les publications dans la FOSC. Si l'entretien aborde des noms, des sièges ou des rôles passés, l'extrait actuel ne suffit pas : des critères de recherche étendus et un extrait historique sont nécessaires. S'il touche à la position fiscale, les fonctions du portail de l'AFC s'adressent à l'entreprise elle-même (inscription et attestations) : pour un contrôle au cours d'un entretien, il faut demander à l'interlocuteur de fournir l'attestation.

La documentation finale doit indiquer pour chaque point la source consultée, la date de la consultation et ce qui reste non vérifié. Les registres et les attestations photographient une situation à un moment donné et les inscriptions changent avec le temps ; sans la date, une vérification n'est pas reproductible et n'est pas contestable. Séparez également, de manière visible, les faits constatés dans les registres des affirmations de l'interviewé qu'aucune des sources invoquées ne confirme.