Unternehmensinterviews: So prüfen Sie Aussagen mit öffentlichen Quellen

Warum Unternehmensaussagen mit Registern abgeglichen werden müssen

In der Schweiz ist das Handelsregister eine öffentliche Quelle für wirtschaftliche und rechtliche Informationen. Das erklärte Ziel ist die Stärkung der Rechtssicherheit und des Vertrauens im Geschäftsverkehr. Rechtlich relevante Unternehmensfakten werden im Schweizerischen Handelsamtsblatt (SHAB) veröffentlicht. Die föderale Plattform Zefix bietet einen zentralen Zugang zur Recherche von Firmennamen und zu Registerinformationen in der ganzen Schweiz.

Für Interviewführende sind Teile der Aussagen des Gesprächspartners bereits in einem einsehbaren Register eingetragen. Diese dürfen nicht nur nach dem subjektiven Eindruck bewertet werden.

Der erste praktische Schritt besteht darin, die Aussagen in zwei Gruppen zu unterteilen. Eingetragene Fakten – Firmenname, Sitz, Rechtsform, Zweck, Aktien- oder Stammkapital, zeichnungsberechtigte Personen, Verwaltungsräte, Gesellschafter, Zweigniederlassungen und aktueller Status der Einheit – lassen sich direkt überprüfen. Aussagen zur Strategie, Qualität, finanziellen Solidität oder zu Projekten sind nicht vom Register abgedeckt. Sie bleiben ungeprüft und müssen als solche dargestellt werden. Notieren Sie die ersten Punkte mit der exakten Formulierung des Befragten: Dies bestimmt, wonach im Register gesucht werden muss.

Das Dokument hängt vom Verwendungszweck ab. Der aktuelle Auszug ist der gängigste und zeigt die aktuell registrierten Informationen; er reicht oft für erste Kontrollen, interne Prüfungen, Business Development und die frühen Phasen der Due Diligence aus, und in vielen Kantonen kann er online kostenlos in nicht beglaubigter Form eingesehen oder heruntergeladen werden.

Wenn ein formeller Nachweis erforderlich ist – Banken, Gerichte, Notare, Behörden, Investoren oder ausländische Geschäftspartner fordern oft diese Version – wird der beglaubigte Auszug benötigt. Er bestätigt den Inhalt des Registers in offizieller Form und wird beim zuständigen kantonalen Handelsregisteramt bestellt.

Unterschiede zwischen Handelsregisterauszügen: aktuell, beglaubigt und historisch

Identität, Sitz und Rechtsform: Die erste Prüfung mit Zefix und Handelsregister

Der Ausgangspunkt hängt von den verfügbaren Informationen ab. Ist der Sitz bekannt, wird die Datenbank des betreffenden Kantons oder die anderer Kantone konsultiert. Fehlt der Sitz und ist nur der Firmenname bekannt, muss die Suche über den Zentralen Firmenindex auf Zefix auf die ganze Schweiz ausgeweitet werden. Die Suche kann über den Firmennamen oder die Identifikationsnummer der juristischen Person erfolgen. In den kantonalen Registern genügt die Eingabe von drei Zeichen, um das Unternehmen auszuwählen.

Die kostenlose Online-Einsicht in das Hauptregister bietet unter anderem folgende Daten: Identifikationsnummer der Firma, Rechtsform, Datum der Eintragung ins Handelsregister, Firma oder Name mit allenfalls vorhandenen Übersetzungen, Sitz und Kontaktadresse sowie allfällige weitere Adressen.

Es folgen das Kapital (Aktienkapital, Partizipationskapital, Stammkapital), allfällige Sacheinlagen und Vermögensübernahmen, der Zweck, das Datum der Statuten sowie die Form der offiziellen Mitteilungen an Aktionäre oder Gesellschafter.

Enthalten sind auch Zweigniederlassungen, Nummern und Daten der Eintragungen im Tagebuch, Publikationen im SHAB mit Nummer, Datum und Seite sowie die persönlichen Daten der eingetragenen Personen mit Funktion und Zeichnungsberechtigung.

Im Interview dienen diese Daten einem punktgenauen Abgleich. Stimmt der genannte Firmenname mit dem eingetragenen überein? Ist der angegebene Sitz der registrierte? Entspricht die Rechtsform (AG, GmbH, Genossenschaft usw.) dem, was der Gesprächspartner impliziert?

Wenn die beschriebene Tätigkeit keine Entsprechung im eingetragenen Zweck findet, haben Sie einen Klärungsbedarf. Dasselbe gilt, wenn eine Präsenz in einem Kanton ohne Zweigniederlassung behauptet wird. Dies ist kein Beweis für Unregelmässigkeiten, sondern eine auf einer öffentlichen Tatsache basierende Frage.

Öffentliche Quellen zur Überprüfung von Unternehmen in der Schweiz

Wer spricht für das Unternehmen? Eingetragene Personen, Rollen und Zeichnungsberechtigung

In den kantonalen Registern kann nach einer Person gesucht und überprüft werden, in welchen juristischen Personen sie eingetragen ist. Das Suchfeld kann auf eine bestimmte Rechtsform oder einen bestimmten Sitz eingeschränkt werden, mit weiteren Kriterien für spezifische Rubriken des Hauptregisters, beispielsweise den Zweck oder Bemerkungen zum Kapital; die Kriterien sind kombinierbar.

Da das Register die persönlichen Daten der in jeder juristischen Person eingetragenen Personen und gegebenenfalls die Angabe der Funktion und der Zeichnungsberechtigung enthält, erfolgt die Überprüfung auf zwei Ebenen: Ob die Person in der Einheit erscheint und mit welcher eingetragenen Rolle (Verwaltungsrat, Gesellschafter, zeichnungsberechtigt). Stellt sich der Befragte als Vertreter des Unternehmens vor, gibt das Register Aufschluss darüber, ob diese Vertretung eingetragen ist und in welcher Form.

Die Grenze muss bekannt sein, bevor Schlüsse gezogen werden. Standardrecherchen betreffen nur aktive (nicht gelöschte) Einheiten, aktuelle (nicht frühere oder geänderte) Firmen oder Namen und aktuell eingetragene (nicht gelöschte) Personen. Um die Suche auszuweiten, müssen die entsprechenden Kriterien ausgewählt werden. Wenn also eine Person in einer Standardrecherche nicht erscheint, ist nicht bewiesen, dass sie diese Rolle nie innehatte: Betrifft das Gespräch vergangene Rollen, muss die Überprüfung mit erweiterten Kriterien und einem historischen Auszug angelegt werden.

Änderungen, frühere Sitze und Publikationen: Rekonstruktion der Chronologie mit SHAB und historischen Auszügen

Die Publikationen im Schweizerischen Handelsamtsblatt gehören zu den Registerinformationen mit Nummer, Datum und Seite. Sie ermöglichen es, die Publikationen einer Einheit zurückzuverfolgen und zeitlich einzuordnen, statt sich auf den aktuellen Stand zu beschränken. Wenn im Interview Aussagen zu gesellschaftlichen Veränderungen auftauchen, ist die Sequenz der Publikationen der Referenzpunkt, an dem sie gemessen werden.

Zur Rekonstruktion vergangener Änderungen wird der historische Auszug des Handelsregisters verwendet. Er kann frühere Firmennamen, frühere Sitze, früher zeichnungsberechtigte Personen, ehemalige Verwaltungsräte oder frühere Kapitalinformationen enthalten. Er ist das geeignete Instrument, wenn der Gesprächspartner beispielsweise behauptet, das Unternehmen habe den Namen geändert, der Sitz sei verlegt worden, der Verwaltungsrat habe gewechselt oder die Gesellschafterstruktur habe sich verändert.

Der zu vermeidende Fehler besteht darin, den aktuellen Auszug so zu behandeln, als würde er die gesamte Unternehmensgeschichte erzählen: Er zeigt die aktuell registrierten Informationen, nicht die vorherigen Etappen. Wenn sich die Überprüfung auf eine Tatsache der Vergangenheit bezieht und nur der aktuelle Auszug vorliegt, fehlen die Elemente, um sie zu bestätigen oder zu widerlegen.

Wichtige Änderungen beim Zugang zu Unternehmensinformationen in der Schweiz

MWST-Nummern, UID und Bescheinigungen: Was bei der ESTV geprüft werden kann

Die MWST-Nummer setzt sich aus der Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) mit dem Zusatz «MWST» zusammen; das Format ist daher CHE-123.456.789 MWST. Die UID identifiziert das Unternehmen, die MWST-Nummer ist ihre Ausprägung für die Mehrwertsteuer.

Auf dem Portal der ESTV kann das Unternehmen selbst prüfen, ob es mwst-pflichtig ist, und falls ja, die entsprechende Registrierung vornehmen. Das Portal umfasst auch die Anforderung von Bescheinigungen durch das Unternehmen. Die MWST-Bescheinigung des Unternehmens wird im Ausland als Nachweis für die Rückerstattung der ausländischen MWST im Rahmen des Rückerstattungsverfahrens und für die Registrierung als Steuerpflichtiger benötigt. Die MWST-Registrierungsbescheinigung dient als Nachweis der Eintragung im schweizerischen Register der MWST-Steuerpflichtigen. Der Zugang erfolgt via Login auf der Homepage der ESTV oder im ePortal, wobei man sich mit dem Authentifizierungsdienst der Schweizer Behörden AGOV registriert.

Der Beweismwert muss eingegrenzt werden: Eine Bescheinigung bestätigt die Registrierung, nicht die wirtschaftliche Solidität des Unternehmens oder die Wahrheit jeder Unternehmensaussage. Sie beantwortet die Frage «Ist dieses Unternehmen für MWST-Zwecke registriert und kann dies dokumentieren?», nicht die Frage «Ist dieses Unternehmen vertrauenswürdig?». Da die Funktionen des ESTV-Portals für das Unternehmen selbst ausgelegt sind, können Interviewführende die MWST-Stellung Dritter nicht autonom kontrollieren: Wenn die Überprüfung relevant ist, muss die Bescheinigung beim Gesprächspartner oder beim Unternehmen angefordert werden. Wird sie im Interview als Beweis für die allgemeine Zuverlässigkeit vorgelegt, muss diese Unterscheidung in Ihrer Bewertung explizit beibehalten werden.

Wirtschaftlich Berechtigte und nicht öffentliche Informationen: Erwartungen und Grenzen

Ab dem 1. Oktober 2026 tritt in der Schweiz das neue Transparenzregister in Kraft. Ab diesem Datum müssen die meisten juristischen Personen ihre wirtschaftlich Berechtigten dem Bund melden. Die Rechtsgrundlage ist das Bundesgesetz über die Transparenz bei juristischen Personen (GTPG); das Ziel ist die Stärkung des Kampfes gegen Geldwäscherei und Terrorismusfinanzierung sowie die Erhöhung der Transparenz über Unternehmensstrukturen.

Die Pflicht betrifft insbesondere Aktiengesellschaften (AG), Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH), Genossenschaften, Stiftungen und andere juristische Personen schweizerischen Rechts sowie ausländische juristische Einheiten mit Bezug zur Schweiz. Gemeldet werden müssen die natürlichen Personen, die wirtschaftlich berechtigt sind, in der Regel ab 25 Prozent des Kapitals oder der Stimmrechte. Die Meldung erfolgt ausschliesslich digital und kostenlos über die Unternehmensplattform EasyGov.swiss; die Führung des Registers obliegt dem Bundesamt für Justiz (BJ).

Das Register ist nicht öffentlich. Zugang haben ausschliesslich die zuständigen Strafverfolgungsbehörden und die Finanzintermediäre, soweit dies im Rahmen ihrer gesetzlichen Sorgfaltspflichten erforderlich ist. Die Konsequenz für Interviewführende ist klar: Die wirtschaftliche Berechtigung ist nicht aus offenen Quellen überprüfbar. Wenn das Gespräch die Kontrollstruktur betrifft, halten Sie schriftlich fest, dass es sich um ein öffentlich nicht kontrollierbares Element handelt, und prüfen Sie, welche Dokumente die Gegenpartei freiwillig bereitzustellen bereit ist.

Prüfmethode für ein Interview: Quellen kreuzen und Schritte dokumentieren

Der operative Ablauf gliedert sich in wiederholbare Schritte. Erstens: Auflisten der während des Gesprächs gesammelten überprüfbaren Aussagen mit der exakten Formulierung. Zweitens: Jeder Aussage die relevante offizielle Quelle zuordnen. Für Identität, Sitz, Rechtsform, Kapital, Zweck, Personen und Zeichnung: Zefix und kantonales Register. Für Änderungen: SHAB und historischer Auszug. Für UID, MWST und Bescheinigungen: ESTV, innerhalb der Grenzen, in denen das Unternehmen diese selbst verfügbar macht. Für wirtschaftlich Berechtigte darf keine offene Quelle angegeben werden: Das Transparenzregister ist nicht öffentlich und für Interviewführende nicht einsehbar. Drittens: Den Typ des benötigten Dokuments unterscheiden, also aktuellen, beglaubigten oder historischen Auszug, je nachdem, ob eine erste Kontrolle, ein formeller Nachweis oder eine chronologische Rekonstruktion erforderlich ist. Viertens: Die Quellen kreuzen, statt bei der ersten stehenzubleiben. Fünftens: Kopie oder Screenshot des Konsultierten aufbewahren und das Datum der Einsichtnahme angeben.

In der Praxis empfiehlt es sich, mit Zefix zu beginnen, um die Einheit und ihre Identifikationsnummer korrekt zu identifizieren, und dann zum zuständigen kantonalen Register für Details zur Position und für die SHAB-Publikationen überzugehen. Wenn das Gespräch vergangene Namen, Sitze oder Rollen berührt, reicht der aktuelle Auszug nicht aus: Es sind erweiterte Suchkriterien und ein historischer Auszug erforderlich. Berührt es die steuerliche Position, sind die Funktionen des ESTV-Portals an das Unternehmen selbst gerichtet (Registrierung und Bescheinigungen): Für eine Kontrolle im Laufe eines Interviews muss der Gesprächspartner aufgefordert werden, die Bescheinigung vorzulegen.

Die abschliessende Dokumentation muss für jeden Punkt die konsultierte Quelle, das Datum der Einsichtnahme und das, was ungeprüft bleibt, aufführen. Register und Bescheinigungen fotografieren eine Situation zu einem bestimmten Zeitpunkt, und Eintragungen ändern sich im Laufe der Zeit; ohne Datum ist eine Überprüfung nicht reproduzierbar und nicht anfechtbar. Trennen Sie zudem sichtbar die in den Registern festgestellten Fakten von den Aussagen des Befragten, die keine der herangezogenen Quellen bestätigt.