Répertoires cantonaux et registres publics : comment trouver une entreprise en Suisse

Par où commencer pour trouver une entreprise en Suisse

En Suisse, le registre du commerce est décentralisé : sa tenue relève, en principe, de la compétence des cantons. Il n’existe pas de guichet unique pour toutes les recherches : les inscriptions sont tenues au niveau cantonal et convergent vers un registre central fédéral.

Le point de départ dépend de ce que l’on sait déjà. Lorsque le siège est connu, on effectue la recherche dans la base de données du canton concerné — ou d’autres cantons. Si l’on ne connaît que la raison sociale ou le nom, sans indication du siège, il faut étendre la recherche à toute la Suisse via l’Index central des raisons de commerce Zefix (www.zefix.ch).

Au niveau fédéral, l’Office fédéral du registre du commerce (OFRC) exerce la haute surveillance sur la tenue du registre par l’intermédiaire des registres cantonaux. Il contrôle la légalité des inscriptions cantonales et gère un registre central de toutes les personnes morales inscrites dans les cantons. Ce registre sert également de base au registre des numéros d’identification des entreprises (IDE). La matière est régie par le Code des obligations (Titre 30 du CO, RS 220).

Registre cantonal : compétence et limites de la recherche

Le registre est tenu par les cantons : les différentes bases de données cantonales ne constituent pas une liste nationale unique consultable indistinctement. Le registre central fédéral recueille et rend accessibles les inscriptions cantonales, mais la recherche détaillée reste liée au registre du canton compétent. Si l’on sait où se situe le siège de l’entreprise, la voie la plus directe est la base de données cantonale.

La recherche peut partir de la raison sociale (ou du nom) ou du numéro d’identification de la personne morale. On peut la limiter à une forme juridique ou à un siège spécifique, ou utiliser d’autres critères pour consulter certaines rubriques du registre principal (par exemple l’objet social ou les mentions relatives au capital). Les critères sont combinables.

Attention aux limites implicites : la recherche ne couvre que les personnes morales actives (non radiées), les raisons sociales ou noms actuels (ni anciens ni modifiés) et les personnes actuellement inscrites (non radiées). Pour l’élargir, il convient de sélectionner les critères correspondants.

Si vous connaissez le siège : comment chercher dans le canton

Si le siège est connu, commencez par la base de données du registre du commerce du canton compétent. L’accès est similaire, mais l’interface et les fonctions peuvent varier d’un canton à l’autre. En règle générale, on saisit la raison sociale, le nom ou le numéro IDE et on applique les filtres disponibles : forme juridique, siège et critères supplémentaires relatifs aux rubriques du registre principal.

Dans les registres cantonaux, il est également possible de rechercher une personne physique, afin de vérifier dans quelles personnes morales elle est inscrite. Il s’agit d’une fonction typiquement cantonale, utile lorsque l’on cherche un nom de personne et non une raison sociale.

Le canton du Tessin offre un exemple concret : la page de recherche permet de choisir entre « Chercher dans le canton du Tessin » et « Chercher en Suisse ». Dans le registre cantonal tessinois, trois caractères suffisent dans le champ de recherche pour sélectionner les raisons sociales ou noms correspondants : en tapant « fag », le système propose entre autres « Fag gi legnami SA », « Con fag tappeti SA » et « Agenzia Amedeo Fag gioli ». Le canton des Grisons tient également son propre registre du commerce dans le cadre de l’administration cantonale, conformément à l’organisation décentralisée du système.

Si vous ne connaissez pas le siège : utiliser Zefix

Si l’on ne connaît que la raison sociale ou le nom, la recherche doit être effectuée dans toute la Suisse via l’Index central des raisons de commerce Zefix (www.zefix.ch). Zefix permet d’identifier le siège d’une personne morale sur tout le territoire suisse. La consultation individuelle des données publiques du registre central par interrogation électronique depuis la base de données Internet Zefix est gratuite.

Le registre central tenu par l’OFRC est mis à jour quotidiennement et est accessible précisément via Zefix. Des options de filtrage permettent de circonscrire la recherche.

L’offre de Zefix est toutefois limitée aux requêtes individuelles : aucun abonnement n’est prévu et il n’est pas possible d’obtenir l’intégralité de la base de données ni des parties de celle-ci. Ceux qui doivent traiter ou intégrer de grands volumes de données doivent emprunter d’autres voies (jeux de données ouvertes et API, voir ci-dessous).

Quelles informations publiques sont consultables

Sur Internet, sont gratuitement accessibles, pour les informations inscrites au registre principal : le numéro d’identification des entreprises ; la forme juridique ; la date d’inscription au registre du commerce ; la raison sociale ou le nom avec les éventuelles traductions ; le siège et l’adresse ; les éventuelles autres adresses ; le capital (capital-actions, capital de participation, capital social, etc.) ; les apports en nature, les reprises d’actifs et la compensation de créances, le cas échéant.

Pour ce même registre principal, sont également gratuitement accessibles sur Internet : l’objet social ; la date des statuts ; la forme des communications officielles aux actionnaires ou aux associés ; les succursales, le cas échéant ; les numéros et dates d’inscription au registre journalier.

Les publications dans la Feuille officielle suisse du commerce (FOSC) sont aussi accessibles, avec leur numéro, leur date et leur page. Le sont également les données personnelles des personnes inscrites dans chaque personne morale et, le cas échéant, l’indication de la fonction et du droit de signature.

Restent exclus de la recherche ordinaire les personnes morales radiées, les anciennes raisons sociales ou noms modifiés et les personnes non plus inscrites. La recherche standard ne couvre que l’actif et l’actuel. Il n’est par ailleurs pas possible de télécharger en bloc l’ensemble de la base de données, ni d’en obtenir des parties via Zefix.

Informations publiques consultables dans le registre du commerce suisse

Homonymies et noms similaires : le contrôle avec Regix

La recherche décrite jusqu’ici sert à trouver une entreprise existante. Le contrôle d’homonymie ou de similitude est différent, utile par exemple avant de choisir une raison sociale ou un nom. L’OFRC tient un registre central de toutes les personnes morales inscrites dans les cantons : sur cette base, on peut déterminer si des noms ou sociétés identiques ou similaires ont déjà été inscrits.

Des recherches de ce type peuvent être demandées par voie électronique via www.regix.ch. Alternativement, on peut demander à l’OFRC de vérifier si certaines raisons sociales ou noms sont déjà inscrits au registre central ou s’il existe des désignations similaires.

Zefix et les registres cantonaux aident à trouver une entreprise ; Regix sert à évaluer le risque de confusion avec un nom déjà existant.

Données actualisées et intégration : opendata et API

Pour traiter ou intégrer des données de base, l’OFRC propose deux canaux. Une partie des données de l’index central des raisons de commerce est accessible sur opendata.swiss. Le jeu de données contient les données de base, mises à jour quotidiennement, des personnes morales actives inscrites au registre du commerce, telles que la raison sociale ou le nom, le siège et l’adresse de domicile. Il est référencé sur opendata.swiss avec des exemples de requêtes SPARQL exécutables sur ces données.

Outre l’application web Zefix, l’OFRC propose une API REST, dont la documentation est publiée en ligne. Pour plus d’informations ou pour demander l’accès, il convient de contacter l’OFRC à l’adresse [email protected].

Les limites générales de l’offre Zefix restent valables : requêtes individuelles, aucun abonnement et aucune extraction de l’ensemble de la base de données ou de ses parties. Ceux qui nécessitent des accès ou des utilisations particuliers doivent les convenir directement avec l’OFRC.

Attention aux fausses factures et aux annuaires

Des factures semblant provenir de l’OFRC (Office fédéral du registre du commerce) circulent. Il s’agit d’une tentative d’escroquerie : seuls les cantons sont responsables des émoluments du registre du commerce, tandis qu’une autorité fédérale n’envoie pas de factures pour les inscriptions au registre du commerce. Avant de payer, il convient de rester vigilant.

Les factures « erronées » peuvent être signalées au SECO par e-mail à l’adresse [email protected]. Il existe également le droit de déposer plainte personnellement, en s’adressant au poste de police le plus proche.

Un autre domaine à risque concerne les annuaires et les registres du commerce privés : le SECO a publié une brochure intitulée « Attention aux escroqueries des annuaires ! ». Avant de payer une demande liée à une inscription, il convient de vérifier qui est le véritable expéditeur et s’il existe une obligation effective.

Checklist opérationnelle pour la recherche