Bewilligungen für die Gründung eines Unternehmens in der Schweiz: Welche und wann

Was bestimmt, welche Bewilligungen benötigt werden

Vier Variablen entscheiden über die Bewilligungen: Nationalität und Wohnsitz des Gründers, Rechtsform, Branche, Kanton und Gemeinde der Niederlassung. Die Bedingungen für die Unternehmensgründung ändern sich erheblich je nach Nationalität und Wohnsitz. Verfahren und Anforderungen variieren zwischen den Kantonen: Dasselbe Projekt kann in Zürich, Genf oder im Tessin unterschiedliche Schritte erfordern.

Zu diesen Variablen kommen drei Behördenebenen hinzu. Der Bund regelt die Einreise und den Aufenthalt von Ausländern. Der Kanton ist für Beherbergungs- und Gastgewerbebetriebe sowie für die Lebensmittelkontrolle durch das kantonale Labor zuständig. Die Gemeinde erteilt die Baubewilligung und die kommunalen Betriebsbewilligungen.

Beispiel: Ein EU-/EFTA-Bürger mit Wohnsitz in der Schweiz, der ein Einzelunternehmen in einer Branche ohne spezielle Vorschriften gründet, hat einen deutlich kürzeren Weg als ein Drittstaatsangehöriger, der ein Restaurant in einem umzubauenden Lokal eröffnen möchte. Bevor man einen Mietvertrag unterzeichnet oder Geräte bestellt, sollte man Nationalität, Wohnsitz, Rechtsform und Branche klären. Daraus ergibt sich die tatsächliche Liste der erforderlichen Bewilligungen.

Die Liste der häufigsten Bewilligungen umfasst den Aufenthalts- oder Arbeitsausweis (B, L oder G), die Eintragung im Handelsregister, die AHV-Anmeldung und die MWST-Registrierung, falls erforderlich. Auf lokaler Ebene kommen die kommunale Baubewilligung mit dem hygienischen Vorbescheid des kantonalen Labors und, für die Gastronomie, das kantonale Wirtepatent hinzu.

Aufenthalts- oder Arbeitsbewilligung: Wann nötig und welche Arten

Die Nationalität bestimmt das Regime. Für EU-/EFTA-Bürger ist das Recht zur Unternehmensgründung uneingeschränkt anerkannt. Der Zugang zur Bewilligung erfolgt automatisch bei Nachweis der erforderlichen Bedingungen, typischerweise mit einer B-Bewilligung für die Freizügigkeit.

Für Drittstaatsangehörige ist die Unternehmensgründung möglich, aber an Bedingungen geknüpft, mit kontingentierter B- oder L-Bewilligung. Für Grenzgänger ist die selbständige Erwerbstätigkeit mit G-Bewilligung zulässig. Wer im Tessin von jenseits der Grenze aus tätig wird, fällt normalerweise in diese letzte Kategorie und muss sowohl die schweizerische Seite als auch die steuerliche Behandlung im Wohnsitzland prüfen.

Das Gesuch für eine Arbeitsbewilligung muss vom Arbeitgeber bei der kantonalen Migrationsbehörde oder der für den Arbeitsmarkt zuständigen Stelle eingereicht werden. Auf Bundesebene ist das Staatssekretariat für Migration (SEM) die zuständige Behörde.

Für Drittstaatsangehörige reicht ein Stellenangebot nicht aus. Der Arbeitgeber muss die Inländer- und EU-/EFTA-Priorität beachten und nachweisen, dass Qualifikationen, Lohn- und Arbeitsbedingungen erfüllt sind. Zudem muss eine Kontingentseinheit verfügbar sein.

Für EU-/EFTA-Bürger gibt es auch die L-EU/EFTA-Bewilligung für Kurzaufenthalter. Sie steht Personen zu, die ein Arbeitsverhältnis in der Schweiz von drei Monaten bis zu einem Jahr nachweisen; Arbeitsverhältnisse von weniger als drei Monaten pro Kalenderjahr benötigen keine Bewilligung, hier genügt das Online-Meldeverfahren.

Bei Gesellschaften (GmbH und AG) sind Wohnsitz und Nationalität des Gründers grundsätzlich nicht entscheidend: Ein im Ausland wohnhafter Ausländer kann Gesellschafter und Verwaltungsrat sein. Es gibt jedoch zwei Voraussetzungen. Erstens muss die Gesellschaft ihren statutarischen Sitz in der Schweiz haben.

Zweitens muss die Gesellschaft gemäss Obligationenrecht durch eine in der Schweiz wohnhafte Person vertreten werden. Bei einer GmbH gilt dies für den Geschäftsführer oder Direktor (OR 814 III). Bei einer AG gilt dies für ein Mitglied des Verwaltungsrats oder einen Direktor (OR 718 IV).

Gemäss der Praxis der Handelsregisterämter reicht es aus, wenn die Zeichnungsberechtigung eingetragen ist. Die zeichnungsberechtigte Person muss nicht unbedingt Gesellschafter sein.

Daraus ergibt sich eine oft entscheidende praktische Konsequenz: Wenn der Gründer nicht in der Schweiz wohnt, kann die Voraussetzung durch die Ernennung einer in der Schweiz wohnhaften, zeichnungsberechtigten Person erfüllt werden. Wenn der Gründer selbst dauerhaft in der Schweiz arbeiten möchte, ist in jedem Fall ein gültiger Aufenthalts- und Arbeitsausweis erforderlich.

Beim Einzelunternehmen ist die Frage noch direkter: Inhaber und Tätigkeit fallen zusammen. Der persönliche Ausweis des Inhabers ist die Voraussetzung für die Tätigkeit und muss geprüft werden, bevor Ausgaben für die Einrichtung der Räumlichkeiten getätigt werden.

Vor der Gründung: Sitz, Vertretung und Eintragung

Der statutarische Sitz kann in gemieteten Räumlichkeiten, am Wohnsitz einer beteiligten Person oder über einen Treuhänder festgelegt werden. Alternativ kann der Briefkasten mit dem Firmennamen beschriftet oder der Gesellschaft eine Domiziladresse in Form einer c/o-Adresse zugewiesen werden.

Wer nicht in der Schweiz wohnt, muss zudem über einen Steuervertreter verfügen. Dies ist nicht nur eine einfache Postadresse: Der Vertreter empfängt die Post und ist verpflichtet, sie zehn Jahre lang aufzubewahren. Er fungiert als Schnittstelle zu den lokalen Behörden und muss daher die Sprache des gewählten Kantons beherrschen. Zudem muss er die Pflichten und Fristen des schweizerischen Steuerrechts kennen.

Die Eintragung erfolgt beim Handelsregisteramt durch Einreichung des Gesuchs mittels eines spezifischen Formulars. Die Dokumentation hängt von der Rechtsform ab: Für Gesellschaften ist der Gesellschaftsvertrag erforderlich, für das Einzelunternehmen der Arbeitsvertrag (bzw. Nachweis der Selbständigkeit).

Das Einzelunternehmen erfordert kein Stammkapital und verursacht geringe Kosten, was es geeignet macht, eine Idee zu testen. GmbH und AG erfordern hingegen Statuten und, bei Gesellschaften, die Beteiligung eines Notars. Ein Businessplan ist für die Gründung nicht obligatorisch, ermöglicht aber Banken, Investoren und Partnern, das Projekt zu bewerten. Er ist notwendig, wenn eine Finanzierung oder ein Mietvertrag ausgehandelt wird.

Kostenmässig sind folgende Positionen zu berücksichtigen: Kosten für die Firmenregistrierung, Rechts- und Notarkosten, Gebühren für die Eintragung im Handelsregister, Kosten für die Beschaffung eventueller branchenspezifischer Lizenzen oder Bewilligungen sowie operative Kosten. Da Verfahren und Anforderungen von Kanton zu Kanton variieren, empfiehlt es sich, bereits in der Phase der Standortwahl beim zuständigen Amt des gewählten Kantons die aktuelle Liste der Dokumente anzufordern.

AHV, MWST und steuerliche Pflichten

Die steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Abwicklung ist ein Schritt, der nach Erhalt der Bewilligungen und der Gründung erfolgt. Dazu gehören die Eröffnung einer AHV-Stelle und die MWST-Registrierung, falls anwendbar.

Die MWST-Registrierung ist basierend auf Art und Umfang der Tätigkeit zu prüfen. Zum selben Paket gehören die Ausarbeitung der Arbeitsverträge und die Einhaltung der Personalvorschriften, falls Mitarbeiter eingestellt werden.

Die Rechtsform bestimmt, welche Steuern ins Spiel kommen. Die Wahl zwischen Einzelunternehmen und Gesellschaft ist nicht nur eine Frage der Haftung und des Images, sondern beeinflusst auch die einzureichenden Steuererklärungen und die zu führende Buchhaltung.

Der steuerliche Rahmen ist in der ganzen Schweiz nicht einheitlich. In Genf variiert der effektive Steuersatz für Gesellschaften nach der RFFA-Reform zwischen 12 % und 14 %.

Der Steuervertreter empfängt die Post und ist verpflichtet, sie zehn Jahre lang aufzubewahren. Die Buchhaltung muss von Anfang an so eingerichtet sein, dass sie sowohl die Steuererklärung als auch, falls fällig, die MWST-Abrechnung speist. Wenn Räumlichkeiten mit Lebensmitteln eröffnet werden, gehören zu den Pflichten auch die Eröffnung der AHV-Stelle und die Prüfung der MWST-Pflicht.

Kommunale und kantonale Bewilligungen: Bau und Hygiene

Im Tessin weist Artikel 7 des Gesetzes über Beherbergungs- und Gastgewerbebetriebe (Lear) vom 1. Juni 2010 den Gemeinden im Rahmen der Baubewilligung die Kompetenz für die Prüfung der strukturellen Aspekte der Betriebe zu. Für die Eignung der für Lebensmittel bestimmten Räumlichkeiten ist der hygienische Vorbescheid des kantonalen Labors obligatorisch und bindend.

Das Labor wird vom Baugesuchsamt gemäss den Grundsätzen des Gesetzes über die Koordinierung der Verfahren beigezogen. Das hygienisch-sanitäre Gutachten ist somit keine separate, danach zu beantragende Bewilligung: Es erfolgt im Rahmen des Baugesuchs.

Die strukturellen Anforderungen sind im sechsten Kapitel der Verordnung zum Gesetz über Beherbergungs- und Gastgewerbebetriebe (RLear) vom 16. März 2011, Artikel 34–52, festgelegt. Für die Zuständigkeiten des kantonalen Labors sind die Artikel 34–37 RLear massgebend.

Hinzu kommen die bundesweiten Anforderungen der Verordnung des EDI über die hygienischen Anforderungen an den Umgang mit Lebensmitteln (ORI) vom 16. Dezember 2016, insbesondere Kapitel 2 (Artikel 6–19) und Kapitel 3 (Artikel 20). Die Planung der Räumlichkeiten ohne Berücksichtigung beider Ebenen bedeutet das Risiko, den Plan nach dem Vorbescheid überarbeiten zu müssen.

Das Gesuch an das kantonale Labor muss präzise Elemente enthalten. Erforderlich ist die exakte Definition der Betriebsart gemäss Kapitel fünf der RLear. Es wird ein Plan im Massstab 1:50 (oder 1:100, wenn ausreichend detailliert) mit den Abmessungen aller Räumlichkeiten benötigt, in denen Lebensmittel gehandhabt werden (Küche, Bar und ähnliches).

Der Plan muss die Lage der Spülbecken, der Nebenräume der Küche (Wirtschaftsraum, Raum für Reinigungsmaterial, Lager, Office, Kühl- oder Gefrierzellen) und der für das Zubereitungspersonal bestimmten Räumlichkeiten (Toiletten und Umkleideräume) angeben. Die geplante Anzahl der Plätze, innen und aussen, ist anzugeben.

Erforderlich ist die Berechnung der Küchenfläche gemäss Artikel 36 RLear. Ausgenommen sind Betriebe der Art Café, Bar, Pub und Ausschank, für die Artikel 37 RLear gilt.

Bar oder Restaurant eröffnen: Spezifische Bewilligungen und Fristen

Im Tessin ist für die Aufnahme einer gewerblichen Tätigkeit in der Gastronomie – Bar, Restaurant oder Pizzeria, ausgenommen Take-away-Pizzerien – das kantonale Wirtepatent erforderlich. Es bescheinigt die Ausbildung des Inhabers in Betriebsführung und Lebensmittelsicherheit. Der Kurs wird von GastroTicino, der Branchenvereinigung der Gastronomen im Kanton, organisiert.

Es handelt sich um eine persönliche Voraussetzung: Sie betrifft den Inhaber, nicht die Räumlichkeiten. Sie muss im Voraus geplant werden, da sie die Möglichkeit der Eröffnung überhaupt bedingt, unabhängig vom Stand der Umbauarbeiten.

Die Betriebsart bestimmt die strukturellen Anforderungen. Betriebe, in denen nicht gekocht werden darf (Cafés, Bars, Pubs, Ausschänke), benötigen gemäss Artikel 37 RLear einen Vorbereitungsraum von mindestens 10 m².

Betriebe, in denen gekocht werden darf (Snackbars, Restaurants, Beizen, Grotti und ähnliches), benötigen gemäss Artikel 36 RLear eine Küche mit einer flächenmässig proportional zur Platzzahl bemessenen Grösse, mit einem Minimum von 16 m². Die Wahl zwischen einem Format ohne Küche und einem mit Küche beeinflusst also nicht nur die Einrichtungskosten, sondern auch die benötigten Quadratmeter und die realisierbare Kapazität.

Die vollständige Sequenz für die Gastronomie im Tessin umfasst mehrere Schritte. Erstens: Erlangung des Wirtepatents. Dann die Registrierung der Tätigkeit mit Eintragung im kantonalen Handelsregister und die Beantragung der erforderlichen kommunalen Bewilligungen bei der Gemeinde, in der man tätig sein möchte.

Es folgen die Einhaltung der HACCP-Richtlinien für die Lebensmittelsicherheit, die Eröffnung der AHV-Stelle und die MWST-Registrierung, falls anwendbar. Schliesslich die Ausarbeitung der Arbeitsverträge und die Einhaltung der Personalvorschriften.

Der sanitäre Vorbescheid des kantonalen Labors bezüglich Fläche und Eignung der Räumlichkeiten ist Teil des kommunalen Baubewilligungsverfahrens. Er muss daher eingeplant werden, bevor Küchengeräte bestellt werden.

Dokumente und Schlüsselschritte für die Gastronomie im Tessin

Strukturelle Anforderungen für Gastronomieräumlichkeiten (Tessin)

In welcher Reihenfolge die Bewilligungen beantragen

Erstens: Nationalität, Wohnsitz und Branche prüfen. Dies dient dazu, zu verstehen, ob eine Aufenthalts- oder Arbeitsbewilligung erforderlich ist und ob branchenspezifische Lizenzen wie das kantonale Wirtepatent existieren.

Für die Aufenthalts- oder Arbeitsbewilligung ist das Gesuch bei der zuständigen kantonalen Migrations- oder Arbeitsmarktbehörde einzureichen. Das Staatssekretariat für Migration (SEM) ist die zuständige Bundesbehörde.

Zweitens: Rechtsform entscheiden und einen statutarischen Sitz in der Schweiz sicherstellen. Wenn die Gesellschaft durch einen Dritten vertreten wird, sind ein ansässiger Vertreter und eine eingetragene Zeichnungsberechtigung erforderlich. Drittens: Eintragung im Handelsregister mit der der gewählten Form entsprechenden Dokumentation. Erst an diesem Punkt lohnt es sich, sich auf Räumlichkeiten und Ausrüstung festzulegen.

Viertens: Baugesuch bei der Gemeinde einreichen. Für Lebensmittelbetriebe ist die hygienische Unbedenklichkeitserklärung obligatorisch und bindend und erfolgt innerhalb dieses Verfahrens. Fünftens: Branchenspezifische Lizenzen vervollständigen (für die Gastronomie das Patent, für öffentliche Betriebe die vom Kanton geforderten Unterlagen). Sechstens: AHV-Stelle eröffnen und bei effektiver Aufnahme der Tätigkeit die MWST-Registrierung prüfen.

Siebtens: Arbeitsverträge vorbereiten und Personalpflichten erfüllen. Achtens: Endkontrollen der Räumlichkeiten vor der Eröffnung durchführen. Die Umkehrung der ersten beiden Schritte ist der teuerste Fehler: Ein Lokal mieten, bevor man weiss, ob das Bauprojekt und das hygienische Gutachten genehmigt werden. Die Mindestflächen und Nebenräume, die von der RLear und der ORI gefordert werden, müssen daher bereits in der Planungsphase berücksichtigt werden, um eine Überarbeitung des Projekts nach dem Vorbescheid zu vermeiden.

Die genannten Behörden und Register sind: zuständige kantonale Behörde für Migration und Arbeitsmarkt, SEM, Handelsregisteramt, Gemeinde, kantonales Labor; für das Wirtepatent wird der Kurs von GastroTicino organisiert. Die angeführten gesetzlichen Referenzen sind das Obligationenrecht (OR 814 III und OR 718 IV), die Lear und die RLear für das Tessin sowie die ORI.