Autorisations pour ouvrir une entreprise en Suisse : lesquelles et quand

Ce qui détermine les autorisations nécessaires

Quatre variables déterminent les autorisations : la nationalité et le lieu de résidence du fondateur, la forme juridique, le secteur d’activité, le canton et la commune d’implantation. Les conditions pour entreprendre varient considérablement selon la nationalité et le lieu de résidence. Les procédures et les exigences diffèrent d’un canton à l’autre : un même projet peut nécessiter des démarches différentes à Zurich, à Genève ou au Tessin.

À ces variables s’ajoutent trois niveaux d’autorités. La Confédération réglemente l’entrée et le séjour des étrangers. Le canton intervient dans les domaines des établissements hôteliers et de la restauration, ainsi que dans le contrôle des denrées alimentaires par l’intermédiaire du Laboratoire cantonal. La commune délivre le permis de construire et les autorisations communales nécessaires à l’exercice de l’activité sur son territoire.

Exemple : un citoyen UE/AELE résidant en Suisse qui ouvre une raison individuelle dans un secteur sans réglementation spécifique bénéficiera d’un parcours bien plus simple qu’un citoyen d’un État tiers souhaitant ouvrir un restaurant dans un local à aménager. Avant de signer un bail ou de commander du matériel, il convient de clarifier sa nationalité, son lieu de résidence, la forme juridique et le secteur d’activité. C’est à partir de ces éléments que découle la liste effective des autorisations requises.

La liste des autorisations récurrentes comprend le titre de séjour ou de travail (permis B, L ou G), l’inscription au Registre du commerce, l’affiliation AVS et l’assujettissement à la TVA le cas échéant. Au niveau local s’ajoutent le permis de construire communal avec l’avis sanitaire du Laboratoire cantonal et, pour la restauration, le Diplôme cantonal d’exploitant.

Permis de séjour ou de travail : quand est-il nécessaire et quels types

La nationalité détermine le régime applicable. Pour les citoyens UE/AELE, le droit de créer une entreprise est reconnu sans restriction. L’obtention du permis est automatique sur preuve des conditions requises, sous la forme d’un permis B de libre circulation.

Pour les citoyens d’États tiers, la création d’entreprise est possible mais soumise à des conditions, avec un permis B ou L contingenté. Pour les frontaliers, l’activité indépendante est admise avec un permis G. Celui qui ouvre une activité au Tessin depuis l’étranger relève généralement de cette dernière catégorie et doit vérifier à la fois les aspects suisses et le traitement fiscal dans son pays de résidence.

La demande d’autorisation de travail doit être présentée par l’employeur à l’autorité cantonale des migrations ou responsable du marché du travail. Au niveau fédéral, le Secrétariat d’État aux migrations (SEM) fait office d’autorité de référence.

Pour les citoyens d’États tiers, une offre d’emploi ne suffit pas. L’employeur doit respecter la priorité accordée aux travailleurs indigènes et aux ressortissants des pays UE/AELE, et démontrer que les qualifications, ainsi que les conditions salariales et de travail, sont satisfaisantes. Une unité contingente doit également être disponible.

Pour les citoyens UE/AELE, il existe aussi le permis L UE/AELE destiné aux résidents temporaires. Il concerne les personnes pouvant justifier d’un rapport de travail en Suisse d’une durée comprise entre trois mois et un an ; les rapports inférieurs à trois mois par année civile ne nécessitent pas de permis, la procédure de notification en ligne suffisant.

Pour les sociétés (SARL et SA), le domicile et la nationalité du fondateur ne sont, en principe, pas déterminants : un ressortissant étranger résidant à l’étranger peut être associé et administrateur. Deux exigences doivent toutefois être respectées. Premièrement, la société doit avoir son siège statutaire en Suisse.

Selon le Code des obligations, la société doit être représentée par une personne résidant en Suisse. Pour une SARL, il s’agit du gérant ou du directeur (art. 814 al. 3 CO). Pour une SA, il s’agit d’un membre du conseil d’administration ou d’un directeur (art. 718 al. 4 CO).

Selon la pratique des registres du commerce, il suffit que le pouvoir de signature soit inscrit. La personne titulaire du pouvoir de signature n’a pas nécessairement besoin d’être associée.

Il en résulte une conséquence pratique souvent décisive : si le fondateur ne réside pas en Suisse, cette exigence peut être satisfaite en nommant une personne résidente titulaire d’un pouvoir de signature inscrit. Si le fondateur souhaite lui-même travailler durablement en Suisse, un titre de séjour et de travail valide reste indispensable.

Pour la raison individuelle, la question est encore plus directe : le titulaire et l’activité coïncident. Le permis personnel du titulaire est la condition sine qua non pour exercer, et doit être vérifié avant d’engager des frais d’aménagement des locaux.

Avant l’ouverture : siège, représentation et inscription

Le siège statutaire peut être établi dans des locaux loués, au domicile d’une personne impliquée ou par l’intermédiaire d’un fiduciaire. Alternativement, on peut apposer le nom de la société sur la boîte aux lettres ou attribuer à la société un domicile sous la forme d’une adresse « chez » (c/o).

Les personnes ne résidant pas en Suisse doivent en outre disposer d’un représentant fiscal. Il ne s’agit pas d’une simple adresse de correspondance : celui-ci reçoit le courrier et a l’obligation de le conserver pendant dix ans. Il sert d’interface avec les autorités locales et doit donc maîtriser la langue du canton choisi. Il doit également connaître les obligations et les délais fiscaux suisses.

L’inscription s’effectue auprès de l’Office du registre du commerce, via le dépôt d’une demande au moyen d’un formulaire spécifique. La documentation requise dépend de la forme juridique : pour les sociétés, il faut les statuts ; pour la raison individuelle, une attestation d’activité ou un contrat de mandat.

La raison individuelle ne requiert pas de capital social et entraîne des coûts limités, ce qui la rend adaptée pour tester une idée. Les SARL et SA nécessitent en revanche des statuts et, pour les sociétés, l’intervention d’un notaire. Un business plan n’est pas obligatoire pour la constitution, mais permet aux banques, investisseurs et partenaires d’évaluer le projet. Il devient utile lors de la négociation d’un financement ou d’un bail.

En termes de coûts, les postes à prévoir sont : les frais d’enregistrement de l’entreprise, les frais juridiques et notariaux, les taxes d’inscription au Registre du commerce, les coûts liés à l’obtention des licences ou autorisations nécessaires dans le secteur choisi, ainsi que les coûts opérationnels. Étant donné que les procédures et les exigences varient d’un canton à l’autre, il est conseillé de demander à l’office compétent du canton choisi la liste actualisée des documents dès la phase de choix du siège.

AVS, TVA et obligations fiscales

La gestion fiscale et prévoyante constitue une étape postérieure à l’obtention des autorisations et à la constitution. Elle comprend l’ouverture d’un compte AVS et l’assujettissement à la TVA si applicable.

L’assujettissement à la TVA doit être évalué en fonction du type et du volume de l’activité. S’y ajoutent la rédaction des contrats de travail et le respect des normes relatives au personnel en cas d’embauche de salariés.

La forme juridique détermine quels impôts entrent en jeu. Le choix entre la raison individuelle et la société n’est pas seulement une question de responsabilité et d’image, mais influence également les déclarations à présenter et la comptabilité à tenir.

Le cadre fiscal n’est pas uniforme dans toute la Suisse. À Genève, le taux effectif d’imposition des sociétés varie entre 12 % et 14 % après la réforme RFFA.

Le représentant fiscal reçoit le courrier et a l’obligation de le conserver pendant dix ans. La comptabilité doit être mise en place dès le début pour alimenter tant la déclaration fiscale que, le cas échéant, l’assujettissement à la TVA. Si l’on ouvre des locaux manipulant des denrées alimentaires, les démarches incluent également l’ouverture du compte AVS et la vérification de l’assujettissement à la TVA si applicable.

Autorisations communales et cantonales : construction et hygiène

Au Tessin, l’article 7 de la Loi sur les établissements hôteliers et la restauration (LEhr) du 1er juin 2010 attribue aux municipalités la compétence, dans le cadre du permis de construire, pour l’examen des aspects structurels des établissements. Pour la conformité des locaux destinés aux denrées alimentaires, l’avis sanitaire du Laboratoire cantonal est obligatoire et contraignant.

Le Laboratoire est saisi par le Service des demandes de construction selon les principes de la Loi sur la coordination des procédures. L’avis hygiénico-sanitaire n’est donc pas une autorisation séparée à demander ultérieurement : il s’inscrit dans la procédure de demande de construction.

Les exigences structurelles sont fixées au chapitre six du Règlement de la loi sur les établissements hôteliers et la restauration (RLEhr) du 16 mars 2011, articles 34 à 52. Pour ce qui relève de la compétence du Laboratoire cantonal, les articles de référence sont les articles 34 à 37 du RLEhr.

S’y ajoutent les exigences fédérales de l’Ordonnance du DFI sur les exigences hygiéniques pour le traitement des denrées alimentaires (OHyD) du 16 décembre 2016, notamment le chapitre 2 (articles 6 à 19) et le chapitre 3 (article 20). Concevoir les locaux sans tenir compte de ces deux niveaux expose au risque de devoir refaire le projet après l’avis sanitaire.

La demande adressée au Laboratoire cantonal doit contenir des éléments précis. Il faut définir exactement le type d’établissement selon le chapitre cinq du RLEhr. Un plan à l’échelle 1:50 (ou 1:100 si suffisamment détaillé) est requis, indiquant les dimensions de tous les locaux où seront manipulées des denrées alimentaires (cuisine, bar, etc.).

Le plan doit indiquer l’emplacement des éviers, des locaux annexes à la cuisine (économat, local pour le matériel de nettoyage, magasin, office, chambres froides ou congélateurs) ainsi que des locaux destinés au personnel chargé de la préparation (toilettes et vestiaires). Le nombre de places prévues, intérieures et extérieures, doit être indiqué.

Le calcul de la surface de la cuisine conformément à l’article 36 du RLEhr est requis. Font exception les établissements de type café, bar, pub et débit de boissons, pour lesquels s’applique l’article 37 du RLEhr.

Ouvrir un bar ou un restaurant : autorisations spécifiques et délais

Au Tessin, pour lancer une activité commerciale dans la restauration — bar, restaurant ou pizzeria, à l’exclusion des pizzerias à emporter — le Diplôme cantonal d’exploitant est requis. Il certifie la préparation du titulaire en matière de gestion et de sécurité alimentaire. La formation est organisée par GastroTicino, l’association professionnelle des restaurateurs du canton.

Il s’agit d’une exigence personnelle : elle concerne le titulaire, non les locaux. Elle doit être planifiée à l’avance car elle conditionne la possibilité même d’ouvrir, indépendamment de l’état d’avancement des travaux d’aménagement.

Le type d’établissement détermine les exigences structurelles. Les établissements où il n’est pas permis de cuisiner (cafés, bars, pubs, débits de boissons) requièrent un local de préparation d’au moins 10 m², conformément à l’article 37 du RLEhr.

Les établissements où il est permis de cuisiner (snack-bars, restaurants, auberges, grotti et similaires) requièrent une cuisine dont la surface est proportionnelle au nombre de places, avec un minimum de 16 m², conformément à l’article 36 du RLEhr. Le choix entre un concept sans cuisine et un concept avec cuisine influence donc non seulement les coûts d’aménagement, mais aussi les mètres carrés nécessaires et la capacité réalisable.

La séquence complète pour la restauration au Tessin comprend plusieurs étapes. Première étape : obtenir le titre d’exploitant. Ensuite, enregistrer l’activité avec l’inscription au registre du commerce cantonal et demander les autorisations communales nécessaires auprès de la commune où l’on souhaite exercer.

Suivent la conformité aux directives HACCP pour la sécurité alimentaire, l’ouverture du compte AVS et l’assujettissement à la TVA si applicable. Enfin, la rédaction des contrats de travail et le respect des normes relatives au personnel.

L’avis sanitaire du Laboratoire cantonal concernant la surface et la conformité des locaux s’insère dans la procédure de construction communale. Il doit donc être prévu avant de commander l’équipement de cuisine.

Documents et étapes clés pour la restauration au Tessin

Exigences structurelles pour les locaux de restauration (Tessin)

Dans quel ordre demander les autorisations

Première étape : vérifier la nationalité, le lieu de résidence et le secteur d’activité. Cela permet de déterminer si une autorisation de séjour ou de travail est nécessaire et s’il existe des licences sectorielles, telles que le titre cantonal d’exploitant.

Pour le permis de séjour ou de travail, la demande doit être présentée à l’autorité cantonale compétente en matière de migration ou de marché du travail. Le Secrétariat d’État aux migrations (SEM) est l’autorité fédérale de référence.

Deuxième étape : décider de la forme juridique et s’assurer d’un siège statutaire en Suisse. Si la société est représentée par un tiers, un représentant résident et un pouvoir de signature inscrit sont nécessaires. Troisième étape : s’inscrire au Registre du commerce avec la documentation correspondant à la forme choisie. Ce n’est qu’à ce stade qu’il convient de s’engager sur les locaux et le matériel.

Quatrième étape : déposer la demande de construction auprès de la commune. Pour les locaux manipulant des denrées alimentaires, l’approbation hygiénique est obligatoire et contraignante et s’inscrit dans cette procédure. Cinquième étape : compléter les licences sectorielles (pour la restauration, le diplôme ; pour les établissements publics, selon les exigences cantonales). Sixième étape : ouvrir le compte AVS et évaluer l’assujettissement à la TVA au démarrage effectif.

Septième étape : préparer les contrats de travail et les formalités relatives au personnel. Huitième étape : effectuer les vérifications finales des locaux avant l’ouverture. Inverser les deux premières étapes est l’erreur la plus coûteuse : louer un local avant de savoir si le projet de construction et l’avis sanitaire seront approuvés. Les surfaces minimales et les locaux annexes exigés par le RLEhr et l’OHyD doivent donc être pris en compte dès la phase de conception, afin d’éviter de devoir refaire le projet après l’avis sanitaire.

Les autorités et registres mentionnés sont : l’autorité cantonale compétente pour les migrations et le marché du travail, le SEM, l’Office du registre du commerce, la commune, le Laboratoire cantonal ; pour le titre d’exploitant, la formation est organisée par GastroTicino. Les références légales citées sont le Code des obligations (art. 814 al. 3 CO et art. 718 al. 4 CO), la LEhr et le RLEhr pour le Tessin, ainsi que l’OHyD.