Gründungskosten einer KMU in der Schweiz: Zu berücksichtigende Posten

Vor der Eröffnung: drei Kategorien von Ausgaben

Die Ausgaben bei einer Gründung lassen sich in drei Gruppen unterteilen, die in separaten Listen geführt werden sollten. Die einmaligen Kosten fallen nur einmal an: Gründungsurkunde, Eintragung im Handelsregister, Beratungshonorare, Kontoeröffnung. Das gesetzlich vorgeschriebene Mindestkapital der gewählten Rechtsform ist separat zu betrachten: Es handelt sich nicht um eine operative Ausgabe, sondern um einen Betrag, der für die Gründung bereitgestellt werden muss.

Konkret umfasst die Liste der Posten: Mindestkapital, Gründungsurkunde und Honorare, Gebühr für die Handelsregistereintragung, Kontoeröffnung, Miete, Löhne und Sozialabgaben, Versicherungen, Arbeitsmittel, obligatorische Weiterbildung, Lizenzen und Cloud-Dienste sowie Beratungen. Jeder Posten sollte mit einem geschätzten Betrag versehen werden, auch wenn die Schätzung nur grob ist.

Zur ersten Orientierung: Eine GmbH erfordert ein Mindestkapital von 20'000 Franken; eine AG benötigt 100'000 Franken, wovon mindestens 50'000 bei der Gründung eingezahlt werden müssen. Ohne das Kapital betragen die geschätzten Gründungskosten 500–1'000 Franken für eine Einzelfirma, 3'000–5'000 Franken für eine GmbH und 4'000–8'000 Franken für eine AG.

Die wiederkehrenden Kosten fallen monatlich an: Miete, Löhne, Versicherungen, Arbeitsmittel, obligatorische Weiterbildung. Sie zeigen auf, wie viel das Unternehmen verbraucht, bevor der erste Franken eingenommen wird.

Werden die drei Kategorien vermischt, entstehen Schätzfehler. Das Mindestkapital darf nicht mit den laufenden Kosten verwechselt werden: Es muss separat finanziert werden. Der Bedarf an persönlicher Liquidität oder externer Finanzierung ergibt sich aus der Summe der drei Positionen: einzuzahlendes Kapital, einmalige Kosten und wiederkehrende Kosten der Monate vor den ersten Einnahmen.

Der praktische Ausgangspunkt ist, den Betrag des für die gewählte Rechtsform erforderlichen Kapitals festzuhalten. Darunter sind die einmaligen Kosten mit einer Schätzung pro Posten und einer Gesamtsumme für die unsichereren Positionen aufzuführen. Anschliessend wird für jede monatliche wiederkehrende Kostenposition eine Zeile erstellt und mit der Anzahl Monate multipliziert, die benötigt werden, bis die Einnahmen die Ausgaben decken.

Zwei Formalitäten werden nicht mit einer Rechnung bezahlt, gehören aber dennoch in die Liste. Die Anmeldung im Handelsregister erfolgt bei der zuständigen kantonalen Behörde, welche die Gebühr erhebt. Die Anmeldung bei der kantonalen AHV-Ausgleichskasse für Selbstständigerwerbende ist kostenlos.

Posten, die in der Gründungsliste schriftlich festgehalten werden müssen

Einzelfirma, Kollektivgesellschaft, GmbH oder AG: Wie stark die Rechtsform ins Gewicht fällt

Die Rechtsform bestimmt die Grössenordnung der Gründungskosten. Gemäss AXA verursacht die Gründung einer Einzelfirma geringe Kosten. Bei Kapitalgesellschaften ändert sich die Struktur der Gründung, und zumindest das für die gewählte Form vorgesehene Mindestkapital muss berücksichtigt werden.

Für die Gründung einer GmbH ist ein anfängliches Mindestkapital von 20'000 Franken erforderlich.

Die Kollektivgesellschaft verursacht wie die Einzelfirma geringe Gründungskosten. Ein für Kapitalgesellschaften vorgeschriebenes Mindestkapital ist nicht erforderlich.

Für die Aktiengesellschaft ist ein Mindestkapital vorgesehen; für den genauen Betrag empfiehlt es sich, die aktuelle offizielle Quelle zu konsultieren. Die Rechtsformen und Mindestkapitalien sind anhand der offiziellen Quellen zu überprüfen.

Bei der AG beträgt das minimale Aktienkapital 100'000 Franken, wovon mindestens 50'000 bei der Gründung eingezahlt werden müssen. Der Rest kann später eingezahlt werden.

Bei der Aktiengesellschaft fallen notarielle Kosten und Einschreibegebühren an, die fallweise zu budgetieren sind; für eine zuverlässige Schätzung sollte beim gewählten Notar oder Berater ein Offert eingeholt werden.

Die richtwertigen Notarkosten betragen 800–1'500 Franken für eine GmbH und 1'200–2'500 Franken für eine AG, mit Spitzenwerten bis zu 3'000 Franken für eine AG. Die öffentliche Urkunde, die Statuten und die Einschreibung bleiben separate Budgetposten.

Die Entscheidung sollte unter gleichzeitiger Betrachtung zweier Zahlen getroffen werden: der einmaligen Gründungskosten und des zu beschaffenden Mindestkapitals, das zwar keine Ausgabe ist, aber dennoch finanziert werden muss. Eine GmbH erfordert das angegebene Mindestkapital; eine Einzelfirma verursacht gemäss AXA geringe Gründungskosten. Wenn das Kapital nicht vorhanden ist, ist die kostengünstigere Rechtsform kein Spartrick: Sie ist die einzige finanzierbare Option.

Die Kapitalschwellen sind im Obligationenrecht (OR) festgelegt. Für die GmbH beträgt das Stammkapital mindestens 20'000 Franken, das bei der Gründung voll einzuzahlen ist (Art. 773 und 777c OR). Für die AG beträgt es mindestens 100'000 Franken, wovon mindestens die Hälfte einzuzahlen ist (Art. 620 ff. OR).

Mit der Rechtsform sind auch nicht-monetäre Anforderungen verbunden. Mindestens eine zur Vertretung der GmbH befugte Person muss in der Schweiz domiziliert sein (Art. 814 Abs. 3 OR). Bei der GmbH haften für die Schulden nur das Gesellschaftsvermögen (Art. 794 OR).

Das Mindestkapital ist keine Ausgabe, muss aber finanziert werden

Die 20'000 Franken Mindestkapital für eine GmbH sind keine operative Ausgabe. Sie müssen für die Gründung beschafft und im Gründungsbudget separat von den laufenden Kosten gehalten werden.

Das Stammkapital ist kein verlorener Zuschuss: Es verbleibt in der Gesellschaft und kann die ersten operativen Ausgaben finanzieren, wie Ausstattung, Marketing, Warenlager und die erste Miete.

Für die AG ist ein Mindestkapital vorgesehen; der Betrag und der einzuzahlende Anteil sind anhand der offiziellen Quelle zu überprüfen. Das einzuzahlende Kapital ist die tatsächliche Ausgabe am Tag null und ist zu den einmaligen Kosten zu addieren, nicht zu den wiederkehrenden Kosten.

Für die AG beträgt das Mindestkapital 100'000 Franken, wovon mindestens 50'000 bei der Gründung eingezahlt werden. Das Hinterlegungskonto zur Freigabe kostet richtwertig 100–200 Franken, ähnlich wie bei einer GmbH.

Auswirkung auf die Liquidität der ersten Monate: Der Gründer muss sowohl das Mindestkapital als auch das anfängliche operative Defizit decken, also die wiederkehrenden Kosten, die vor den ersten Einnahmen anfallen. Wird das Kapital als «Startbudget» behandelt, besteht die Gefahr, die tatsächlichen Ausgaben zu unterschätzen.

Die Berechnung erfolgt daher auf zwei Ebenen. Erstens: eingezahltes Kapital plus einmalige Kosten, die Ausgabe am Tag null. Zweitens: wiederkehrende Kosten multipliziert mit der Anzahl Monate bis zum Cashflow-Break-even, plus der privaten Entnahme des Inhabers. Bei einer Einzelfirma oder GmbH ist diese Entnahme oft der vergessene Posten und muss zur Deckung der Grundbedürfnisse wie jede andere Ausgabe geplant werden.

Für die Einzelfirma ist kein Mindestkapital erforderlich. Gemäss der konsultierten Quelle kann für die Gründung einer Einzelfirma auch Kapital aus den Vorsorgekonten der Säule 2 und der Säule 3a verwendet werden.

Einmalige Kosten: Gründung, Beratung und Registrierung

Die typischen einmaligen Posten einer Gründung sind vielfältig. Dazu gehören die Ausarbeitung der Gründungsurkunde und der Statuten bei einem Notar, die rechtliche oder treuhänderische Beratung bezüglich Rechtsform und Steuerregime. Hinzu kommen die Eintragung im Handelsregister mit der entsprechenden Gebühr, die Eröffnung des Geschäftskontos und gegebenenfalls die Ausarbeitung des Businessplans. Für bestimmte Tätigkeiten sind Branchenzulassungen erforderlich: Lebensmittelbereich, Sicherheit, Finanzdienstleistungen.

Die Grössenordnung hängt von der Form ab: Für die Einzelfirma spricht AXA von geringen Kosten; bei Kapitalgesellschaften sind die notariellen und registrierungsbedingten Kosten fallweise zu budgetieren. Für die Registrierungsgebühr im Handelsregister empfiehlt es sich, sich vor der Einreichung des Gesuchs bei der kantonalen Handelsregisterbehörde zu erkundigen. Die Beratung ist der flexibelste Posten: Ein im Voraus vereinbartes Pauschalhonorar vermeidet unerwartete Stundenrechnungen.

Zu den einmaligen Kosten gehört die Einschreibegebühr im Handelsregister. Der Betrag ist nicht überall gleich: Er ist bei der kantonalen Handelsregisterbehörde zu erfragen, welche das Gesuch entgegennimmt und die Gebühr erhebt.

Die Einschreibegebühr im Handelsregister beträgt 120–200 Franken für eine Einzelfirma, die obligatorisch ist, wenn der Jahresumsatz 100'000 Franken übersteigt. Für eine GmbH beträgt sie 550–620 Franken; für eine AG 550–800 Franken.

Die richtwertigen Notartarife betragen 800–1'500 Franken für eine GmbH und 1'200–2'500 Franken für eine AG, mit Spitzenwerten bis zu 3'000 Franken für eine AG.

Das Hinterlegungskonto kostet 100–200 Franken; der Handelsregisterauszug 17 Franken. Die richtwertigen Treuhänderhonorare betragen 500–800 Franken für eine Einzelfirma, 2'500 Franken für eine GmbH und 3'500 Franken für eine AG.

Ohne das Kapital werden die gesamten Gründungskosten auf 500–1'000 Franken für eine Einzelfirma, 3'000–5'000 Franken für eine GmbH und 4'000–8'000 Franken für eine AG geschätzt.

Zwei Massnahmen reduzieren Überraschungen. Schriftlich klären, welche Leistungen im Honorar inbegriffen sind und welche separat fakturiert werden (Büromaterial, Gebühren, beglaubigte Kopien, Registergebühren). Prüfen, ob die erforderlichen Bewilligungen Gutachten, Kurse oder Garantien erfordern: Dies sind Kosten, die vor der Eröffnung anfallen und keine Einnahmen generieren.

Die Grundgebühr des Handelsregisters beträgt 80 Franken für eine Einzelfirma und 160 Franken für eine Gesellschaft in Kollektiv- oder Kommanditform. Die Details der Gebühren sind in der Verordnung über die Gebühren im Handelsregister (SR 221.411.1) festgelegt.

Bei Kapitalgesellschaften ist die Publikation im Schweizerischen Handelsamtsblatt in der Handelsregistergebühr inbegriffen. Die eidgenössische Stempelsteuer auf der Emission ist unter 1 Million Franken befreit.

Monatliche Fixkosten: Miete, Löhne, Versicherungen, Mittel und Weiterbildung

Zu den Fixkosten gehören Löhne, Mieten, Versicherungen, Arbeitsmittel und obligatorische Weiterbildung. Dies sind Posten, die auch bei null Umsatz anfallen und den minimalen monatlichen Bedarf bestimmen: Sie sind einzeln aufzuführen und zu summieren, bevor entschieden wird, ob das Unternehmen tragfähig ist.

In der Schweiz beschränken sich die Löhne nicht auf den Bruttolohn. Zum Brutto kommen die Arbeitgeberbeiträge und die gesetzlich vorgesehenen Sozialabgaben hinzu. Diese sind je nach Rechtsform und Arbeitsverhältnis zu prüfen und ab der ersten Offerte auf dem Bruttobasis zu berechnen.

Die Anmietung von Geschäftsräumen ist normalerweise ein mehrjähriger Vertrag. Die Verpflichtung ist nicht monatlich, sondern für die gesamte Laufzeit zu betrachten und entsprechend im Budget zu erfassen.

Bei den Betriebsversicherungen – Haftpflicht, Mobiliar und Gebäude, Fahrzeuge – empfiehlt es sich, mehrere Offerten für dieselbe Liste der gedeckten Risiken zu vergleichen. Die Prämien variieren je nach deklarierter Tätigkeit und gewählten Selbstbehalten.

Arbeitsmittel (Ausstattung, Fahrzeuge, Einrichtung, IT) können gekauft oder geleast werden. Leasing reduziert die anfängliche Ausgabe, fügt aber eine feste monatliche Rate hinzu, die unter die wiederkehrenden Kosten und nicht unter die einmaligen Kosten fällt.

Obligatorische Weiterbildung ist nicht für alle Tätigkeiten fakultativ. Sicherheitskurse, Berufsbewilligungen und branchenspezifische Updates verursachen periodische Fixkosten und nicht geleistete Arbeitsstunden, die budgetiert werden müssen.

Die Sozialabgaben des Arbeitgebers umfassen die AHV/IV/EO-Beiträge. Die Anmeldung bei der kantonalen AHV-Ausgleichskasse ist kostenlos: Die Kasse prüft die Unterlagen und entscheidet über den Status als selbstständigerwerbend.

Wer eine Einzelfirma gründet, hat keine Arbeitslosenversicherung: Keine Prämie zu zahlen, aber auch keine Deckung bei einem Rückgang der Tätigkeit. Die vereinfachte Buchführung ist bis zu einem Umsatz von 500'000 Franken zulässig.

Fixkosten und variable Kosten: zwei unterschiedliche Verhaltensweisen im Zeitverlauf

Variable Kosten: Lizenzen, Cloud, Beratungen und IT-Sicherheit

Die variablen Kosten wachsen mit der Aktivität. Zu den typischen Posten gehören Softwarelizenzen, Cloud-Dienste und Beratungen. Hinzu kommen Massnahmen der IT-Sicherheit mit derselben Dynamik.

Mehr Daten, mehr Benutzer und mehr Remote-Zugriffe bedeuten mehr zu verwaltende Tools, zu pflegende Backups und durchzuführende Prüfungen. Die Kosten steigen mit dem Aktivitätsvolumen, nicht mit dem Kalender.

Die Regel zur Schätzung besteht darin, sie an eine messbare Einheit zu koppeln: Kosten pro Benutzer, pro Arbeitsplatz, pro Transaktion, pro Beratungsstunde. Man erhält eine Startschätzung, die sich bei Volumenänderungen automatisch aktualisiert. Beratungen (steuerlich, rechtlich, technisch, Sicherheit) sind der am wenigsten vorhersehbare Posten: Sie sind vom operativen Budget getrennt zu halten und bei konkretem Bedarf mit einem im Voraus vereinbarten Kostenlimit aktiviert.

Die Überwachung erfolgt monatlich: Die variablen Rechnungen sind mit dem tatsächlich realisierten Volumen zu vergleichen und Abonnements, die nicht mit der Nutzung wachsen, zu kündigen. Technologische variable Kosten können an Abonnements gebunden sein; die Versuchung besteht, Dienste «für die Zukunft» zu aktivieren, doch jede inaktive Lizenz ist ein als variabel getarnter Fixkostenposten.

Das Gründungsbudget zusammenstellen: Kapital, einmalige Kosten und erste Monate

Das Gründungsbudget in Franken setzt sich aus drei distincten Blöcken zusammen: Mindestkapital, einmalige Kosten und wiederkehrende Kosten der ersten Monate. Das Kapital hängt von der gewählten Rechtsform ab; die einmaligen Kosten und wiederkehrenden Kosten sind jene, die in den vorherigen Abschnitten beschrieben wurden. Jeder Block ist separat zu führen, da er unterschiedliche Auszahlungszeitpunkte hat.

Die drei Blöcke werden nicht auf dieselbe Weise summiert. Kapital und einmalige Kosten sind konzentrierte Ausgaben am Tag null. Die wiederkehrenden Kosten sind mit der Anzahl Monate zu multiplizieren, die zwischen der Eröffnung und dem Zeitpunkt liegen, an dem die Einnahmen die Ausgaben stabil decken.

Beispiel für eine GmbH: Kapital 20'000 Franken; Notarkosten 800–1'500; Handelsregister 550–620; Hinterlegungskonto 100–200; Treuhänder 2'500. Total ohne Kapital: 3'000–5'000 Franken; Gesamtbudget: 23'000–25'000.

Beispiel für eine AG: Kapital 100'000 Franken, wovon mindestens 50'000 eingezahlt; Notarkosten 1'200–2'500; Register 550–800; Hinterlegungskonto 100–200; Treuhänder 3'500. Total ohne Kapital: 4'000–8'000 Franken; Gesamtbudget: 54'000–108'000.

Beispiel für eine Einzelfirma: Kein Mindestkapital; Handelsregister 120–200 Franken, wenn der Umsatz 100'000 übersteigt; Treuhänder 500–800. Total ohne Kapital: 500–1'000 Franken.

In den drei Beispielen decken die Totalsummen Kapital und einmalige Kosten. Die wiederkehrenden Kosten der Monate vor dem Break-even sind separat zu addieren: Miete, Löhne und Sozialabgaben AHV/IV/EO, Versicherungen, Arbeitsmittel, obligatorische Weiterbildung, Softwarelizenzen, Cloud-Dienste und Beratungen.

Wie viele Monate dies sind, hängt von der Branche und den Zahlungsfristen der Kunden ab. Eine Tätigkeit, die Zahlungsziele gewährt, muss den gesamten Inkassozyklus decken, nicht nur den ersten Monat. Hinzu kommt die private Entnahme des Inhabers, die im Budget als fester Posten erfasst werden muss.

Die Marge für Unvorhergesehenes wird auf Basis der unsichersten Posten aufgebaut, nicht durch Anwendung eines Prozentsatzes auf alles. Typische Kandidaten sind: längere als erwartete Zeiten für Bewilligungen und Einschreibungen, Verzögerungen bei den Einnahmen, Kosten für technologische Anpassungen und Sicherheit, unvorhersehbare Beratungshonorare.

Für jeden wird ein Maximalbetrag geschätzt und geprüft, ob die verfügbare Liquidität diesen deckt. Wenn die Antwort nein lautet, besteht die Entscheidung nicht darin, die Marge zu reduzieren, sondern die Gründung zu verschieben, die fixe Struktur zu verkleinern oder vor der Eröffnung eine externe Finanzierung zu suchen.

Wie sich das Gründungsbudget in vier Schritten zusammensetzt