Répertoires cantonaux et registres publics : comment trouver des entreprises en Suisse

Par où commencer pour trouver une entreprise en Suisse

En Suisse, le registre du commerce est décentralisé : sa tenue relève, en principe, des cantons. Il n'existe pas de guichet unique pour chaque recherche : les inscriptions sont tenues au niveau cantonal et convergent vers un registre central fédéral.

Le premier choix dépend de ce que l'on sait déjà. Lorsque le siège est connu, on effectue la recherche dans la base de données du canton concerné — ou d'autres cantons. Si, en revanche, on ne connaît que la raison sociale ou le nom, sans siège, la recherche doit être étendue à toute la Suisse avec l'Index central des raisons de commerce Zefix (www.zefix.ch).

Au niveau fédéral, l'Office fédéral du registre du commerce (OFRC) exerce la haute surveillance sur la tenue du registre par l'intermédiaire des registres cantonaux. Il contrôle la légalité des inscriptions cantonales et gère un registre central de toutes les entités juridiques inscrites dans les cantons. Ce registre constitue également la base du registre du numéro d'identification des entreprises (IDE). La matière est régie par le Code des obligations (Titre 30 du CO, RS 220).

Registre cantonal : compétence et limites de la recherche

Le registre est tenu par les cantons : les différentes bases de données cantonales ne correspondent pas à une liste nationale unique consultable indistinctement. Le registre central fédéral recueille et rend accessibles les inscriptions cantonales, mais la recherche détaillée reste liée au registre du canton compétent. Si l'on sait où se trouve le siège de l'entreprise, la voie la plus directe est la base de données cantonale.

La recherche peut partir de la raison sociale (ou du nom) ou du numéro d'identification de l'entité juridique. On peut la limiter à une forme juridique ou à un siège déterminé, ou utiliser d'autres critères pour consulter certaines rubriques du registre principal (par exemple le but ou les observations sur le capital). Les critères sont combinables.

Attention aux limites implicites : la recherche ne couvre que les entités juridiques actives (non radiées), les raisons sociales ou noms actuels (non précédents ou modifiés) et les personnes actuellement inscrites (non radiées). Pour l'élargir, il faut sélectionner les critères correspondants.

Si vous connaissez le siège : comment chercher dans le canton

Si l'on connaît le siège, on part de la base de données du registre du commerce du canton compétent. L'accès est similaire, mais l'interface et les fonctions peuvent varier d'un canton à l'autre. En règle générale, on saisit la raison sociale, le nom ou le numéro IDE et l'on applique les filtres disponibles : forme juridique, siège et critères supplémentaires relatifs aux rubriques du registre principal.

Dans les registres cantonaux, on peut aussi rechercher une personne, pour vérifier dans quelles entités juridiques elle est inscrite. C'est une fonction typiquement cantonale, utile lorsqu'on recherche un nom de personne et non une raison sociale.

Le canton du Tessin est un exemple pratique : la page de recherche permet de choisir entre « Rechercher dans le canton du Tessin » et « Rechercher en Suisse ». Dans le registre cantonal tessinois, 3 caractères suffisent dans le champ de recherche pour sélectionner les raisons sociales ou noms correspondants : en saisissant « fag », le système examine entre autres « Fag gi legnami SA », « Con fag tappeti SA » et « Agenzia Amedeo Fag gioli ». Le canton des Grisons tient lui aussi son propre registre du commerce dans le cadre de l'administration cantonale, conformément à l'organisation décentralisée du système.

Si vous ne connaissez pas le siège : utiliser Zefix

Si l'on ne connaît que la raison sociale ou le nom, la recherche doit être effectuée dans toute la Suisse via l'Index central des raisons de commerce Zefix (www.zefix.ch). Zefix permet d'identifier, sur tout le territoire suisse, le siège d'une entité juridique. La consultation individuelle des données publiques du registre central par appel électronique depuis la base de données Internet Zefix est gratuite.

Le registre central tenu par l'OFRC est mis à jour chaque jour et est accessible précisément via Zefix. Des options de filtrage permettent de circonscrire la recherche.

L'offre de Zefix est toutefois limitée aux demandes individuelles : aucun abonnement n'est prévu et il n'est pas possible d'obtenir l'intégralité de la base de données ni des parties de celle-ci. Ceux qui doivent traiter ou intégrer de grands volumes de données doivent emprunter d'autres voies (jeux de données ouverts et API, voir ci-après).

Quelles informations publiques sont consultables

Sur Internet sont gratuitement accessibles, pour les informations inscrites au registre principal : le numéro d'identification des entreprises ; la forme juridique ; la date d'inscription au registre du commerce ; la raison sociale ou le nom avec d'éventuelles traductions ; le siège et l'adresse de contact ; d'éventuelles autres adresses ; le capital (capital-actions, capital de participation, capital social, etc.) ; les apports en nature, les reprises de biens et la compensation de créances, le cas échéant.

Pour ce même registre principal sont en outre accessibles gratuitement sur Internet : le but ; la date des statuts ; la forme des communications officielles aux actionnaires ou aux associés ; les succursales, le cas échéant ; les numéros et dates de l'inscription au registre journalier.

Sont également accessibles les publications dans la Feuille officielle suisse du commerce (FOSC) avec leur numéro, date et page. Le sont aussi les données personnelles des personnes inscrites dans chaque entité juridique et, le cas échéant, l'indication de la fonction et du droit de signature.

Restent exclus de la recherche ordinaire les entités juridiques radiées, les raisons sociales ou noms précédents ou modifiés et les personnes qui ne sont plus inscrites. La recherche standard ne couvre que l'actif et l'actuel. Il n'est en outre pas possible de télécharger en bloc l'intégralité de la base de données, ni d'en obtenir des parties via Zefix.

Homonymies et noms similaires : le contrôle avec Regix

La recherche décrite jusqu'ici sert à trouver une entreprise déjà existante. Le contrôle d'homonymie ou de similitude est différent, utile par exemple avant de choisir une raison sociale ou un nom. L'OFRC tient un registre central de toutes les entités juridiques inscrites dans les cantons : sur cette base, on peut déterminer si des noms ou des sociétés identiques ou similaires ont déjà été inscrits.

Des recherches de ce type peuvent être demandées par voie électronique via www.regix.ch. En alternative, on peut demander à l'OFRC de vérifier si certaines raisons sociales ou noms sont déjà inscrits au registre central ou s'il existe des désignations similaires.

Zefix et les registres cantonaux aident à trouver une entreprise ; Regix sert à évaluer le risque de confusion avec un nom déjà existant.

Données à jour et intégration : opendata et API

Pour traiter ou intégrer des données de base, l'OFRC offre deux canaux. Une partie des données de l'index central des raisons de commerce est accessible sur opendata.swiss. Le jeu de données contient les données de base mises à jour chaque jour des entités juridiques actives inscrites au registre du commerce, telles que la raison sociale ou le nom, le siège et l'adresse de domicile. Il est référencé sur opendata.swiss avec des exemples de requêtes SPARQL exécutables sur ces données.

Outre l'application web Zefix, l'OFRC propose une API REST, avec une documentation publiée en ligne. Pour plus d'informations ou pour demander l'accès, il faut contacter l'OFRC à l'adresse [email protected].

Restent valables les limites générales de l'offre Zefix : demandes individuelles, aucun abonnement et aucune extraction de l'intégralité de la base de données ou de parties de celle-ci. Ceux qui ont besoin d'accès ou d'utilisations particuliers doivent les convenir directement avec l'OFRC.

Attention aux fausses factures et aux annuaires

Des factures qui semblent provenir de l'OFRC (Office fédéral du registre du commerce) circulent. Il s'agit d'une tentative d'escroquerie : seuls les cantons sont responsables des émoluments du registre du commerce, tandis qu'une autorité fédérale n'envoie pas de factures pour les inscriptions au registre du commerce. Avant de payer, il convient d'être vigilant.

Les factures « erronées » peuvent être signalées au SECO par e-mail à l'adresse [email protected]. Il existe en outre le droit de déposer plainte personnellement, en s'adressant au poste de police le plus proche.

Un autre domaine à risque concerne les annuaires et les registres commerciaux privés : le SECO a publié une brochure intitulée « Attention aux pièges des annuaires ! ». Avant de payer une demande liée à une inscription, il convient de vérifier qui est le véritable expéditeur et s'il existe une obligation effective.

Checklist opérationnelle pour la recherche