Was sind kantonale Verzeichnisse und welche Daten enthalten sie?

Was sind kantonale Verzeichnisse

Ein kantonales Verzeichnis ist eine strukturierte Sammlung von Informationen über Unternehmen, Organisationen oder Kontaktdaten. Es ist nach Kanton, Region oder Gemeinde gegliedert. Es dient der lokalen Orientierung und der kommerziellen Recherche: Es hilft dabei, Akteure in einem bestimmten Gebiet zu finden, nicht jedoch, das gesamte Netzwerk abzufragen.

Es handelt sich nicht um ein einfaches Telefonbuch: In der Regel werden Kategorie oder Branche, Website und geografische Kriterien hinzugefügt. Es ist auch keine Suchmaschine: Die Daten werden nach redaktionellen oder kommerziellen Kriterien gesammelt und gepflegt.

In der Schweizer Landschaft nennt das SBT-Repertoire unter den Ressourcen das Jahrbuch des Kantons Tessin (ti.ch/annuario) und search.ch. Letzteres wird als Schweizer Suchmaschine und Verzeichnis beschrieben, mit Angabe der Sprachen i, d, f und e.

Der Artikel Swiss Lead zitiert zudem local.ch und search.ch für Kontaktdaten und die Präsenz in schweizerischen Verzeichnissen. Zefix wird als zentrales Firmenindex des Handelsregisters genannt sowie Google Maps für die entdeckende Suche nach Kategorie und Ort.

Man nutzt es vor allem dann, wenn der Markt nicht «die ganze Schweiz» umfasst, sondern eine Gruppe von Städten und Kantonen. Swiss Lead führt Beispiele an: Ein Anbieter für Arztpraxen, konzentriert auf Lugano, Bellinzona und Locarno; eine Digitalagentur in Zürich, Winterthur und Baden; ein technisches Unternehmen in Lausanne, Renens und Morges.

Verzeichnisse, Suchmaschinen und Register: Sie sind nicht dasselbe

Die Quellen sind nicht austauschbar. Im von Swiss Lead beschriebenen Ablauf dient Google Maps der entdeckenden Suche nach Kategorie und Ort; die empfohlene Überprüfung betrifft Name, Adresse, Website und Kategorie.

Kontaktportale (local.ch, search.ch) dienen der Ermittlung von Kontaktdaten und der Präsenz in schweizerischen Verzeichnissen; die Überprüfung betrifft Telefonnummer, Adresse und Telefonsternchen. Die Unternehmenswebsite liefert öffentliche E-Mail-Adressen und geschäftlichen Kontext; die Überprüfung betrifft die Kontaktseite und das Impressum. Zefix ist das zentrale Firmenindex des Handelsregisters und dient der Abfrage von Registerdaten.

Das kantonale Verzeichnis steht auf einer mittleren Ebene. Es ist selektiver als eine allgemeine Suchmaschine, da es ein Territorium und oft eine Kategorie eingrenzt. Es ersetzt das Handelsregister nicht für die Feststellung der juristischen Identität.

Für eine vollständige Überprüfung muss es mit mindestens einer Kontaktquelle wie local.ch oder search.ch, mit der Website des Unternehmens und, falls die Firma benötigt wird, mit Zefix abgeglichen werden.

Das SBT-Repertoire ist ein Beispiel für ein Verzeichnis von Internetseiten, kein kommerzielles Verzeichnis: Es listet Ressourcen wie das Jahrbuch des Kantons Tessin und search.ch mit den verfügbaren Sprachen auf. Die Unterscheidung der Quellentypen verhindert, dass ein bibliografisches Verzeichnis oder eine allgemeine Suchmaschine als geprüfte Unternehmensdatenbank behandelt wird.

Welche Daten enthalten sie

Die wiederkehrenden Felder in einem kantonalen Verzeichnis sind: Name oder Firma; Adresse; Telefonnummern; Website; Kategorie oder Branche; geografisches Gebiet (Kanton, Bezirk, Gemeinde); Kontaktsprache. Hinzugefügt werden können Registeridentifikatoren, veröffentlichte E-Mail-Adressen und Hinweise zur Quelle.

Es sind drei Ebenen zu trennen. Unternehmensdaten: Firma, Sitz, Kategorie, Registerdaten. Öffentliche Kontaktdaten: Telefon, veröffentlichte E-Mail, Adresse.

Personendaten: Gemäss dem tessinischen Datenschutzgesetz (LPDP) sind dies Angaben oder Informationen, die es ermöglichen, eine natürliche oder juristische Person direkt oder indirekt zu identifizieren. Auch der Name eines Inhabers, eines Freiberuflers oder eines Einzelunternehmens kann somit ein Personendatum sein. Dies hängt davon ab, wie es erhoben und verwendet wird.

Die LPDP definiert einen Datensatz als eine Sammlung von Personendaten, die zur Identifizierung der betroffenen Personen eingerichtet oder einrichtbar ist. Sie definiert Bearbeitung als jeden Vorgang, der darauf abzielt, diese Daten zu sammeln, aufzubewahren, zu nutzen, zu ändern, zu übermitteln oder zu zerstören. Ein Verzeichnis mit Namen und Kontaktdaten, das organisiert ist, um Personen zurückzuverfolgen, fällt in diese Logik. Es erfordert Vorsicht hinsichtlich Zweck, Zugriff und Korrektur.

Das tessinische LPDP gilt für kantonale und kommunale öffentliche Organe sowie für Private, denen öffentliche Aufgaben übertragen wurden. Es gilt nicht, wenn die Stelle an einer nicht-hoheitlichen wirtschaftlichen Tätigkeit teilnimmt.

Für private Verzeichnisse bleibt der bundesrechtliche Rahmen bestehen. Die Totalrevision des Datenschutzgesetzes (DSG) umfasst das neue Datenschutzgesetz (nDSG), die neue Verordnung und die Zertifizierungsverordnung (OCPD). Das Inkrafttreten ist für den 1. September 2023 vorgesehen. Die Ziele sind mehr Transparenz bei den Bearbeitungen und eine bessere Kontrolle durch die betroffenen Personen.

Typische Daten in einem kantonalen Verzeichnis

Kanton und Sprache: Die Variable, die sie in der Schweiz nützlich macht

In der Schweiz ist ein kantonales Verzeichnis nicht nur geografisch. Die Kontaktsprache ist eine operative Variable.

Swiss Lead schlägt vor, kantonale Listen auch für Software und Beratungstätigkeiten zu erstellen, wobei die Sprache als Variable beibehalten wird. Es warnt zudem davor, dass eine Nachricht an ein Genfer Unternehmen nicht automatisch auf Italienisch verfasst werden sollte, nur weil das Vertriebsteam im Tessin sitzt.

In der Praxis kann die Zuweisung nach Kanton und Sprache erfolgen: Tessin zur italienischsprachigen Gruppe, Romandie zur französischsprachigen Gruppe, Deutschschweiz zur deutschsprachigen Gruppe. So werden Kontakte in der falschen Sprache vermieden. Die Überprüfungen sollten denjenigen zugewiesen werden, die Kontaktseite, Impressum und Korrespondenz in der lokalen Sprache lesen können.

Die Granularität hängt vom Produkt ab. Für eine physisch erbrachte Dienstleistung kann es sinnvoll sein, gemeindeweise vorzugehen. Für IT-Produkte und Beratungsdienstleistungen genügen Listen pro Kanton, wobei die Sprache als Variable beibehalten wird. Ein in mehreren Kantonen tätiges Unternehmen sollte die Datensätze nach Kanton und Sprache getrennt halten, statt eine einzige undifferenzierte Liste zu führen.

Wie Daten überprüft und gepflegt werden

Swiss Lead empfiehlt, das Segment vor der Datenerhebung zu definieren. Die Kriterien sind: Branche oder Art der Tätigkeit; Gemeinde, Stadt, Bezirk oder Kanton; Kontaktsprache; Grösse oder relevante beobachtbare Merkmale; kommerzielle Motivation, warum das Unternehmen interessiert sein könnte; für das CRM unverzichtbare Felder.

«Restaurants in der Schweiz» ist ein zu breites Segment. «Unabhängige Restaurants im Raum Lugano mit Website und öffentlicher Geschäftskontaktnummer» ist ein operatives Kriterium.

Die geografische Granularität hängt vom Produkt ab. Für eine physisch erbrachte Dienstleistung kann man gemeindeweise vorgehen. Für Software und Beratungsdienstleistungen können kantonale Listen erstellt werden.

Anschliessend werden mehrere öffentliche Quellen kombiniert. Google Maps dient der Entdeckung. Kontaktportale (local.ch, search.ch) dienen der Ermittlung von Nummer, Adresse und Telefonsternchen. Die Unternehmenswebsite für öffentliche E-Mails, Kontaktseite und Impressum; Zefix für Registerdaten.

Das Ergebnis muss dedupliziert, hinsichtlich der Unternehmensidentität überprüft und für einen konsistenten Import in das CRM vorbereitet werden.

Mindestkontrollen: Name und Adresse zwischen mindestens zwei Quellen abgleichen; sicherstellen, dass die Nummer keine Zentrale oder nicht-geschäftliche Kontaktstelle ist. Kontaktseite und rechtliche Hinweise oder Impressum prüfen; Kategorie und geografisches Gebiet angleichen; Quelle und Datum der Überprüfung erfassen. Für kantonale Listen sollten Kanton und Sprache obligatorische Felder sein.

Welche Daten besser nicht in einem kantonalen Verzeichnis stehen sollten

Das tessinische LPDP listet Personendaten auf, die besonderen Schutz verdienen. Dazu gehören Meinungen oder religiöse, weltanschauliche oder politische Aktivitäten, die Intimsphäre, der psychische, mentale oder physische Zustand. Dazu gehören auch Informationen über begangene Straftaten, die verhängten Strafen und die getroffenen Massnahmen.

Ein kantonales Verzeichnis sollte diese Daten nicht enthalten, wenn sie für den Zweck nicht relevant sind. Für ein Unternehmensprofil sind religiöse oder politische Zugehörigkeit, Gesundheitszustand, Vorstrafen oder Massnahmen nicht erforderlich. Wenn ein Feld nicht notwendig ist, um das Unternehmen zu kontaktieren oder seine Tätigkeit zu überprüfen, ist es auszuschliessen. Alternativ darf es nur mit einer angemessenen Rechtsgrundlage bearbeitet werden.

Auf Bundesebene zielt die Totalrevision des DSG auf Transparenz der Bearbeitungen und Kontrolle durch die betroffene Person ab. Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) ist die Behörde, an die sich Bundesorgane und Privatpersonen wenden können. Er bietet Informationen, Anleitungen und Beratung in dieser Angelegenheit an. Ein Verzeichnis muss sich daher auf relevante und überprüfbare Daten beschränken, mit klarem Zweck und Korrekturmöglichkeit.

Wie man ein kantonales Verzeichnis vor der Nutzung bewertet

Um ein kantonales Verzeichnis vor der Nutzung zu bewerten, prüfen Sie: tatsächliche kantonale Abdeckung (tatsächlich vorhandene Gemeinden, Bezirke, Regionen); Sprache und Region des Kontakts; deklarierte Quellen; Überprüfbarkeit der Kontaktdaten (Nummer, Adresse, Website, Kontaktseite, Impressum); Aktualisierung; Grenzen bei Personendaten.

Wenn das Verzeichnis die Quellen nicht deklariert oder keine Rückverfolgung zu einer überprüfbaren Kontaktstelle ermöglicht, ist es als Ausgangspunkt zu behandeln, nicht als fertige Datenbank. Für die kommerzielle Nutzung immer mit Kontaktportalen (local.ch, search.ch), der Unternehmenswebsite und, falls die Firma benötigt wird, mit Zefix kreuzen.

Für Unternehmen und Freiberufler im Tessin oder in mehreren Kantonen zuerst Branche, geografisches Gebiet und Sprache definieren. Separate Listen pro Kanton und Sprache erstellen. Das Tessin für die italienischsprachige Gruppe, die Romandie für die französischsprachige und die Deutschschweiz für die deutschsprachige Gruppe nutzen.

CRM-Felder vor dem Import vorbereiten. Quelle und Datum der Überprüfung für jeden Datensatz speichern.